Бланки: Авансовый отчет ф. № 286

Типовая форма № 286Организация_________________________________________ | | Отдела____________________ Должность________________ | |———— Цех Профессия | Проводка №| | | |————| Фамилия И. О._______________________________________ |от " _____" ______________г. | | | | Дебет | |————— |—————–——————–————————————— АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № | | от " _____" __________ г. |счет | карт.| сумма |—————| |—————+——————+————————–————Назначение аванса __________________________________ | | | | ——————————————————————————–—————–———————————————————————+—————+——————+————————+———— Остаток |Сумма|Отчет проверен | | | | ——————————— предыдущего |—————| |—————+——————+————————+———— Перерасход аванса | |Раздел § ст. | | | | |—————| |—————+——————+————————+————Получено (от кого и дата): | |К утверждению: | | | | |—————| |—————+——————+————————+———— 1. | |______руб._____коп. | | | | ——————————————————————————+—————| |—————+——————+————————+———— 2. | |Бухгалтер | | | | ——————————————————————————+—————| |—————+——————+————————+———— Итого получено...........| |" ____" __________ г. | | | | |—————+———————————————————————+—————+——————+————————+———— Израсходовано........... | |Отчет утверждаю в сумме| Кредит |—————| |—————–——————–————————–———— | | | | | | |—————+———————————————————————+—————+——————+————————+———— Остаток | | | | | | ———————————— | |———————————————————————+—————+——————+————————+———— Перерасход.............. | |Подпись | | | | |—————| |—————+——————+————————+———— Приложение документов " ____" __________г. |Бухгалтер | Перечень документов см. на оборотеОборотная сторона авансового отчета|————–————–———————————————————————————————————————————–——————————————–———————————|Дата|Пор.|Кому, за что и по какому документу уплачено| Сумма | Дебет || |№ | | |————–——————|| |док.| | |счет|карт. ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————–—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————|| | | | | | | ||————+————+———————————————————————————————————————————+————————+—————+————+——————| Подпись подотчетного лица Всего......... | | | | | |————————+—————+————+——————

Особенности составления авансового отчета по хозяйственным расходам

 

В соответствии с п.33 Правил № 57 лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы эти средства, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных абзацем первым части второй ст.107 Трудового кодекса РБ (далее - ТК).

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

приходный кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, талон формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

кассовый чек, содержащий номер, наименование предприятия (предпринимателя), дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий все вышеперечисленные реквизиты.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах предприятия, его обособленного подразделения, предпринимателя, частного нотариуса.

 

Особенности составления авансового отчета по командировочным расходам

 

При составлении авансового отчета по командировкам в пределах Республики Беларусь следует руководствоваться Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35). В п.11 Инструкции № 35 закреплено, что работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который выданы эти средства, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны прилагаться следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Конкретные размеры возмещения командировочных расходов при командировках в пределах Республики Беларусь определены постановлением Минфина РБ от 21.10.2011 № 107, в соответствии с которым со 2 ноября 2011 г. возмещение командировочных расходов производится в следующих размерах:

- оплата найма жилого помещения без представления подтверждающих документов - 13000 руб.;

- суточные - 44 000 руб. за каждый день командировки (22000 руб. - при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства).

При составлении авансового отчета по командировкам за рубеж следует руководствоваться Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55.

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу утверждены постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 (в ред. постановления от 24.08.2012 № 52).

Последовательность оформления авансового отчета

 

В приведенной ниже таблице рассмотрены действия лиц, участвующих в составлении авансового отчета, и очередность оформления реквизитов этого документа.

 

№ очередности	Наименование реквизитов	Порядок осуществления записей
Заполняется подотчетным лицом
	Лицевая сторона
	Организация	Указывается наименование организации, направившей работника в командировку
	Отдел (цех)	Указывается место работы подотчетного лица (например, отдел снабжения, администрация и др.) и (или) наименование цеха, если организация имеет цеховую структуру
	Должность (профессия)	Указывается занимаемая должность (профессия) командированного лица согласно штатному расписанию (например, коммерческий директор, главный инженер и т.д.)
	Фамилия И.О.	Подотчетное лицо (работник) указывает свою фамилию и инициалы
	АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № ___ от __________ 20__ г.	Указывается порядковый номер авансового отчета, присваиваемый в порядке возрастания, как правило, в пределах отчетного года, а также дата составления отчета
	Назначение аванса	При использовании средств на служебные командировки делается запись «командировочные расходы», при использовании средств на хозяйственные нужды - «хозяйственные расходы»
	Остаток (перерасход) предыдущего аванса	Отражается сумма остатка (перерасхода) средств по предыдущему авансу (на командировочные или хозяйственные расходы). Соответственно зачеркивается ненужное слово («Перерасход» или «Остаток»)
	Получено (от кого и дата): 1. _______________ 2. _______________	Указываются место получения денег в виде авансов (например, из кассы, почтовым переводом) и дата. Суммы авансов пишутся цифрами. Если аванс не был получен, то незаполненные строки прочеркиваются. В соответствии сп.10 Инструкции № 35 командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных
	Итого получено	Графа служит для отражения общей суммы полученных авансов
10	Оборотная сторона Заполняется табличная часть
10.1	Графа «Дата»	Указывается дата документа, подтверждающего расходы
10.2	Графа «Пор. № док.»	Указывается номер документа, подтверждающего расходы
10.3	Графа «Кому, за что и по какому документу уплачено»	Перечисляются произведенные расходы и наименования подтверждающих документов (с указанием суммы в графе «Сумма»). Если составляется авансовый отчет по командировке, то указывается вид расходов, например: суточные (в скобках делается расшифровка с указанием размера суточных и количества дней командировки); проезд (с указанием маршрута); наем жилья (с указанием количества суток, за которые производится оплата). Если составляется авансовый отчет по расходам на хозяйственные нужды (на приобретение ТМЦ, работ, услуг), то записывается наименование документа, подтверждающего произведенную оплату (например, квитанция приходного кассового ордера (форма КО-1); квитанция (форма КВ-1); талон (форма 20-фс); кассовый чек, товарный чек и т.д.)
10.4	Графа «Сумма»*	По каждому виду расходов указывается сумма (цифрами)
10.5	Всего	Отражается итог по графе «Сумма»
	Подпись подотчетного лица	Составленный авансовый отчет подотчетное лицо заверяет своей подписью
	Лицевая сторона
	Израсходовано	Указывается общая сумма израсходованных средств по командировке. Ее величина должна соответствовать числу, указанному в строке «Всего» на оборотной стороне авансового отчета
	Остаток (перерасход)	Проставляется остаток задолженности подотчетного лица или организации (соответственно зачеркивается ненужное слово «Перерасход» или «Остаток»)
	Приложение ___ документов	Указывается количество (цифрами) документов, прилагаемых к авансовому отчету, подтверждающих израсходованную сумму. Проездные билеты, счета (квитанции) по найму жилого помещения и другие документы, подтверждающие сумму произведенных расходов, должны быть представлены в оригинале
После отражения данной информации подотчетным лицом бухгалтер проверяет полноту, правильность оформления и заполнения необходимых реквизитов. Кроме того, проверяются обоснованность и целесообразность расходов, произведенных подотчетным лицом, их соответствие назначению выданного аванса и цели командировки
Заполняется бухгалтером
	Лицевая сторона
	К утверждению: _____ руб. __ коп.	После проверки правильности составления авансового отчета подотчетным лицом бухгалтер указывает сумму цифрами, которую следует утвердить руководителю организации
	Бухгалтер _________ 20__ г.	Бухгалтер, проверивший авансовый отчет, подтверждает сумму к утверждению своей подписью и указывает дату
Заполняется руководителем
	Лицевая сторона
	Отчет утверждаю в сумме __________	Утверждаемая сумма указывается прописью
	Подпись __________ 20__ г.	Руководитель организации, утвердивший отчет, заверяет его собственноручной подписью и указывает дату
Заполняется бухгалтером (утвержденный авансовый отчет подлежит бухгалтерской обработке, суть которой состоит в отражении по каждой израсходованной сумме бухгалтерской корреспонденции)
	Оборотная сторона
	Графа «Дебет (счет/карт.)»	Напротив каждого вида расходов проставляется шифр дебета счета, корреспондирующего с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	Лицевая сторона (правая часть)
	Проводка № ___ от _______ 20__ г.	Указываются номер проводки и дата отражения операции в журнале учета хозяйственных операций (при мемориально-ордерной или автоматизированной формах учета)
	Графы таблиц «Дебет» и «Кредит»	По дебету записываются утвержденные суммы расходов (цифрами), отраженные на оборотной стороне авансового отчета, с указанием корреспондирующих счетов. По кредиту записывается общая сумма по отчету с указанием счета 71 в качестве корреспондирующего
	Бухгалтер	В подтверждение завершения обработки авансового отчета бухгалтер ставит свою подпись

