Внутренняя среда организации. Организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящая из многочисленных взаимосвязанных частей

 

Организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящая из многочисленных взаимосвязанных частей, которые тесно переплетаются с внешним миром.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные модели системы, то внутренние переменные, в основном, является результатом управленческих решений. Но это не значит, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Например, монотонность и усталость на конвейере.

Основные внутренние переменные - цели, структура, задачи, технология и люди.

1. Цели. Организация, по определению, это - группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, позволяет людям коллективно выполнить то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования.

В последнее время наиболее широкое распространение получило понятие менеджмента на основе видения целей. Оно подразумевает стремление людей работать ради достижения определенных идеалов. Видение - это картина, о чем можно мечтать, состояние организации, что может быть достигнуто в отдаленном будущем при самых благоприятных условиях и к которому направлены чаяния и надежды руководства организации. Видение является основой для определения уровня притязаний в процессе стратегического планирования. Это понятие непрерывно связано с предпринимательским подходом к цели и высоким уровнем притязаний. Важнейшая цель видение заключается в том, чтобы придать смысл труда, а следовательно, создать мотивацию и разбудить заинтересованность всех членов организации. Вместе с тем видение - это наименее четкий ориентир в деятельности компаний, связанной с постановкой целей по сравнению с другими, количественно определенными целями.

Видение - это мысленное путешествие в будущее, оно может так никогда и не стать реальностью. Видение тесно связано с понятием корпоративной культуры, оно создает эталоны ценностей, общие для всех членов организации.

Уровень притязаний определяет деятельность руководства или менеджеров организации при утверждении результатов стратегического планирования. Одна из наиболее распространенных причин и конфликтов среди менеджеров заключается в том, что уровни амбиций руководителей разных уровней никак не согласуются между собой.

Исходя из выше приведенных определений, понятие целей используется как для обозначения конкретных результатов видение, характера и уровня притязаний, так и как критерий для оценки возможных успехов в реализации той или иной стратегии.

Целевая картина должна иметь несколько измерений. Например, экономические цели, количественные цели, качественные цели, цели развития.

Чтобы повысить эффективность работы в организации, вовлекая людей в более осознанную деятельность, необходимо разъяснять суть видения, целей и уровня притязаний.

В организации могут быть разные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, занимающиеся бизнесом, сосредоточены на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты, больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Цели крупных организаций разнообразны. Для того, чтобы получить прибыль нужно сформулировать цель в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качества услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность.

Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но больше внимания уделяют социальной ответственности.

2. Структура. Формальные организации состоят из нескольких уровней управления и подразделений. Другим названием для подразделений может быть термин " функциональные области", которые не следует смешивать с функциями управления. Понятие функциональная область относится к работе, выполняет подраздел для организации в целом, например, маркетинг, производство, на обучения персонала или планирование финансов.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные по такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Необходимость в координации становится насущной, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Формулирование и сообщение целей организации в целом и в каждом ее подразделении представляют один из многочисленных механизмов координирования. Подробнее о создании организационных структур будет сказано в отдельном разделе.

3. Задание. Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задачи. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее установленный срок. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Характеристики задач. Задача организации традиционно подразде-ются на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном заводском контейнере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.

4. Технология – четвертая важная внутренняя переменная - имеет более широкое значение, чем традиционно считается.

Социолог Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в желаемые продукты и услуги. Льюис Дейвис, писавший о проектировании работ, предлагает подобный широкий описание: " Технология это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях".

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на вход, в форму, получаемую на выходе.

Влияние технологии на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных сборных линий.

Стандартизация - это использование стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве.

Использование стандартных частей значительно сократило стоимость производства и ремонтных работ. На основе стандартизации построено массовое производство товаров и услуг.

В августе 1913 г. Форда выступил с идеей передвижения автомобиля собирается, с помощью конвейера так, чтобы рабочие оставались на своих рабочих местах. Благодаря применению конвейерных сборных линий, время на сборку автомобиля марки " Те" резко сократился. Чтобы оценить эффективность этого изобретения, достаточно сравнить цену автомобиля марки " Те" до и после применения конвейеров. До применения конвейерного метода сборки - оптовая цена была 2100 долл.., А в 1918 г. розничная цена автомобиля составляла всего 290 дол.

Стандартизация, механизация и сборные конвейеры имели глубокое влияние на характер управления.

5. Люди. Организация, и руководители, и подчиненные не что иное, как группы людей. Руководство достигает целей организации через других людей. Итак, люди центральным фактором в любой модели управления.

