Технологія створення запитів та звітів в Ms AccessМета: познайомитися з технологією створення запитів та звітів. Отримати навички зміни макету звіту, модифікації запитів відповідно до потреб користувача. Теоретичні відомості Запити призначені для відбору потрібних даних з одної або декількох таблиць на основі деяких критеріїв. Завдяки їм з БД в будь-який момент можна отримати потрібні дані. Результатом запиту є набір записів, які зібрані в таблицю.
Рис. 1 Одним з найпростіших запитів є простий запит, що дозволяє із зв’язаних таблиць бази даних отримати нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць. Створення запиту через майстра. 1. Перейти на вкладку Создание. Натиснути кнопку Мастер запросов. 2. У діалоговому вікні вибрати тип запиту простий і таблицю, на основі якої буде створено запит. Якщо БД містить зв’язані таблиці, то поля слід вибирати із основної таблиці, бо підлегла містить тільки коди записів, за якими ведеться зв’язок. 3. В наступних діалогових вікнах вибрати тип звіту і вписати його назву. Натиснути Готово. Для внесення змін у готовий запит потрібно скористатись кнопкою Конструктор запросов (Рис. 1). З’явиться вікно побудови запиту (Рис. 2). У верхній частині вікна виводяться таблиці, на основі яких будується запит, а в нижній частині вказані поля, що вибрані для запиту. Додавання таблиці у звіт: команда контекстного меню Добавить таблицу у верхній частині вікна. Додавання полів у звіт: подвійний клік мишею на назвах полів таблиці у верхній частині вікна. Видалення полів зі звіту: в нижній частині виділити стовбець і натиснути Del.
Рис. 2
В області вибраних полів є рядок Условия отбора, який слід використовувати для відбору і фільтрації даних (Рис. 3). Рядок Или цього вікна дозволяє ввести додаткову умову для фільтру. В умові використовують знаки <, >, = для даних типу Число, Счётчик, Дата, параметри True, False, And, Or, порівнюють текстові значення. Для числових значень використовують знаки порівняння <, >, =, < >, > =, < =. Для дати використовують знак «#». Наприклад запис: > #1.09.2012# означає всі дати після 1.09.2012. Для текстових значень використовують лапки «». Наприклад, запис «Західне» означає відбір всіх записів із такою назвою. Також в умові використовують квадратні дужки [ ]. Якщо, потрібно вивести запит з якоюсь назвою, то в полі умови в квадратних дужках пишуть текст запиту. Такий запит називають параметричним. Тоді після виклику запиту з’явиться діалогове вікно, в якому слід ввести дані. Наприклад (Рис. 3):
Рис. 3 Побудова виразів (Построитель выражений) для вибірки. 1. Викликати контекстне меню в Условие отбора і вибрати команду Построить (Рис. 11.4). 2. У вікні Побудови виразів (Построитель выражений)побудувати вираз, використовуючи елементарні операнди та вбудовані функції. Подвійний клік мишею у вікні на елементі запиту робить підстановку його у вираз. 3. Натиснути ОК.
Рис. 4 Існує декілька видів запитів: на вибірку, на додавання, на виділення, на оновлення. Змінити тип запиту можна у вікні конструктора, викликавши контекстне меню в області таблиць для запиту Тип запроса (Рис. 5).
Рис. 5 Запит на оновлення робить заміну значень полів у таблиці. Наприклад: змінилася назва установи і потрібно у всій таблиці знайти стару назву і змінити її на нову. Порядок створення запиту на оновлення.
2. Перейти в режим конструктора і в контекстному меню в області таблиць вибрати команду Тип запроса-Обновление (Рис. 6а).
а б Рис. 6
Запит на додавання дозволяє додавати записи з таблиці 1 у таблицю 2 БД. Тому потрібно, щоб у запиті були вказані поля, спільні для обох таблиць БД. Порядок створення запиту на додавання. 1. Створити простий запит для таблиці 1, вибравши всі поля таблиці. 2. Перейти в режим конструктора. 3. Вибрати (в контекстному меню) тип запиту Добавление. 4. В діалоговому вікні вказати назву таблиці 2, куди будуть додані записи (Рис. 6б). 5. В конструкторі в рядку Додавання будуть відображені всі поля таблиці 2, що відповідні полям таблиці 1. В режимі таблиці можна переглянути записи, які будуть додані. 6. На панелі інструментів натиснути кнопку 7. Закрити вікно запиту. Переглянути результати у таблиці 2. Запит на видалення дозволяє вилучати записи з таблиці БД. Запит на вилучення робиться аналогічно запитам на додавання (Рис. 7).
Рис. 7 Звіти. Звіти будують на основі таблиць і запитів у зручному для огляду (роздрукування) вигляді. Звіти створюються в тих випадках, коли потрібно наочно представити на екрані або папері інформацію, яка є в базі даних (Рис. 8).
Рис. 8 Способи створення звітів: · Конструктор. · Майстер звітів. · Автоматичне формування звіту через макет. Створення звіту через майстра. 1. Перейти на вкладку Создание. Натиснути кнопку Мастер отчетов. 2. У діалоговому вікні вибрати таблицю або запит, на основі яких буде створено звіт. 3. Вибрати поля цієї таблиці, які переносяться у звіт. З вікна Доступные поля перенести потрібні поля у вікно Вибранные поля. Натиснути кнопку Далее. 4. В другому діалоговому вікні вибрати Уровни группировки. Натиснути кнопку Далее. 5. В третьому діалоговому вікні вказати поля, за якими треба зробити сортування. Натиснути кнопку Далее. 6. Вибрати макет для звіту і стиль. Натиснути кнопку Далее. 7. Дайте назву звіту. Поставте перемикач у поле Просмотреть отчет. Натиснути кнопку Готово. Коли звіт створено, відкривається меню для роботи зі звітами (Рис. 9).
Рис. 9
На вкладці Упорядочить знаходяться команди зміни макету звіту. Для огляду звіту потрібно виділити назву звіту в області переходів і натиснути кнопку ОТКРЫТЬ. За допомогою кнопки КОНСТРУКТОР можна змінити структуру звіту. Побудова нового звіту за допомогою конструктора робиться аналогічно побудові форми.
|
. В діалоговому вікні прийняти зроблені зміни.