* Бланк авансового отчета (типовая форма № 286) был разработан до перехода на зачетный метод исчисления НДС, поэтому в нем отсутствует графа для отражения сумм НДС. Для указания этих сумм можно применять один из следующих вариантов:

1) графу «Сумма» разделить на две подграфы и в первой указывать сумму без НДС, а во второй - сумму НДС;

2) по каждому виду расходов в графе «Сумма» сначала указывать сумму без НДС, а в строке ниже - сумму НДС (пример оформления авансового отчета этим способом см. ниже).

Особенные случаи

В практической деятельности предприятий бывают случаи, когда работники, получившие наличные деньги под отчет, представляют в бухгалтерию авансовые отчеты с опозданием либо не представляют их вовсе. В таких ситуациях согласно ст.107 ТК по распоряжению нанимателя могут производиться соответствующие удержания из заработной платы подотчетного лица, если он не оспаривает основания и размер удержания.

Необходимо отметить, что подотчетное лицо обязано составлять авансовый отчет независимо от того, выдавался ему денежный аванс на командировочные расходы или нет. При этом, несмотря на то что срок представления авансового отчета в случае неполучения аванса законодательством не определен, целесообразно представлять его в те же сроки, что и при получении аванса, т.е. не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки.

В соответствии с подп.10.11 Инструкции о порядке реализации взимания подоходного налога с физических лиц и формах налогового учета, утвержденной постановлением МНС РБ от 28.02.2006 № 33, для целей налогообложения к доходам, полученным от источников в Республике Беларусь, относятся суммы, полученные под отчет, при условии, что в установленные законодательством сроки источнику их выплаты не представлены документы и отчеты об их расходовании, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения указанного срока источником выплаты таких сумм не принято распоряжение об удержании задолженности по ним.

Строительные организации помимо рассмотренной типовой формы авансового отчета могут применять коллективный авансовый отчет формы С-10, утвержденной постановлением Минстройархитектуры РБ от 11.04.2005 № 13. Эта форма отчета применяется при командировании работников в пределах Республики Беларусь. В случае необходимости производства строительных работ на более чем одном объекте в одном населенном пункте, являющемся пунктом командирования, или в нескольких пунктах командирования без возвращения в место расположения головного подразделения организации отчет составляется по каждому объекту. Коллективный авансовый отчет составляется бригадиром, мастером или другим лицом, осуществляющим руководство бригадой (группой работников) во время командировки. Графа «Хозяйственные расходы, руб.» данного отчета заполняется в том случае, когда в силу производственной необходимости командированные работники произвели определенные траты на хозяйственные нужды. В графе «Подпись» каждый командированный работник проставляет свою подпись напротив общей суммы израсходованных им средств.

Срок хранения авансовых отчетов

В соответствии со ст.462 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Белкомархива при Совете Министров РБ от 28.04.2004 № 4), авансовые отчеты хранятся 3 года при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки.