Структура економічної інформації та засоби її формалізованого описування

 

Структурою економічної інформації визначається її будова, виокремлювання тих чи тих елементів. Ці елементи називаються інформаційними одиницями. Із простих інформаційних одиниць утворюються ієрархічні рівні структурної побудови інформації. З погляду логіки управління та розміщення даних на носіях розрізняють логічну та фізичну структури даних.

Інформаційна сукупність з мінімальним складом реквізитів-ознак і реквізитів-основ, достатнім, проте, для створення елементарного документа (документо-рядка), утворює економічний показник. Показник характеризує об'єкт управління з якісного й кількісного боку; має назву, яка розкриває його форму, та значення, котре допов нює форму кількісно-якісними характеристиками. Набір взаємозв'язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями - це масив даних, що є основною інформаційною сукупністю, котрою оперують в інформаційних процедурах. Сукуп ність масивів, що стосуються даних тієї самої ділянки управлінської роботи, назива ють інформаційним потоком.

Під фізичною структурою даних розуміють відповідні структурні одиниці залежно від носія інформації та способу її фіксації. Наприклад, структурною одиницею найвищого рівня інформації на паперовому документі є весь комплект документів, усе документаційне господарство об'єкта управління. Одиницями нижнього рівня є зона документа, рядок, графа, позиція.

Структура інформації для економічного аналізу залежить від його методології, та ких, зокрема принципів, як порівняння величин, агрегування та дезагрегування одиниць інформації, установлення інформаційних співвідношень між одиницями і т. п. На стадії первинного формування інформації для аналізу господарської діяль ності задається специфічна структура, яка потім отримує відповідну інтерпретацію в похідній інформації.

Виробничо-господарська діяльність вимірюється численними економічними показ никами, які утворюють відповідну систему. Від добору цих показників залежить глибина аналізу та обґрунтування висновків і заходів за результатами аналізу. Еконо мічні показники можна поділити на: кількісні і якісні; натуральні, трудові, вартісні; абсолютні й відносні; загальні й часткові; планові (нормативні) і фактичні (звітні); основні й допоміжні; вихідні й розрахункові. Використання ЕОМ дає можливість глибокого економічного аналізу діяльності підприємств у натуральних показниках.

Кожний показник системи має певний зміст і значення для аналізу. Для еконо мічного аналізу важливе їх комплексне використання, яке забезпечує всебічне й об'єктивне дослідження господарської діяльності підприємства. Кількість показ ників може змінюватися через їх диференціацію (інтеграцію) залежно від цілей і змісту аналізу, глибини вивчення відповідних об'єктів та процесів. Для створення систем обробки аналітичної інформації особливого значення набувають машинні структури даних, що пов'язано з розміщенням масивів даних у пам'яті ЕОМ. Для розв'язування аналітичних (економічних) задач на ЕОМ визначено таку ієрархію даних у порядку зростання їх логічної складності.

За характером взаємозв'язку елементів усі структури даних можна поділити на лінійні та ієрархічні (нелінійні). Для ідентичного відображення даних у процесах обробки інформації на різних рівнях управління застосовуються системи класифі кації та кодування, які формалізовано описують показники, об'єкти, явища, процеси. В економічному аналізі використовується кілька видів класифікаторів: локальні, що їх призначено для використання на одному об'єкті (підприємстві, фірмі) і котрі не виходять за його межі; територіальні, регіональні або галузеві, призначені для відпо відних об'єктів; державні (національні), що розробляються на державному рівні і, як правило, є обов'язковими для використання; міжнародні.

Розв'язування аналітичних задач передбачає їх порівнянність, що можливе за наяв ності єдиних систем угруповань, побудованих за єдиними класифікаційними ознака ми. З 1994 р. в Україні розроблено близько 20-ти національних статистичних класифікацій, які базуються на засадах методології міжнародних статистичних класифікацій (наприклад, " Класифікація видів економічної діяльності", " Класифіка ція продукції та послуг", " Класифікація валют" тощо). У майбутньому будуть створені системи класифікаторів, сумісних на державному, регіональному, галузево му рівнях та на окремих об'єктах народного господарства. А перспективи розширен ня виробничих і торговельних зв'язків з іншими країнами зумовлюють необхідність використання й міжнародних класифікаторів.

Автоматизована обробка аналітичної інформації передбачає використання економіч них і машинних кодів. Економічні коди застосовуються для подання техніко-економічної інформації, наприклад, код основного засобу, код матеріалу. Машинні коди використовуються для управління ЕОМ, подавання команд і т. д. (наприклад, службові коди ЕОМ). Можуть бути цифрові, алфавітні, алфавітно-цифрові коди.

Останнім часом набули широкого використання штрихові коди, які на міжнародно му рівні застосовуються у виробництві, торгівлі, для митного контролю, статистики, обліку. Штрихове кодування сприяє автоматизованій ідентифікації та електронному обміну даними, створенню інформаційної бази для контролю, аналізу та управління товарно-грошовим обігом. Єдиний код товару забезпечує вільний обмін електрон ною інформацією в процесі його виробництва, складування, транспортування, реалізації.

Удосконаленню економічного аналізу сприятиме автоматизоване складання первин них документів та інтеграція даних, використання екранних форм відображення документів з допомогою комп'ютерних мереж (" електронна пошта").

Взаємозв'язок економічного аналізу й інформації виявляється в тому, що в процесі аналізу здійснюється контроль за самою інформацією, яка, у свою чергу, є основою для проведення аналізу.

Збільшення потоків зовнішньої і внутрішньої інформації часто призводить до надлишковості цієї інформації, а відтак - до необхідності належного її відбору (філь трації"). Останнім часом у країнах Західної Європи, у США, Канаді, Австралії та інших країнах все більшої популярності набуває так званий інформаційний аудит, який передбачає систематичне вивчення використання інформації, ресурсів і пото ків, що проводиться як щодо користувачів, так і щодо існуючих документів для моніторингу рівня їх залучення для виконання завдань організації.

Доцільність такого напрямку аудиту пояснюється необхідністю перевірки даних, які надходять до інформаційної системи, на точність і автентичність за допомогою спеціальних програм, тому що завжди існує небезпека підроблення електронних звітів або даних. Особливістю інформаційного аудиту саме і є перевірка не тільки звичайних документів, а й комп'ютерних систем, програм і файлів. Пошук аудитор ських доказів теж здійснюється електронним способом, що ставить високі вимоги до кваліфікації аудитора, його знань комп'ютерної техніки і програмних засобів.

Інформаційний аудит відповідає на запитання: яка інформація є на підприємстві і де саме; хто нею користується; якою є міра її корисності; як підтримувати її та допов нювати новою; скільки на це потрібно часу та грошей. Одним із різновидів інформа ційного аудиту є аудит процесів збирання, обробки, зберігання й розподілу інформа ції. Його результати встановлюють рівень інформаційних потреб системи управлін ня й основних підрозділів підприємства (з урахуванням різниці в потребах спеціаліс тів і керівників); визначають відповідність потреб поставленим цілям, міру задово лення потреб; особливості використовуваних документів (первинних, вторинних) та джерел їх виникнення; вірогідність даних, їхню автентичність; якість і надійність процесів обробки, зберігання, передавання інформації; адекватність витрат на інфор маційні процеси, як порівняти із досягнутими результатами. До інформаційного аудиту включають також аудит інформаційних систем, комп'ютерний аудит, аудит систем комунікації. На жаль, нині в Україні інформаційний аудит використовується ще недостатньо. Більшість організацій, підприємств, банків покладаються на керівні організації чи провайдерів, мотивуючи це браком коштів. Але збитки від порушень нормального функціонування інформаційної системи, втрати стратегічно важливої комерційної інформації є значно більшими від витрат на забезпечення якісної інфор мації. Класичний підхід до визначення кількості інформації обґрунтував Клод Шенон. Сутність характеризує ряд окремих, тільки їй притаманних рис, ознак тощо. Так, до властивостей зерна відносять сорт, вагу, ціну та ін. Властивості, які опису ють сутності, називають реквізитами. Реквізит – це найменша елементарна неподіль на частка економічної інформації, що описується літерами, цифрами, спеціальними знаками. Це необхідно враховувати, проектуючи канали зв`язку, машинні носії тощо. Реквізити поділяють на реквізити-основи і реквізити-ознаки. Реквізити-основи відображають кількісні властивості явищ, процесів, господарських операцій, а реквізити-ознаки вказують на те, до чого належать основи. Логічна сукупність реквізиту-основи і реквізитів-ознак формує показник. Упорядкований набір показників становить повідомлення. Показники, як і повідомлення, індивідуальні, але вони можуть бути складовими конкретного документа. Якщо в документі одне повідомлення – це однорядковий документ, якщо декілька - багаторядковий.