Существует три аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер и поведение руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей в группе. Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

Нет в мире двух людей с одинаковым сочетанием характеристик. Таким образом, число потенциальных конкретных характеристик практически бесконечное и вероятность того, что два человека будут вести себя одинаково в одной и той же ситуации, практически равна нулю.

Способности. Люди отличаются наиболее наглядно индивидуальными способностями. В одних больше способностей к работе печати, программирование, руководство работой других и т.д. Эти различия объясняются частично наследственностью. К ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные. Организации всегда используют различия в способностях при решении какую работу будет выполнять конкретный работник.

Приверженность, одаренность тесно связаны со способностью. Привязанность - это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Будучи результатом - сочетание как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, привязанность, одаренность становятся вроде талантом, открывающимся в определенной области. Влияние одаренности особенно очевидно в таких областях, как музыка и спорт. Расположение в определенной области облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность. Приверженность к управлению очень важна при определении кандидатов на обучение менеджменту.

Потребности. Потребности являются внутренним состоянием психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо.

Базисные потребности - это, в основном, физиологические (еда, питье, тепло), а также психологические потребности причастности к обществу или группы людей. Многие люди, как представлений, нуждаются к власти и влияния, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности.

Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или насколько нереально осуществления чего-то значимого для них. Эти надежды значительно влияют на их сегодняшнее поведение.

Если люди не ожидают, что их поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению их личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.

Восприятия. Восприятие влияет на ожидания и на другие аспекты поведения. Для практических целей мы определяем восприятие как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие определяет реальность и для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в окружающем мире, а на то, что они воспринимают как действительность. Не существует двух людей, которые воспринимают любые одинаково. Восприятие определяет - испытывает ли человек потребности и каковы его ожидания в данной ситуации. То, что происходит в действительности влияет на поведение только в той мере, в какой это воспринимается самим человеком.

Руководство не может ограничиваться созданием условий, заохочу-ют работников стремиться к достижению целей организации. Руководство должно также сообщить работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей.

Отношения. Точка зрения. Еще один аспект различий между людьми - это их отношение к чему-либо или социальные установки. Выдающийся социальный психолог Дэрил вем определяет отношение как " то, что нравится и то, что не нравится, как нашу неприязнь или привязанность к предметам, или к группам любых воспринимаемых аспектов окружающей среды".

Отношения формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Примером этого могут служить расовые или иные предрассудки. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменение условий работы и ее продолжительности, стимулирования труда.

Ценности. В то время, как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, ценности - это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, безразлично в жизни. " Терпеть не могу ручной труд" - это отношение. " Упорно трудится - это хорошо" - это ценность, " Быть богатым лучше, чем бедным", " Демократия лучше диктатуры" и т.д. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности, качества по признанию чего-то благом.

Ценности, как и многие другие индивидуальных характеристик, приобретаемые посредством обучения. Им учат в школах, учебных заведениях, их воспитывают в детях родители, они укрепляются в других социальных контактах и ​ ​ даже через средства развлечения и досуга.

Организация и их руководители, имеют ценности, существующие в культуре данного общества. Конкретные ценности руководителей, особенно высшего звена, часто ощущаются во всей организации и отражаются по целям и политике.

Каждая организация устанавливает свою собственную систему ценностей, эта система составляет организационную культуру или нравственный облик организации - собственная мораль, обычаи и табу.

Влияние среды на личность и поведение. Выше приведены характеристики определяют индивидуальность человека. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного индивида к окружающей среде.

Психология традиционно описывающая поведение с точки зрения отдельных свойств личности, таких как агрессивность, решительность или нерешительность, честность, уверенность в собственных силах, открытость или замкнутость. До 70-х лет психологи считали, что эти черты являются постоянными во всех ситуациях. Сегодня многие психологи (Уолтер Минел) утверждают, что поведение человека зависит от ситуации. Это указывает на важность создания такого окружающей обстановки на работе, которое поддерживало бы тип поведения, желательный для организации. Таким образом руководители должны совершенствовать свои способности, направлять поведение работников так, чтобы достичь целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, что способствовало бы поддержанию этих черт.

Рабочая среда - это некоторая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации.

Два аспекта окружающей среды - группы и управленческое лидерство.

Группы. Они влияют на поведение конкретных людей, формируются спонтанно.

Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и че-касания, связанные с пониманием норм поведения.

Нормой называют стандарты поведения, признанные приемлемыми в данных условиях. Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации. Нормы, способствующие достижению формальных целей - высокая ценность коллективизма, открытость в общении.

Лидерство. Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и эффективным лидером. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом.

Стиль руководства, лидерство отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Селективность конкретного стиля зависит от ситуации, включающей содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных.