Документ как объект права

Внедрение информационной технологии в различные сферы деятельности определяет требования к структуре информации и, следовательно, к классификации ее компонентов. Понятие документа как структурно-законченного информационного компонента лежит в основе многих информационных систем. В этой связи можно говорить о составном документе, о фрагмен­те документа и т.д. По сути дела, книги, журнальные статьи, отчеты, их главы и параграфы, деловые письма, справки, слу­жебные записки, правовые акты и другие компоненты деловой жизни в рамках принятой точки зрения можно отнести к доку­ментам.

В зависимости от принятой информационной модели в раз­рабатываемой, внедряемой или применяемой информационной системе используется определенная классификация документов, аналогично тому, как это делается в неавтоматизированных системах (например, библиотечном каталоге). Какова же пра­вовая основа документа?

Документы представляют собой специфические носители информации. В сфере управления при определенных условиях носитель информации приобретает качество документа, и пра­вовое регулирование охватывает весь круг вопросов докумен­тирования - от создания документа до его использования.

Установление порядка использования документации, обра­батываемой средствами электронно-вычислительной техники, стало необходимым условием дальнейшего усовершенствова­ния экономики, основой упорядочения документооборота в народном хозяйстве / 7 /. Особое значение приобрели правовые вопросы изготовления и использования документации в связи с тенденцией замены традиционных письменных (бумажных) до­кументов документами, изготовленными вычислительными средствами, в том числе документами на технических носите­лях.

В литературе понятие документа не получило однозначного определения. В зависимости от области знаний внимание спе­циалистов концентрируется на разных признаках документа. Пока сформировались две точки зрения: одна ставит знак ра­венства между документом и носителем информации, вторая полагает, что документ - это специфический носитель инфор­мации, имеющий специальные признаки и черты.

Согласно второй точке зрения, преимущественно распро­страненной в юридической литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу фиксации которой действующее законодательство придает определенное правовое значение. Правовое значение любых типов докумен­тов выражается в их способности вызывать юридические по­следствия, т.е. определенным образом влиять на возникнове­ние, изменение или прекращение соответствующих правоотно­шений. При этом речь идет не о том, что сам по себе документ вызывает определенные юридические последствия, а о тех по­следствиях, с которыми связывает право тот или иной доку­мент. Право закрепляет за соответствующими документами их роль в правоотношении.

Наряду с определением документа следует выделить и его признаки. Они таковы: документ создается и оформляется уполномоченными на то организациями и лицами в соответст­вии с порядком, установленным нормативными актами или иными правилами, имеющими правовое значение, удостоверяет непосредственно или в системе других носителей информации наличие фактов, событий, процессов, допускает возможность многократного обращения к информации, зафиксированной в нем, и служит основанием для осуществления соответствующей деятельности.

Таким образом, только комбинация носителя информации и самой информации - ее содержания и способов закрепления, с которыми действующее законодательство связывает опреде­ленные правовые последствия, превращает носитель информа­ции в документ. Эти общие положения позволяют наметить пу­ти развития и совершенствования правового регулирования документооборота.

Можно выделить три основных круга проблем в упорядоче­нии документооборота, вызванных потребностями применения вычислительной техники:

• установление порядка в использовании новых типов до­кументов;

• создание унифицированных систем традиционных (бумаж­ных) документов;

• создание единой общегосударственной системы классифи­каторов и систем кодирования (единого языка описания сис­тем).

Установление порядка использования документации, обра­батываемой средствами вычислительной техники, предполага­ет разработку и принятие в установленном порядке общеобяза­тельных правил, направленных на регламентацию отношений, возникающих между соответствующими работниками, между вычислительными центрами и органами управления по поводу использования новых типов документов в социально-экономи­ческой деятельности предприятий.

В связи с использованием документации, обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники и требующей пра­вового регулирования, можно выделить следующие проблемы:

1) установление и законодательное закрепление качествен­ных характеристик социально-экономической и научно-техни­ческой информации, фиксируемой на документах, обрабаты­ваемых средствами вычислительной техники (ВТ);

2) установление и законодательное закрепление использова­ния новых типов документов;

3) установление и законодательное закрепление технологи­ческих и организационных требований, соблюдение которых позволит считать документы, обрабатываемые средствами ВТ, имеющими юридическую силу;

4) определение порядка доступа организаций и граждан к документации, обрабатываемой средствами ВТ, в том числе и сроков такого доступа, порядка разрешения споров по этим вопросам;

5) установление соотношения между традиционными (бумажными) документами и новыми документами на техниче­ских носителях информации, в том числе порядка замены в не­обходимых случаях оригиналов традиционных (бумажных) до­кументов;

6) порядок удостоверения документации, обрабатываемой средствами ВТ, проставление реквизитов, идентифицирующих эти документы, иначе - подтверждение их юридической силы и установление ответственности конкретных лиц за достовер­ность информации, содержащейся в этих документах;

7) установление способов внесения изменений, исправлений в документы, обрабатываемые ВТ;

8) порядок сбора, регистрации, хранения, обработки и пере­дачи этой документации;

9) установление юридического статуса всех участников юридических отношений, возникающих по поводу использова­ния документации, обрабатываемой средствами ВТ, и прежде всего положений вычислительных центров в системе управле­ния;

10) установление юридической ответственности за наруше­ние правил обращения с документацией, обрабатываемой сред­ствами вычислительной техники.

Введение в документооборот документов, обрабатываемых средствами ВТ, вывело эту область на качественно новую сту­пень развития. Документы, обрабатываемые ВТ, по своим свойствам превосходят традиционные. А возможности гипер­текстовых и систем мультимедиа открывают дополнительные возможности. Если сейчас документ представляет собой тек­стовую информацию, то в дальнейшем эти возможности позво­лят ввести в документ звук, движение, трехмерную графику и т.д.

Понятие документооборота, или организации движения до­кументов между пользователями системы, имеет важное значе­ние для безбумажной технологии.

Каждое перемещение документа или его создание, модифи­кация, архивирование и т.д. определяют некоторую функцию, обеспечивающую функционирование информационной систе­мы. Классификация функций играет существенную роль при построении информационной модели, так же как и их взаимо­связи с документами и пользователями (обобщенными рабочи­ми местами).