РАСпорЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Руководство любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, наделяется правом издания распорядительных документов.

Распорядительные документы с точки зрения сферы своего действия подразделяются на:

— правовые акты, действующие на федеральном уровне (издаваемые Президентом и Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти);

— правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

правовые акты, действующие на уровне краев, областей, городов республиканского значения (Москва и Санкт-Петербург), автономных областей и округов;

— правовые акты, действующие в пределах отрасли;

— правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия, зависит от статуса организации, от ее принадлежности к определенной форме собственности (государственная, негосударственная, муниципальная).

Организации, учреждения, предприятия, действующие на основе единоначалия, издают приказы, распоряжения.

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу — руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах — приказе, распоряжении.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ издается:

— во исполнение нормативных документов вышестоящих органов власти и управления;

— по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организаций или их структурных подразделений; утверждения положений, инструкций и других документов, требующих утверждения;

— по всем вопросам внутренней жизни, вытекающим из функций и задач организации, а также по кадровым вопросам, то есть посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения производственных вопросов.

Процесс подготовки приказа можно разделить на четыре этапа:

1) изучение действующих законодательных, нормативных актов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности организации;

2) выявление ранее изданных по этому вопросу приказов данной организации, анализ их выполнения;

3) составление проекта приказа, определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей;

4) оформление проекта приказа, его согласование, визирование, подписание, регистрация и доведение до исполнителей.

Работа на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводится практически одновременно.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.

Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким должностным лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа, — компетентность лиц, его готовящих.

Собрав и изучив материалы по существу поставленного вопроса (для этого используются различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные записки, переписка и т. д.), получив в данном вопросе полную ясность, определив цель издания приказа, приступают к составлению и оформлению его проекта.

Завершающим этапом работы над проектом распорядительного документа является его согласование и подписание.

Согласование осуществляется путем визирования и/или проставления грифа согласования.

Визируют документ составитель и руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители, юрисконсульт.

Визы проставляются на первом экземпляре проекта на оборотной стороне последнего листа.

Внешнее согласование проводится в случае необходимости и оформляется на отдельном листе.

Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить соответствие проекта документа действующему законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты:

— наименование вида документа («ПРИКАЗ»);

— коды;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст;

— подпись;

— визы;

— отметка об исполнении документа;

— идентификатор электронной копии документа.

При подготовке проекта документа допускается заранее напечатать обозначение месяца и года, а число проставляет от руки должностное лицо, подписывающее документ. В документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (актах, протоколах и др.), дата полностью печатается на документе.

После подписания приказ регистрируется в специальном журнале и вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации, то он оформляется не на бланке организации, а на обычных листах и направляется в вышестоящую организацию с сопровождающим письмом и пояснительной запиской.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, то есть причины издания приказа, в необходимых случаях делается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Если поводом для создания приказа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, в тексте приводятся полные сведения о нем, то есть указывается вид документа, автор, заголовок, дата и номер

В качестве обоснования может выступать формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий.

Констатирующая (описательная) часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Текст распорядительной части излагается в повелительном наклонении и начинается ключевым словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают прописны­ми буквами вразрядку на отдельной строке. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

В качестве исполнителя могут быть указаны конкретные лица или структурные подразделения.

В последнем пункте распорядительной части в случае необходимости указывают лиц, на которых возлагают контроль исполнения приказа в целом.

Пункты распорядительной части, содержащие конкретные поручения, включают следующую информацию:

— наименование должности, Ф. И. О. исполнителя или исполнителей;

— поручение;

— срок выполнения поручения.

Каждый пункт распорядительного документа содержит одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах не указывается, если поручения носят нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа.

Подписывает 1-й экземпляр руководитель организации, дату проставляют в день подписания.

Визы оформляются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра.

Отдельные задания (например, содержащие цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется реквизит «Приложение».

Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. Если в приложении к приказу даны документы, изданные органами власти или управления, то в правом верхнем углу делается соответствующая запись.

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.

Если приказ изменяет или отменяет полностью или частично ранее изданные документы по этому же вопросу, то один из последних пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указа­нием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу...».

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в рамках предоставленной ему компетенции. Распоряжение оформляется по тем же правилам, что и приказ. Однако распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

В распоряжении вместо ключевого слова «П Р И К А 3 Ы В А Ю» пишется

«П Р Е Д Л А Г А Ю», «О Б Я 3 Ы В А Ю», «РЕКОМЕНДУ Ю».

В текстах распоряжений часто отсутствует констатирующая часть.

Выписка из распорядительного документа

Выписка из приказа (распоряжения, указания) оформляется следующим образом:

— в наименовании документа указывается: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»;

— воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть);

— из распорядительной части текста выписывается только тот пункт, который необходим;

— воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи).

Выписка — копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», который состоит из:

— слова «Верно»;

— наименования должности лица, заверяющего копию;

— его подписи;

— даты заверения.

«Верно» печатают от линии левого поля строчными буквами (первая буква прописная).

Визы на распорядительных документах проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами

Рассмотрим далее вопросы составления и оформления распорядительных документов организаций, работающих на основе коллегиальности.

Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется протоколами, постановлениями, решениями и распоряжениями.

Постановление (решение) — правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм и правил.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

По оперативным вопросам и по личному составу издаются распоряжения (см. выше). Документированию деятельности коллегиальных органов предшествует большая подготовительная работа, которая начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления).

План предусматривает календарные сроки проведения заседаний. Затем по каждому пункту плана готовятся следующие документы к заседанию:

— список участников, приглашенных;

— текст или развернутые тезисы сообщения или доклада;

— проект решения, которое должно быть принято в результате обсуждения вопроса.

В ходе обсуждения в проект решения или постановления можно вносить поправки и дополнения.

Протокол заседания Совета директоров, правления, коллегии ведет постоянный секретарь; собрания, совещания, конференции — избранный секретарь.

Подготовка основных видов распорядительных документов аналогична подготовке распорядительных документов организаций, работающих на основе единоначалия. Имеются различия только в конечной стадии, связанные с тем, что постановления и решения являются результатом коллегиальной деятельности.

Для принятия постановлений и решений необходима стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Текст постановления, решения, как и всех распорядительных документов, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной (постановляющей).

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, объясняет мотивы предписываемых действий.

Иногда постановление (решение) не нуждается в вводной части, тогда его текст начинается с указания органа, издающего постановление и ключевого слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ».

Распорядительная часть несет основную нагрузку и начинается со слов «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «РЕШАЕТ», перед которыми указывается наименование коллегиального органа (Совет директоров, коллегия, правление). Затем с новой строки с абзаца следует распорядительная часть.

Распорядительная часть делится на пункты, как и в приказе.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ».

Оформляются постановления и решения на общем бланке формата А-4.

Датой постановления (решения) является дата заседания коллегиального орга­на, на котором оно было принято.

Подписывают постановление (решение) председатель и секретарь коллегиального органа.