КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Важнейшей функцией кадровой службы организации является документирование правовых отношений.

Кадровая документация отражает вопросы движения работников в организации, а именно: приём, перевод, увольнение и т.д.

Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при решении индивидуальных трудовых споров.

В состав кадровой документации входят документы различного функционального назначения:

— первичные учётные документы (личная карточка формы Т-2 и Т-2 ГС);

— распорядительные документы;

— организационные документы;

— справочно-информационные документы.

Оформление кадровой документации любой организации, в том числе коммерческой, осуществляется в соответствии с:

— ТК РФ;

— Унифицированными формами первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты;

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек;

— другими нормативными документами.

Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд. Все эти вопросы решаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на предприятие и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет. Поэтому она выделена в самостоятельную группу.

Оформление заявлений

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления типичны следующие реквизиты:

— адресат (кому адресуется заявление);

— автор; место проживания автора;

— наименование вида документа (заявление);

— текст; подпись составителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т. п.).

Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление с визами руководителей структурных подразделений и резолюцией руководителя предприятия является основанием для издания распорядительного документа (заключение трудового договора, приказа о приеме на работу и т. д.).

Оформление трудового договора

Трудовой договор — это основной документ, регулирующий трудовые отношения, определяющий права и обязанности сторон.

В ст. 56 ТК РФ дано следующее определение: «Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.»

Трудовой договор является основным документом при урегулировании трудовых споров.

Структура договора может быть различной в зависимости от назначения документа, но некоторые условия должны присутствовать в каждом договоре.

Различаются существенные (обязательные) и дополнительные условия трудового договора.

К существенным условиям трудового договора относятся (ст. 57 ТК РФ):

— место работы (с указанием структурного подразделения);

— дата начала работы;

— наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

— права и обязанности работника;

— права и обязанности работодателя;

— характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

— режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

— виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

К дополнительным относятся такие условия трудового договора, которые могут касаться иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т. д.

Испытательный срок также относится к дополнительным условиям трудового договора. Устанавливается испытательный срок в целях проверки соответствия

работника предполагаемой работе. Условия испытания определяются в трудовом договоре и закрепляются в приказе о приеме на работу. Срок испытания, как правило, не превышает трех месяцев. В срок испытания не засчитываются периоды, в которые работник отсутствовал на работе. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 71 ТК РФ).

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

— на неопределенный срок;

— на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом (ст. 59 ТК РФ).

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации; наименование вида документа (трудовой договор); дата; регистрационный номер; место заключения договора; текст; подписи, оттиск печати.

Текст трудового договора начинается с преамбулы. В преамбуле определяются стороны договора и их условные сокращенные наименования, под которыми они будут фигурировать в основном тексте. Сторонами трудового договора являются «Работодатель» и «Работник».

В заключительной части текста трудового договора указываются реквизиты сторон (от работодателя — банковские реквизиты, от работника — паспортные данные).

Договор скрепляется подписями и печатями организаций.

Трудовой договор составляется в 2 экземплярах: 1-й остается у работодателя, 2-й передается работнику.

Трудовой договор должен быть заключен не позднее 3-х дней со дня фактического допуска работника к работе.

Личная карточка (формы № Т-2) является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия.

Совокупность личных карточек формы № Т-2 составляет картотеку личного состава предприятия.

Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала организации. Личная карточка заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей — копии трудовой книжки), документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.

В личной карточке предусмотрены зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии:

— Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН);

— Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

— Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОКСО).

В разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер и серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес; вносятся данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях работника.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объяснить», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе; удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Подробные рекомендации, как заполнять этот раздел, даны в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» отражают переводы, отпуска, предоставляемые работнику в период работы в организации. Все записи должны содержать ссылки на даты и номера приказов (распоряжений) о назначении, перемещении или увольнении работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена эта личная карточка.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы от руки. Основанием для заведения личной карточки является приказ (распоряжение) о приеме на работу. Все записи должны быть без сокращений. Личные карточки заводятся в одном экземпляре и хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы.

В разделе личной карточки «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстерновых отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки МСЭК (медико-санитарная экспертная комиссия) записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение МСЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Свободные строки могут при необходимости заполнятся данными по усмотрению организаций.

