Кількісний склад служби управління персоналом

Кількісний склад служби управління персоналом визначається організаційно-штатними структурами і Статутом організації. При розрахунку необхідної кількості штатних співробітників кадрової служби враховуються такі фактори:

1. Загальна чисельність співробітників організації
2. Конкретні умови і характерні особливості організації, сфери її діяльності, масштаби
3. Соціальна характеристика організації, структурний склад її співробітників
4. Складність і комплексність завдань, що вирішуються по управлінню персоналом
5. Технічне забезпечення управлінської праці.

Розрахунок чисельності керівників, спеціалістів і інших службовців організації, в тому числі і кадрової служби, здійснюється різними методами:

1. Метод багатофакторного аналізу функціонального розподілу управлінської праці.

Ґрунтується на визначенні факторів (1-3) які впливають на розподіл праці, виведенні математичної формули, яка показує залежність між чисельністю персоналу і діючими факторами. Найбільшого застосування цей метод здобув на великих промислових підприємствах. В умовах ринкової економіки він носить тільки рекомендаційний характер. Наприклад чисельність працівників по функції “управління комплектуванням і підготовкою кадрів” для підприємств автомобільної промисловості розраховується за формулою:

Ч =

де: - загальна чисельність працівників підприємства

 

- кількість самостійних структурних підрозділів, які здійснюють підготовку кадрів

1. Економіко-математичні методи – які ґрунтуються на розробці економіко математичних моделей, застосування поки що дуже обмежене
2. Метод порівнянь – на базі аналізу складу кадрів спеціалістів в розвиненій господарській системі і його проектування для менш розвиненої системи. Використовується у випадку групування однорідних підприємств і виділенні серед них типових або передових організацій.
3. Експертний метод – дозволяє отримати уявлення щодо потреби у спеціалістах на підставі урахування думки групи експертів. Метод використовується як складова частина інших методів.
4. Метод прямого розрахунку – передбачає визначення чисельності спеціалістів і службовців виходячи з розрахунку необхідних витрат праці на реалізацію періодичних функцій управління персоналом і розрахунок витрат праці на реалізацію функцій управління. Одним з найбільш розповсюджених методів є визначення кількості працівників кадрових служб через витрати праці на виконання управлінських робіт, т.т. через працемісткість. Норми часу встановлюються для простих видів робіт, найчастіше з діло виробництва. Знаючи нормативну працемісткість робіт, які виконуються на протязі року, наприклад у відділі кадрів, можна розрахувати чисельність відділу за формулою:

Ч =

Де: Т – загальна працемісткість всіх робіт, які виконуються за рік у відділі кадрів, чол.год

К – коефіцієнт, який враховує витрати часу на виконання робіт, що не передбачені в Т (К = 1, 15)

- корисний фонд робочого часу одного працівника за рік, год (у середньому – 1910 год., але щорічно уточнюється)

 

1. Норми обслуговування – які характеризують кількість об, єктів, т.т. працівників організації, які обслуговуються одним працівником служби управління персоналом. У різних країнах склались такі співвідношення:

У США на кожних 100 працюючих – 1 працівник кадрової служби

У Німеччині – на кожних 130-150 працюючих - 1 працівник кадрової служби

У Франції – на кожних 130 працюючих – 1 працівник кадрової служби

У Японії на кожних 100 працюючих – 2, 7 працівника кадрової служби

Вказані співвідношення є середніми і можуть суттєво відрізнятись по різних галузях і сферах діяльності. У найбільших корпораціях США кількість працівників кадрових служб доходить до 150 чоловік.

 

ЛЕКЦІЯ 8-9. Діловиробниче і документаційне забезпечення служби управління персоналом

1. Цілі і функції діловиробничого забезпечення кадрової служби

2. Документаційне забезпечення служби управління персоналом

3. Характеристика основних документів кадрової служби

4. Основні принципи та правила ведення та оформлення трудових книжок персоналу

5. Особливості розробки посадових інструкцій для персоналу організації

1. Цілі і функції діловиробничого забезпечення кадрової служби

 

. Діловиробництво – повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби до закінчення виконання і передачі в інші підрозділи.

Ціль діловиробничого забезпечення – організація роботи з документами, які використовуються в системі управління персоналом.

Основні діловиробничі функції:

- своєчасна обробка документації яка надходить і передається в організації

- доведення документації до відповідних працівників системи управління персоналом для виконання

- друкування документів по кадрових питаннях

- реєстрація, облік і збереження документів по персоналу

- формування справ у відповідності з номенклатурою

- копіювання і розмноження документів по кадрових питаннях

- контроль за виконанням документів

- передача документації по вертикальних і горизонтальних зв, язках

Діловиробництво може здійснюватись безпосередньо в одному підрозділі (канцелярії, загальному відділі, секретаріаті), або бути роззосереджені по різних ланках. На практиці найчастіше використовується змішана система.

Вимоги до оформлення документів базуються на державних стандартах уніфікованих систем документації. На даний час документи складаються як у традиційному виконання, так і у вигляді машиноорієнтованих і машиночитаємих документів.

В підсистемі управління персоналом використовуються такі уніфіковані системи документації:

- планова (планові завдання по кадрових питання, заявки на молодих спеціалістів, наряди, планові розрахунки і т.ін.)

- первинного обліку (по обліку праці і зарплати)

- звітно-статистична (по чисельності, балансу робочого часу і т.ін)

- по соціальному забезпеченню (по пенсіям, пільгам, соцстрахуванню і т.ін)

- організаційно-розпорядча (акти, листи, заяви, інструкції, постанови, правила і т.ін).

1. Документаційне забезпечення служби управління персоналом

Документи які розробляються і використовуються в процесу управління персоналом організації представляють з себе її документаційне забезпечення.

Всі документи можна класифікувати за рядом ознак, але з точки зору їх використання в процесі управління персоналом організації доцільно в першу чергу розділити на дві великі групи: нормативно-методичне забезпечення і правове забезпечення.

Нормативно-методичне забезпечення системи управління персоналом – це сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядчого, технічного, нормативно-технічного, техніко-економічного і економічного характеру, а також нормативно-довідкові матеріали, які встановлюють норми, правила, вимоги, характеристики, методи і інши дані, що використовуються для вирішення завдань організації праці і управління персоналом і затверджені у встановленому порядку компетентними відповідно органами або керівництвом організації.

Нормативно-методичне забезпечення представлено типовими документами, які розробляються відповідними державними органами і надходять в організацію і документами для внутрішнього використання, які розробляються самими організаціями на основі типових.

Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного процесу підготовки, прийняття і реалізації рішень з питань управління персоналом. Воно полягає у організації розробки і застосування методичних документів, а також ведення нормативного господарства в системі управління персоналом.

Відповідальність за забезпечення системи управління персоналом нормативно-методичними документами несуть відповідні підрозділи апарату управління організації (відділ стандартизації, юридичний відділ і т.ін).

Правове забезпечення – засоби і форми юридичного впливу на органи і об, єкти управління персоналом. Документи правового забезпечення в свою чергу поділяються на акти централізованого регулювання – до яких належать Кодекс законів про працю, постанови уряду і міністерств, верховної ради з питань кадрової роботи і акти локального регулювання – документи які розробляються безпосередньо в самій організації.

Основні завдання правового забезпечення:

- правове регулювання трудових відносин між працівниками і працедавцями

- захист прав і законних інтересів працівників

Здійснення правового забезпечення в організації покладається на керівника і інших посадових осіб, а також на керівника системи управління персоналом та її працівників з питань які входять до їх компетенції. Головним підрозділом по веденню правової документації є юридичний відділ.

1. Характеристика основних документів кадрової служби

Кадрова служба розробляє такі види документів:

- Структура і штатна чисельність – в цьому документі фіксуються всі структурні підрозділи підприємства, посади і кількість штатних одиниць по кожній посаді. Документ складається на бланку підприємства, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується директором. Зміни до нього вносяться на підставі наказа керівника.

- Штатний розклад – розробляється на підставі Структури і штатної чисельності, на бланку підприємства, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується керівником, іпідписується заступником керівника, має перелік посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд зарплати.

- Правила внутрішнього трудового розпорядку – вміщує правила по організації робти підприємства, взаємні зобов, язання працівників та адміністрації, режим роботи і інше, розробляються на підставі Типових правил, узгоджуються загальними зборами трудового колективу, візуються юристом і затверджуються директором підприємства.

- Положення про персонал – відображені питання професійного та соціального розвитку трудового колективу, його взаємостосунки з адміністрацією, гарантії і т.ін. Розробляється аналогічно правилам внутрішнього трудового розпорядку і може існувати як разом з ними так і замість них.

- Положення про відділ – розробляється на підставі наказа керівника підприємства, керівником підрозділу, їм же підписується, узгоджується з юридичним відділом і затверджується директором. В ньому відображається правовий стату, завдання, функції, права і обов, язки підрозділу.

- Посадові інструкції – розробляються відповідно до діючого законодавства на підставі Довідника кваліфікаційних професій працівників для керівників, професіоналів і спеціалістів.

- Робочі інструкції – розробляються для технічних службовців і робочих.

- Колективний договір – укладається відповідно до діючого законодавства, незалежно від форм власності і приналежності співробітників до профспілки.

- Розпорядчі документи – накази і розпорядження керівника (про прийом, переведення, звільнення, заохочення і покарання, про зміни, що стосуються особи працюючого).

- Облікові документи – документи по обліку кадрів (особиста картка, особиста справа, штатно-посадова книга, алфавітна книга та алфавітна картка, графіки відпусток та книга обліку відпусток, книга обліку бланків трудових книжок і руху трудових книжок, табель обліку робочого часу).

- Трудові книжки

- Документи трудових правовідносин – трудовий договір, трудовий контракт, трудова угода, умови терміну випробування, заява на прийом на роботу, на звільнення, на переведення, договори про матеріальну відповідальність.

- Документи для призначення пенсій – подання, справка про заробітну плату, заява.

- Документи статистичної звітності з праці та кардів – звіти

- Документи по систематизації та збереженню документів кадрової служби – номенклатура справ, справи, опис, акт.

1. Основні принципи та правила ведення та оформлення трудових книжок персоналу