Сукупність повідомлень, однозначних за формою, але різних за змістом, формує масив. Значення повідомлень масиву розглядають як номенклатури. Наприклад, номенклатуру повідомлень про виконання плану по господарству за декаду стано влять облікові дані про збір зернових, надої молока, про привіси ВРХ та свиней і т.д. Масиви поділяються на документні (укомплектовані пачки ПД), вхідні (на машинних носіях), робочі (організовані в пам`яті ЕОМ) та вихідні (виведені у вигляді машинограм, записані на магнітні диски).

При створенні вхідних масивів на основі документних велике значення має кодування інформації. Кодування – це процес перетворення знаків одного набору в знаки іншого набору. Більш детально питання кодування економічної інформації, як і ряд інших питань машинної обробки даних, розглядаються під час вивчення дисциплін, пов`язаних із застосуванням комп`ютерних технологій опрацювання економічної інформації.

Структурно інформація складається з простих і складних елементів. Складні елементи створюються внаслідок поєднання різних простих елементів, останні не піддаються подальшому поділу. Прості елементи називаються інформаційними одиницями, складні - складеними одиницями інформації або інформаційними сукупностями.

Під інформаційною сукупністю розуміють групу даних, які характеризують об'єкт (процес, операцію).

За структурним складом інформаційні елементи можна поділити на реквізити, показники, документи, інформаційні масиви.

Елементарними неподільними одиницями економічної інформації є реквізити, що виражають певні властивості об'єкта.

Реквізит - це логічно неподільний елемент показника, який відображає визначені властивості об'єкта або процесу.

Реквізити відображають окремі властивості об'єкта. Символьна інформація може бути надана у вигляді назв об'єктів або кодових позначень.

Реквізит не можна поділяти на більш дрібні одиниці без руйнування його змісту. Кожний показник складається із реквізитів, останні поділяються на реквізити-ознаки і реквізити-підстави. Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об'єкта, що описується (час і місце дії, прізвище, ім'я, по батькові виконавця, найменування роботи тощо), смислові значення показників визначають його назву. Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо). Реквізити-ознаки підлягають логічній обробці, а реквізити-підстави - арифметичній. Поєднання в одній підставок і ознак, що до неї відносяться, створює показник.

Окремо взяті реквізити-ознаки і реквізити-підстави економічного змісту не мають, тому застосовуються тільки в поєднанні одного з іншим.

Сукупність логічно пов'язаних реквізитів-ознак і реквізитів-підстав, що має економічний зміст, утворює показник.

Показник є контролюючим параметром економічного об'єкта і складається із сукупності реквізитів. Таким чином, показник є мінімальною за складом інформаційною сукупністю, достатньою для створення самостійного документа. Показники є основною одиницею інформації більшості документів.

На підставі показників заповнюються документи. Документи, що використовуються в процесі управління, планування і обліку, можуть включати один або декілька показників з обов'язковим зазначенням особи, яка відповідає за інформацію, що в ній розміщується.

Група однорідних документів, об'єднаних за певною ознакою, створює інформаційний масив.

До масиву, наприклад, входять дані звітів за певний проміжок часу (товарні звіти, довідка тощо). Масив (файл) є основною структурною одиницею при автоматизованій обробці даних. Інформаційний масив, як упорядкована за певними ознаками сукупність усіх видів інформації, використовується для розробки управлінських рішень.