Класифікації та кодування економічної інформації

За стадіями управління розрізняють прогнозну, планову, облікову, нормати вну інформацію та інформацію для аналізу господарської діяльності, оператив ного управ ління.

Прогнозну інформацію пов'язано з функцією прогнозування, планову - з плануванням (стратегічним, техніко-економічним, оперативно-виробничим); облікову - з управлінсь ким, фінансовим обліком; інформацію аналізу господарської діяльності - з функцією економічного аналізу; оперативного управління й регулювання - з відповідними функ ціями.

Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад, для формування цін, тарифікації. Вона містить норми й нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян).

Нормативну інформацію можна умовно поділити на нормативно-правову та норматив но-довідкову. До нормативно-правової належать розпорядження органів законодавчої та виконавчої влади (закони, акти), які регулюють економічну діяльність підприємст ва.

Нормативно-довідкова інформація - це норми та нормативи, які визначаються керів ництвом підприємства (наприклад, норми витрат матеріалів). До довідкової відносять інформацію, однакову для всіх функціональних різновидів: назва підприємства, мініс терства, відомства, штатний розпис, список постачальників і покупців тощо. Нормати вна й довідкова інформація створюють фонд нормативно-довідкової інформації, призначений для розв'язання різноманітних управлінських завдань.

За місцем утворення інформація для економічного аналізу поділяється на внутрішню й зовнішню. Внутрішня інформація - це сукупність даних, що виникають на самому об'єкті і характеризують його діяльність. Вона формується на стадії конструкторсько-технологічної підготовки виробництва, у поточному виробництві товарів і їх збуті, оперативному, бухгалтерському та статистичному обліку. Частину внутрішньої інфор мації фіксовано на машинних носіях, частину - тільки на паперових документах. Зовнішня інформація виникає за межами об'єкта і має безпосереднє відношення до досліджуваної предметної області.

За стабільністю аналітичну інформацію поділяють на постійну (сталу), умовно-постійну та змінну. Постійна інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані); умовно-постійна зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми), а змінна характеризується частою зміною своїх значень (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати). Період стабільності має конкретний характер для певних задач, управлінських робіт. Його визначають за певний проміжок часу.

За стадіями створення економічна інформація поділяється на вхідну та вихідну. До вхідної інформації відносять дані, що необхідні для розв'язання аналітичних задач (на приклад, наявність основних засобів, кількість і склад працівників). Вхідна інформація реєструється в місці її збирання чи виникнення і вводиться в ПЕОМ без попередньої обробки. Вхідна первинна інформація є найбільш детальною і становить основу для наступної логічної та арифметичної обробки даних. До вхідної інформації може нале жати не лише змінна, а й умовно-постійна та постійна інформація за особливо великої ролі умовно-постійної. Вихідна інформація є підсумком обробки вхідних даних, але

вона містить поряд з результатною інформацією і певні первинні дані. Спеціального значення набуває проміжна інформація, яка потрібна для розв'язування тих самих задач у наступних періодах. Результатні дані в багатьох випадках архівуються й накопичуються у базі даних для розв'язування інших взаємозв'язаних задач, для вивчення динаміки показників чи процесів.

За насиченістю реквізитами аналітична інформація буває: достатньою, недостатньою і надлишковою. Достатня - це цілком конкретна за змістом мінімальна інформація, яка необхідна для розв'язання певної задачі. Недостатність інформації робить розв'я зання задачі неможливим; надлишкова містить зайві дані, які або зовсім не використо вуються, або виконують контрольно-дублюючі функції. Для сучасної економічної інформації характерним є поєднання надмірності й недостатності даних. Це пов'язане з традиційними методами обробки даних, що призводять до дублювання інформації, із наявністю застарілих даних, браком окремих показників, необхідних для аналізу, у звітності, статистиці, поточних документах.

