Роль и значение программного обеспечения в современных логистических системах

В условиях развития рыночной экономики и упорной конкурентной борьбы особую роль играет умение предприятия привлечь и удержать своего потребителя. В свою очередь, победа в «борьбе за клиента» возможна только в том случае, если предприятие способно не просто оперативно и правильно реагировать на любые изменения состояния рынка, но и планировать упреждающие воздействия.

Одним из первых шагов на пути к повышению эффективности работы предприятия и расширению сферы его влияния на рынке является системный подход к его материальным и информационным потокам. Однако источником многих проблем российских предприятий является «интуитивный» подход к ведению бизнеса, неадекватная оценка состояния дел и неспособность к быстрой ориентации в товарных и финансовых потоках. В результате, у руководства предприятия отсутствуют условия как для принятия верных решений по текущим вопросам, так и для разработки планов на перспективу. Одной из главных болевых точек многих предприятий является именно информация. Руководителю любого предприятия необходимы актуальные, достоверные и полные сведения, охватывающие все направления его финансово-хозяйственной деятельности. эти данные должны поступать по первому требованию, в доступной для понимания форме. Маршрут их движения от «источника» и «потребителю» должен быть спланирован так, чтобы в нем не было лишних промежуточных пунктов.

У ряда предприятий пищевой промышленности существуют удаленные склады и филиалы, вызывающие проблемы с жестким контролем работы подчиненных структур со стороны «центра», а работа не не только с крупными оптовыми компаниями, но и с мелкими розничными предприятиями увеличивает работу с документами и превращают ее в крайне трудоемкую процедуру. Поэтому многие предприятия думают о возможности приобретения и внедрения информационных систем либо уже используют их. Однако не любой программный продукт содержит логистические подходы к ведению бизнеса. Одни предприятия отождествляют автоматизацию управления с использованием бухгалтерских программ. Между тем, видение бизнеса сквозь призму бухгалтерского учета может стать причиной того, что денежные средства предприятия окажутся вложенными в бесперспективные или убыточные проекты, т.к. отображение коммерческой деятельности в «бухгалтерской системе координат» слабо способствует решению задач прогнозирования, анализа и управления предприятием. Основной акцент при ведении бухгалтерского учета делается не на увеличение прибыли, а на минимизацию налоговых поступлений. Другая особенность бухгалтерского учета заключается в том, что он по своей сути статичен и дает информацию в разрезе «того, что было», в то время как для решения важнейших задач логистики особую актуальность представляют ответы на вопросы «что есть», «что будет» и «как должно быть». Кроме того, подведение бухгалтерских итогов осуществляется в жестко регламентированные законом периоды, тогда как для оперативной реакции на изменения внешней среды все основные показатели работы предприятия требуется знать ежедневно и в реальном масштабе времени.

Другие предприятия ставят знак равенства между управлением и автоматизацией выписки складских документов и «замыкаются» на решении исключительно учетных задач. Однако учет – это далеко не все, что требуется для эффективного ведения бизнеса. Кроме него, необходимы планирование и анализ бизнес-процессов.

Оптимальное программног решение, адресованное службам логистики, должно быть реализовано в единой информационной среде, т.к. в противном случае, ни о какой координации действий и, тем более, об адекватном видении бизнеса не может быть и речи. Система должна обеспечивать анализ всей деятельности предприятия и оказывать помощь в оптимизации структуры ассортимента, решении проблемы ликвидности, снижении логистических издержек и ценообразовании. От нее требуется охват полного цикла товародвижения, т.е. стадий заказов, закупки сырья, транспортировки, производства, складирования и реализации готовой продукции. Одним из важнейших элементов деятельности любого предприятия является работа с договорами и контрактами. Поэтому программный продукт должен справляться с такими задачами, как ведение краткосрочных и долгосрочных контрактов с поставщиками и покупателями и осуществлять контроль исполнения связанных с ними обязательств. При этом, должны поддерживаться все «товарные» сделки, актуальные для конкретного предприятия (купля-продажа, бартер и т.п.). Одним из существенных требований современного бизнеса, предъявляемых к программным продуктам, является ведение расчетов с бизнес-партнерами в любых денежных единицах. Система обязана помочь с ведением плана операций и спецификаций договоров; отслеживать выполнение условий на уровне объемов поставок, платежей и сроков. В результате, сотрудники службы логистики получат такие возможности, как контроль графиков поставок и отгрузок, подготовка и учет заказов на готовую продукцию, резервирование товаров по заказам клиентов и отслеживание оплаты по договорам. Также необходимо начисление и расчет финансовых санкций по невыполненным обязательствам бизнес-партнеров или самого предприятия. Идеально, когда в программном продукте поддерживается не только торговля готовой продукцией, но и обеспечивается работа с договорами аренды имущества, оборудования, автотранспорта, оказания услуг.

Что касается мониторинга сырьевых и товарных запасов, то возможности системы должны быть гораздо шире, нежели обычная регистрация операций по поступлению, перемещению и их выбытию. Программа должна помочь выявить дефицитные сверхнормативные и неликвидные позиции, проводить расчет себестоимости запасов. Принципиальным моментом является наличие развитых средств аналитического учета ассортимента – возможность ведения многоуровневых классификаторов сырьевых и товарных запасов, учет по различным аналитическим признакам – сортам, видам, срокам хранения (для скоропортящихся продуктов).

Одним из факторов успешной работы любого предприятия является продуманное ценообразование. Поэтому система должна обеспечить гибкое управление отпускными ценами и скидками. В условиях быстро меняющейся ситуации на рынке большое значение имеет такая возможность, как оперативный пересчет цен продажи. Не менее важно и ведение архива отпускных цен.

Прибыль предприятия напрямую зависит от качества управления сбытом и работы с клиентами. Соответственно, в круг «обязанностей» системы, наряду с оформлением документов, должны входить контроль платежей и отгрузок, анализ продаж в различных аспектах – по контрагентам, менеджерам, подразделениям, группам номенклатур, отдельным видам готовой продукции и т.п. Если предприятие практикует централизованную доставку готовой продукции потребителям собственным автотранспортом, то со стороны программы потребуется помощь в планировании работы экспедиции и в контроле работы водителей и автотранспортных средств.

Если предприятие пищевой промышленности объединяет в систему и фирменный магазин розничной торговли, то для ведения бизнеса здесь важен оперативный количественно-суммовой учет на протяжении всего цикла движения товара – от его оприходования и предпродажной подготовки до реализации в розницу. Решение данной задачи достигается за счет применения технологий штрихового кодирования и интеллектуальных кассовых аппаратов.