Учет реализации товаров

Учет реализации товаров

Количество отпущенных лекарственных средств является одним из основных показателей, определяющих объем работы аптеки.

Учет ЛС, отпущенных из аптек, осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом МЗ РБ № 61 от 03.04.1992 г.

Учет отпущенных ЛС в аптеках производится как в количественном (натуральном), так и стоимостном (денежном) выражении.

 

2. Учет реализации лекарственных средств по рецептам врача (амбулаторной рецептуре)

За одно лекарственное средство индивидуального приготовления принимается ЛС, приготовленное по одной прописи рецепта или требования, полностью оформленное в соответствии с действующими нормативными документами. Учитывая, что ЛС индивидуального приготовления прописываются сложными по составу и в больших количествах доз, они подлежат пересчету в рецептурные номера в соответствии с таблицей пересчета и правилами по ее применению.

При поступлении в аптеку рецепта на экстемпоральную ЛФ фармацевтический работник аптеки проводит его фармацевтическую экспертизу и таксирует рецепт. При любом методе отпуска индивидуально приготовленных ЛС (квитанционном, чековом и жетонном) рецепт регистрируется в «Рецептурном журнале» по форме 17-АП, где указываются: дата записи, номер рецепта, вид льготы (при наличии), фамилия пациента, вид ЛФ, кол-во рецептурных номеров, стоимость приготовленного ЛС, в том числе стоимость услуги, воды очищенной, дооценка или уценка, образовавшаяся в результате округления цен, сумма, оплаченная пациентом, а также должность, фамилия и подпись лица, осуществившего запись.

В конце смены или рабочего дня рецептар подводит итог в «Рецептурном журнале» и заносит его в «Справку-расчет количества отпущенных лекарственных средств» по форме 18-АП, где указывает количество рецептурных номеров и стоимость индивидуально приготовленных ЛС по рецептам врача. Кол-во экстемпоральных рецептов и сумма, на которую они были отпущены, отмечается также в приходной части «Кассовой книги».

В конце месяца стоимость реализованных за месяц экстемпоральных ЛФ по амбулаторной рецептуре учитывается в расходной части «Товарного отчета».

Учет рецептов врача на готовые ЛС

За одно готовое лекарственное средство промышленного производства принимают заводскую или фабричную упаковку в готовом для отпуска населению виде (конвалюта, флакон, банка, коробка и т.д.), за которую указана цена в товарно-транспортной накладной.

Отдельно учитывают стоимость отпущенных ГЛС за отчетный период, а также количество рецептов.

Стоимость готовых лекарственных средств, отпущенных по амбулаторной рецептуре, определяется ежедневно путем вычитания из общей выручки аптеки по амбулаторной рецептуре стоимости ЛФ, отпущенных по экстемпоральным рецептам. Если стоимость реализуемых ГЛС пробивается по отдельному счетчику кассового аппарата, то общая стоимость определяется по разнице показаний счетчика кассового аппарата на конец и начало смены или дня.

Количество готовых лекарственных средств промышленного производства, отпущенных населению за отчетный период, определяется отношением суммы их стоимости к средней стоимости ГЛС промышленного производства. Среднюю стоимость ГЛС промышленного производства в целом по аптеке определяют путем деления общей стоимости всех поступивших в аптеку ГЛС в розничных ценах за последний месяц текущего квартала на их количество. Общая стоимость их по розничным ценам и количество определяется по ТТН, которые поступили в аптеку с аптечного склада за последний месяц. Для расчета учитывается весь ассортимент ГЛС, в том числе, разрешенный к отпуску без рецепта врача, за исключением изделий медицинского назначения (предметы ухода за больными, перевязочные средства, предметы санитарии и гигиены, ИМТ, минеральные воды), а также лекарственных средств, поступивших в аптеку " ангро".

Результат расчета средней стоимости одного ГЛС промышленного производства отражают в справке, которую подписывают заведующий аптекой и лицо, производившее расчет. Эти данные используются для расчета количества ГЛС в течение последующего квартала.

Документально отпуск готовых лекарственных средств населению учитывается в «Справке-расчете количества отпущенных лекарственных средств» по форме 18-АП, где указывается кол-во рецептов, условная средняя стоимость одного ГЛС промышленного производства и стоимость. В конце месяца – в расходной части «Товарного отчета». В кассовой книге бухгалтером ежедневно учитывается сумма от реализации ГЛС и их кол-во.

 

Учет реализации лекарственных средств, приготовленных в порядке внутриаптечной заготовки и фасовки

За одно ЛС, приготовленное в порядке внутриаптечной заготовки и фасовки, принимается одна упаковка в готовом для отпуска виде, оформленная в соответствии с действующими нормативными документами.

Количество и стоимость отпущенных ЛС, приготовленных в порядке внутриаптечной заготовки и фасовки, учитывается ежемесячно по журналу учета лабораторных (фасовочных) работ (форма 4-АП) путем исключения количества и стоимости фасовок ЛС промышленного производства, сведения о которых также отражаются ежемесячно в этом журнале.

Учет льготного и бесплатного отпуска лекарственных средств

Законом Республики Беларусь от 14 июня 2007 г. № 239-З «О государственных социальных льготах, правах и гарантиях...» определены отдельные категории граждан, имеющие право бесплатного или льготного приобретения лекарственных средств, а также перевязочных материалов.

Постановлением Совета Министров РБ № 1650 от 30.11.2007 г. в ред. Постановления Совета Министров РБ от 23.10.2009 г. № 1390 определен перечень заболеваний, дающих право гражданам на бесплатное обеспечение ЛС, выдаваемыми по рецептам врачей в пределах перечня основных лекарственных средств при амбулаторном лечении (всего 95 заболеваний). Этим же документом определен порядок бесплатного и льготного обеспечения ЛС и перевязочными материалами отдельных категорий граждан.

В соответствии с приказом МЗ РБ № 198 от 14.03.2008 г. «Об организации обеспечения лекарственными средствами и перевязочными материалами отдельных категорий граждан при амбулаторном лечении» гражданам, имеющим право на получение ЛС и перевязочных материалов на льготных условиях или бесплатно в ОЗ выдают карты учета льготного отпуска ЛС и перевязочных материалов с отметкой о выдаче в медицинской карте амбулаторного больного.

Лекарственные средства гражданам выписываются бесплатно и на льготных условиях в пределах перечня основных лекарственных средств врачами государственных организаций здравоохранения, финансируемых из бюджета, осуществляющими амбулаторное лечение, и расположенных по месту жительства или месту пребывания, работы, службы, учебы этих граждан по предъявлении ими документа, подтверждающего право на получение соответствующей льготы.

Лекарственные средства и перевязочные материалы, выдаваемые бесплатно либо на льготных условиях, выписываются на специальном бланке рецепта врача с занесением назначений в медицинскую карту амбулаторного больного и карту учета льготного отпуска лекарственных средств и перевязочных материалов.

Бланк льготного рецепта является бланком строгой отчетности, печатается типографским способом на бумаге голубого цвета, имеет степень защиты, типографскую серию и номер.

Бланк рецепта состоит из двух частей: отрывного корешка и рецепта врача.

В отрывном корешке врачом указываются:

- фамилия, инициалы пациента;

- место жительства (место пребывания) пациента;

- фамилия, инициалы врача, выписавшего рецепт врача;

- код, номер организации здравоохранения;

- наименование одного ЛС с указанием дозировки, количества доз (цифрой и прописью) и лекарственной формы на латинском языке или наименование одного перевязочного материала с указанием количества (цифрой и прописью) на русском языке.

Также в отрывном корешке врачом делается отметка об условиях обеспечения ЛС и перевязочным материалом (бесплатно или с оплатой 10 %, 50% от их стоимости).

Порядок льготного обеспечения аптеками отдельных категорий граждан перевязочными материалами по рецептам врачей утвержден постановлением МЗ РБ № 45 от 27.02.2008 г. Аптеки обеспечивают граждан перевязочными материалами со скидкой 90 процентов от их стоимости по утвержденному перечню:

- бинты марлевые медицинские нестерильные различных размеров.

- бинты марлевые медицинские стерильные различных размеров.

- вата медицинская нестерильная фасованная по 50, 100 и 250 граммов.

- пакет перевязочный стерильный индивидуальный.

- пакет перевязочный стерильный обыкновенный.

- салфетки марлевые медицинские стерильные различных размеров.

При поступлении в аптеку рецепта врача на ЛС и перевязочный материал, выдаваемые бесплатно, в том числе на льготных условиях, фармацевтический работник аптеки проводит фармацевтическую экспертизу рецепта, осуществляет его таксировку и заполняет отрывной корешок, в котором указывает сумму к оплате организацией здравоохранения, врач которой выписал рецепт, ставит свою подпись, как лицо, реализовавшее ЛС или перевязочный материал, указывает свою фамилию и инициалы.

Гражданин, приобретающий ЛС или перевязочный материал, в отрывном корешке ставит свою подпись, указываются фамилию и инициалы.