За способом фіксації розрізняють усну й документальну інформацію, зафіксовану на паперових і машинних носіях. Запис даних на машинних носіях - необхідна умо ва наступної автоматизованої обробки інформації. Запис - це найбільш трудомісткий процес, на який припадає до 95 % усіх помилок. Треба брати до уваги також і те, що на сучасних підприємствах значна частина внутрішньої інформації є фіксованою, записаною в базі даних, а другу її частину відображено в традиційних документах, звітах і за необхідності вона додатково формується в базі даних. Зовнішня інформація є переважно нефіксованою і зберігається в друкованому вигляді. З розвитком інформа ційних служб і засобів телекомунікацій значну частину зовнішньої інформації також можна буде вводити в базу Даних підприємства з використанням машинних носіїв.

За елементами структури: реквізит, показник, масив, потік. Ця класифікація має зна чення для розробки баз і банків даних. Відомі й інші схеми класифікації економічної інформації: за формою подання даних - алфавітна, цифрова, алфавітно-цифрова; за стабільністю руху відносно системи керування: періодична (регулярна), неперіодична (епізодична), одноразова; за певними додатковими ознаками - наприклад, інформація про фінансовий стан тощо; за предметом господарської діяльності - інформація про продукцію; інформація про послуги. Цю класифікацію можна деталізувати аж до найменувань специфікаційної номенклатури товарів.

Названі ознаки класифікації інформації є одночасно ознаками її ідентифікації (коди фікації) у разі подання в документальній формі і використовуються в операціях пошу ку інформації. Найважливішими особливостями економічної інформації є: динаміч ність, взаємозв'язаний характер, нерівномірність виникнення протягом року, дискрет ність, єдність і взаємообумовленість показників (як передумова системного викорис тання економічної інформації в процесі машинної обробки).

Специфічними ознаками економічної інформації є її залежність від об'єкта управлін ня; переважання у формі подання даних алфавітно-цифрових знаків; необхідна висока точність результатів обчислень та оформлення їх у вигляді, зручному для сприйняття людиною; значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів оброб ки; великі обсяги оброблюваної інформації; можливість одержання значної кількості похідних даних у разі обробки тих самих показників за різною методикою, постійне нагромадження й тривале зберігання.

Економічна інформація досить неоднорідна, вона має складну схему взаємозв'язків окремих її видів. Різновидами економічної інформації є облікова інформація та інфор мація аналізу господарської діяльності, яким притаманні як спільні властивості, так і низка специфічних особливостей.

Обліково-аналітична інформація є основою для прийняття рішень з організації, пла нування й регулювання господарської діяльності підприємства. Особливості облікової інформації залежать від видів обліку (оперативний, бухгалтерський, статистичний); форми бухгалтерського обліку (таблично-автоматизована, діалогова, безпаперова); від джерел та методів формування змінної та умовно-постійної інформації та алгоритму їх машинної обробки.

Облікові дані відображають фактичний стан виробничо-господарської діяльності підприємства і є інформаційною моделлю виробництва. Крім відображення дійсного стану об'єкта, на облікову інформацію покладається й ретроспективна функція, що потребує тривалого зберігання цієї інформації (у вигляді форм бухгалтерської звітно сті). Кінцеві дані є результатом розв'язання облікових задач зі знаходження зведено-підсумкових величин за встановленими групувальними ознаками, для чого реалізую ться арифметичні та логічні операції, операції сортування інформації. Якість облікової інформації залежить від використаної методології її сприйняття, систематизації та узагальнення, а також від специфічних особливостей облікових задач: розв'язності (завжди розрахунковим або логічним способами); алгоритмічності; документальності вхідних та вихідних даних; використання тих самих даних для формування різних показників; інформаційного зв'язку облікових задач; необхідності накопичення даних;

регламентації термінів розв'язання задач.

Аналітична інформація відрізняється від облікової. Дані для аналізу беруть з одного або кількох різновидів економічної інформації (планової, облікової, нормативної, прогнозної).

Наприклад- для аналізу виконання планових завдань використовуються планові та облікові дані. Факторний аналіз обмежує джерела формування інформації для аналізу господарської діяльності одним різновидом даних. Тому первинне формування такої інформації залежить від низки причин, основними з яких слід вважати вид аналізу господарської діяльності, а також цілі аналізу та його завдання. Аналітична інформа ція нагромаджується, зберігається та використовується відповідно до планів та про грам аналітичної роботи на підприємстві згідно з визначеною організаційною фор мою.

Аналітичним розрахункам властива наявність значного обсягу логічних операцій, поєднаних з арифметичними за складними алгоритмами. Можливість форма лізованого запису даних сприяє використанню ЕОМ для розв'язування аналітичних задач. До інформації, яка використовується для аналізу господарської діяльності, висуваються такі вимоги: достовірність, своєчасність, повнота, детальність, багато аспектність. Результати аналізу можна подати також у вигляді графіків, діаграм тощо. Для аналітичної роботи найбільшу значущість має процедура математичної обробки та наступне використання результатів аналітичних розрахунків у інтересах управління. На відміну від облікової інформації, коло споживачів результатів аналітичних розрахунків є значно ширшим та різноманітнішим. Бухгалтерська та аналітична інформація мають бути релевантними, тобто відповідати вимогам розв'я зання відповідних функціональних управлінських завдань.

 

Важлива складова інформаційного забезпечення — система класифікації та кодування.

Класифікація — обов’язковий етап попередньої підготовки економічних да них до автоматизованого оброблення, а також передумова раціональної орга нізації інформаційної бази та моделювання інформаційних процесів. Її можна визначити як складову інформаційного забезпечення будь-якої інформаційної системи, що належить до мовних засобів управління. Тому класифікація є основою для кодування інформації та наступного її пошуку.

Система класифікації — це сукупність методів і правил розподілу множини об’єктів (М) на підмножину(Мij) відповідно до ознак схожості або несхожо сті. Об’єкт класифікації — елемент класифікаційної множини.

Класифікаційне групування — підмножина об’єктів, отриманих у результаті класифікації.

Розрізняють два методи класифікації — ієрархічний і фасетний.

Ієрархічний метод класифікації — це послідовний поділ множини об’єктів на підлеглі класифікаційні угруповання.

Переваги: логічність побудови, чіткість визначення ознак, великий обсяг інформації, зручність використання.

Недоліки: жорстка структура, брак резервного обсягу.

Фасетний метод класифікації — паралельний поділ множини об’єктів на неза лежні класифікаційні угруповання.

Фасет — набір значень однієї ознаки класифікації. Фасети взаємно незалеж ні. Кожний об’єкт може одночасно входити в різні класифікаційні угрупован ня.

Переваги: гнучкість структури (пристосування до змін у задачах), дає можли вість вводити нові фасети чи видаляти старі.

Недоліки: недостатньо повне використання обсягу.

 

 

Рис. 2.1. Ієрархічна класифікація

Kодування — процес присвоєння умовного позначення різним позиціям номе нклатури. Код — це знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначення кла сифікаційного угруповання чи об’єкта класифікації. Для кодування інформа ції в інформаційних системах застосовують порядковий, серійно-порядковий, послідовний та паралельний методи кодування.

Порядковий метод кодування — найпростіший і найпоширеніший. Побудова кодів виконується в міру зростання або спадання ознак без пропуску номерів.

Серійно-порядковий метод кодування на кожну групу ознак має серію поряд кових номерів із резервом номерів.

Послідовний метод кодування передбачає виокремлення певних розрядів ко ду під певні ознаки.

Паралельний метод кодування теж передбачає виокремлення розрядів, але значення ознаки, записаної на будь-якому розряді коду, не залежить від зна чення ознак, записаних на інших розрядах.

Вибір методів класифікації та кодування об’єктів передбачає: можливість розширення кодової множини об’єктів і внесення відповідних змін;

однозначність ідентифікованих об’єктів;

мінімальну довжину коду;

можливість оброблення інформації за допомогою ЕОМ;

простоту методу кодування;

застосування загальноприйнятих позначень.