Формуляр документаКожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах: 1) державний герб; 2) емблема організації чи підприємства; 3) зображення державних нагород; 4) код установи, організації, підприємства; 5) код форми документа; 6) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа; 7) повна назва організації, установи чи підприємства – автора документа; 8) назва структурного підрозділу; 9) індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; 10) назва виду документа; 11) дата; 12) індекс; 13) посилання на індекс та дату вхідного документа; 14) місце укладання або видання; 15) гриф обмеження доступу до документа; 16) адресат; 17) гриф затвердження; 18) резолюція; 19) заголовок до тексту; 20) позначка про контроль; 21) текст; 22) позначка про наявність додатка; 23) підпис; 24) гриф узгодження; 25) віза; 26) печатка; 27) відмітка про засвідчення копії; 28) відмітка про виконання документа й направлення його до справи; 29) відмітка про надходження; 30) відмітка про перенесення даних на машинний носій; 31) відмітка про надходження до справи. Розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім і кутовим розташуванням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку. Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланк – друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру. Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Мета правильного оформлення документів – забезпечення юридичної сили документів, оперативне їх виконання, використання, скорочення витрат праці та засобів на документування. Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 мм х 297 мм; 148 мм х 210 мм). Деякі види документів (плани, відомості, таблиці) – А3 (297 мм х 420 мм). Документи, які створюються рукописним або друкарським способом, мають поля: ліве – 35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 – 25 мм, нижнє – 19 – 25 мм, або ліве – 25 мм, праве – 25 мм, нижнє – 25 мм, верхнє – 20 мм.
|