Для осуществления расчетов за реализованные аптеками ЛС и перевязочные материалы ТПРУП «Фармация» заключают договоры на оплату указанных ЛС и перев. мат-лов с ОЗ. В соответствии с заключенными договорами ОЗ производят оплату за ЛС и перевязочные материалы, реализованные гражданам бесплатно или на льготных условиях, при представлении аптеками сводного реестра.

Сводные реестры отрывных корешков аптеки составляют ежемесячно по утвержденной форме. По каждой организации здравоохранения реестр составляется отдельно в двух экземплярах. В реестре указывается наименование ОЗ, вид льготного обеспечения (бесплатно или оплата 10 %, 50% стоимости), кол-во отрывных корешков (штук), стоимость реализованных ЛС и перевязочных материалов, руб., сумма, оплаченная гражданином (руб.), сумма, подлежащая возмещению ОЗ (указывается цифрой и прописью).

Оба экземпляра сводного реестра, заверенные подписью руководителя или уполномоченного им заместителя руководителя и бухгалтера аптеки, с приложенными к первому экземпляру отрывными корешками представляются со счет-фактурой на оплату в организацию здравоохранения. Бухгалтер ОЗ расписывается на втором экземпляре сводного реестра в получении его первого экземпляра и приложенных к нему документов и возвращает второй экземпляр в аптеку для осуществления контроля за суммами поступающих платежей за реализованные аптекой бесплатно и на льготных условиях ЛС и перевязочные материалы.

 

3. Учет реализации лекарственных средств по требованиям ОЗ (стационарной рецептуре)

Реализация и (или) отпуск лекарственных средств, изделий медицинского назначения, а также товаров аптечного ассортимента организациям здравоохранения и (или) структурным подразделениям осуществляется на основании «Заказа-требования на получение товаров из аптеки» по форме 26-АП.

В организации здравоохранения в заказе-требовании указывается:

наименование отделения (структурного подразделения) организации здравоохранения;

торговое наименование лекарственного средства или его международное непатентованное наименование, название изделия медицинского назначения или товара аптечного ассортимента;

единица измерения (флаконы, упаковки, ампулы и так далее);

цифрой указывается требуемое количество.

Требование утверждается руководителем отделения (структурного подразделения) организации здравоохранения.

При поступлении в аптеку фармацевтическим работником цифрой отмечается отпущенное количество, указывается цена за единицу измерения и сумма (в рублях). На обратной стороне накладных-требований отмечаются результаты пересчета ЛС индивидуального приготовления в рецептурные номера.

Требование (заявка) подписывается лицом, отпустившим лекарственные средства, изделия медицинского назначения или товары аптечного ассортимента, и лицом, их получившим.

Затем ответственный работник выписывает ТТН (ТН) в 2-х экземплярах. Первый экземпляр накладной передается покупателю для оплаты и является основанием для оприходования товара в ОЗ, второй остается в аптеке и является основанием для списания товара.

Оформленные товарные накладные регистрируются в хронологической последовательности в «Журнале учета продаж по безналичному расчету» (ф. 10-АП).

Все выписанные в течение месяца (ТН-2) в хронологической последовательности регистрируются в «Реестре выписанных накладных на продажу товаров по безналичному расчету покупателям» (ф.11-АП).

Отпуск индивидуально приготовленных лекарственных средств ОЗ (количество рецептурных номеров, стоимость), а также отпуск готовых лекарственных средств по заказам-требованиям ОЗ (количество рецептов, условная средняя стоимость одного ГЛС, стоимость) регистрируется в хронологической последовательности в «Справке-расчете количества отпущенных лекарственных средств» по ф. 18-АП.

В конце месяца реализация по опту учитывается в расходной части «Товарного отчета», а также составляется «Оборотная ведомость по расчетам с покупателями по безналичному расчету». В ней указывается наименование покупателя, остаток задолженности на начало месяца (в пользу аптеки - дебиторская или за аптекой - кредиторская), оборот за месяц (перечисленная и отпущенная) сумма и остаток на конец месяца (в пользу аптеки или за аптекой).

 

 

4. Учет расхода, не связанного с реализацией (внутриаптечные операции, уменьшающие сумму товарных запасов в аптеке)

1. Учет расхода товаров, израсходованных на хозяйственные нужды

Для поддержания в аптеке санитарно-гигиенического режима и личной гигиены работников аптек используют моющие и дезинфицирующие средства: мыло, соду, стиральный порошок, хлорамин, хлорную известь, другие дез. средства. Использованные товары регистрируются в " Журнале учета расхода товаров на хозяйственные нужды" (ф. 6-АП), в котором указывается дата записи (дата выдачи товаров), серия, наименование, единица измерения и количество товара. Стоимость отмечается по двум ценам: по розничным и по ценам приобретения. В конце месяца в журнале подводят итоги и составляют «Акт о списании товарно-материальных ценностей» в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к " Товарному отчету".

2. Уценка по лабораторно-фасовочным работам.

Учет уценок по лабораторным и фасовочным работам ведется в " Журнале учета лабораторных (фасовочных) работ" по ф. 4-АП. В конце месяца в журнале подводится итог, который заносится в «Справку о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» по ф. 5-АП, в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к " Товарному отчету" аптеки.

3. Уценка по экстемпоральной амбулаторной и стационарной рецептурам

Учет уценок по экстемпоральной амбулаторной и стационарной рецептурам, образующихся в результате округления цен, учитываются в " Рецептурном журнале" (ф. 17-АП) и в " Журнале учета продаж по безналичному расчету" (ф. 10-АП). В конце месяца по итогам журналов составляется «Справка о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» по ф. 5-АП в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к " Товарному отчету" аптеки.

4. Изъятие лекарственных средств для анализа в контрольно-аналитические (испытатнльные) лаборатории.

Изъятие лекарственных средств для анализа оформляется актом в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта поступает в испытательную лабораторию, другой прилагается к " Товарному отчету" аптеки. Изъятие лекарственных форм на анализ учитывается в издержках обращения аптеки, если лекарственные средства прошли контроль и их реализация разрешена.

5. Естественная убыль товаров.

Списание естественной убыли товаров возможно в аптеке при проведении инвентаризации, если в результате ее выявлена недостача товарно-материальных ценностей. Постановлением МЗ РБ № 144 от 22.09.2008 г. утверждены нормы естественной убыли ЛС, ваты, этилового спирта. В аптеках, не имеющих самостоятельного отдела запасов – 2, 2 % от стоимости индивидуально приготовленных лекарственных средств и внутриаптечных заготовок и фасовок, и 0, 6% от стоимости ЛС, отпущенных в массе («ангро»). В аптеках, где выделен, как самостоятельный, отдел запасов - 1, 6% от стоимости экстемпорально изготовленных лекарственных форм, внутриаптечных заготовок и фасовок и 0, 6% от стоимости ЛС, отпущенных в массе.

На лекарственные средства списка «А», наркотические средства и психотропные вещества норма естественной убыли - 0, 9% от (стоимости) указанных израсходованных веществ по экстемпоральной рецептуре и 0, 4% от стоимости отпущенных в массе («ангро») этих веществ аптекам и аптечным пунктам I категории.

На этиловый спирт норма убыли соответственно - 1, 9% и 0, 6%.

Для расчета естественной убыли оформляется учетная форма " Расчет естественной убыли товаров" (ф. 15-АП), а для лекарственных средств списка «А», наркотических средств, психотропных веществ и этилового спирта - " Сличительная ведомость ядовитых, наркотических лекарственных средств, спирта этилового и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету" (ф. 14-АП).

По результатам инвентаризации оформляется " Акт результатов, выявленных инвентаризацией" (ф. 16-АП). " Расчет естественной убыли товаров" (ф. 15-АП) прилагается к " Товарному отчету" аптеки.

7. Списание товаров, пришедших в негодность в результате боя, порчи, брака.

На товары, пришедшие в негодность, составляется «Акт о порче товаров» по ф. 8-АП в 3-х экземплярах. К акту должно быть приложено объяснение МОЛ. Два экземпляра акта направляют в ВСО для утверждения, а 3-й остается в аптеке. После утвержденияВСО списания один экземпляр акта возвращается в аптеку. Негодные ценности уничтожаются в присутствии комиссии. Факт уничтожения оформляется актом и подписывается всеми членами комиссии.

8. Переоценка товаров в связи со снижением розничных цен.

Переоценка товаров производится на основании распоряжения Правительства или ВСО. Для этого в аптеке создается комиссия, которой снимаются остатки переоцениваемых ценностей. Переоценка оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах. Если переоценке подлежит до 1/3 ценностей в суммовом выражении - производится частичная инвентаризация, если более 1/3 - полная инвентаризация. Разница между ценами отражается в расходной части " Товарного отчета» аптеки, что подтверждается экземпляром акта переоценки.

9. Внутриаптечная передача товаров.

Возможна внутриаптечная передача товара из отдела в отдел или прикрепленной аптечной сети. Передача производится на основании «Заказа-требования на получение товаров из аптеки» по форме 26-АП, составленного в 2-х экземплярах и оформляется ТН. В «Товарном отчете» аптеки эта учетная операция не отражается, а находит отражение в отчетах материально-ответственных лиц отделов аптеки и прикрепленной сети (ф. 19 –АП, раздел «Движение товаров и выручки по подведомственным подразделениям аптеки»).