Карточки уволенных работников формируют в отдельные дела. Личные карточки могут входить в состав личных дел. Срок хранения личных карточек — 75 лет (ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Учетная карточка научного работника (форма Т-4) заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на научных работников на основании соответствующих документов и опроса работника. Предназначена для учета научных работников в организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Личная карточка формы № Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в № Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т. д.).

Характеристика работника

Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность

Характеристика как обязательный документ при поступлении на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако на стадии отбора кандидатов на руководящую должность находит применение.

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств. Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4.

Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

1)Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.

2)Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).

3)Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.

4)Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

Автобиография работника

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения — повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают:

— название документа;

— имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;

— сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

— образование и специальность по образованию;

— вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность;

— награды и поощрения; участие в общественной работе;

— семейное положение и состав семьи;

— домашний адрес и телефон;

— дату; личную подпись.

Анкета работника

Анкета работника- документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определённой теме и место для ответов на них.

Анкета заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

Анкета как обязательный документ не названа в ТК РФ в числе документов, представляемых при приеме на работу. Однако анкета требуется при поступлении на службу в таможенные органы.

Личное дело (досье)

Личное дело (досье) — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, поэтому организации имеют право по-разному решать вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. На остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2.

Первоначально в личные дела группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов в личном деле:

— внутренняя опись документов дела;

— личный листок по учету кадров (анкета);

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— автобиография или резюме;

— копии документов об образовании;

— трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);

— характеристики или рекомендательные письма;

— копия приказа о приеме на работу (заверенная);

— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

— копия страхового свидетельства.

В дальнейшем в личное дело включают копии приказов о поощрениях, перемещениях, документы об изменениях личных данных работника, а также документы, характеризующие его деловые и личные качества (аттестационные листы, дополнения к личному листку по учету кадров и др.). Кроме того, в личное дело включаются копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных работника.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.

На обложке личного дела указывается полностью фамилия, имя, отчество работника.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в них не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения: справки с места жительства, о состоянии здоровья, дублетные материалы.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнения к личному листку по учету кадров».

Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, участии в выборных органах и др.

Личный листок заполняется от руки при поступлении на работу самим работником в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывается и передается на подпись сотруднику кадровой службы, который проверяет соответствие указанных данных документам, регистрирует личный листок по учету кадров и помещает его в личное дело.

Регистрационным номером личного листка по учету кадров будет являться номер личного дела. Используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, документы об имеющихся изобретениях и т. д.

В графе «Образование» применяются формулировки: начальное, неполное среднее, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» фиксируются сведения в соответствии с записями в трудовой книжке.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: женат (замужем), разведен(а), вдовец (вдова), холост (не замужем). Затем в этой же графе перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь), проживающие совместно с работником. При этом указываются фамилии, имена, отчества, годы рождения каждого члена семьи.

Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: степень — не имею; пребывание за границей — не был и т. п.

Иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Этот документ работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров.

Все изменения вносятся на основании документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке «Дополнение к личному листку по учету кадров» не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на оборотной стороне личного листка по учету кадров после всех других сведений и состоят, как правило, из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах.

Листы личного дела и листы внутренней описи нумеруются отдельно.

При завершении дела к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывает внутреннюю опись ее составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты.

После завершения дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела (пример 3.11.2).

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность (ст. 66 ТК РФ).

В настоящее время в нашей стране параллельно используется два вида трудовых книжек — старого (советского) образца и нового образца, введенного в действие постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Трудовая книжка служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных (коммерческих) предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.

Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, — специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

— сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

— сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами;

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения в соответствии с ТК РФ.

Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении — в день увольнения.

Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки.

При увольнении рабочего или служащего все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения. В отдельных случаях, если возникает необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.

Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 50-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.

Приказы по личному составу

Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, меры воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу.

Приказы (распоряжения) по личному составу оформляют в соответствии с Унифицированными формами первичной учётной документации, которые распространяются на юридические лица всех форм собственности. Таким образом достигается единообразие в составлении и оформлении кадровых документов как в бюджетных, так и коммерческих организациях.

В Унифицированные формы первичной учётной документации организация может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты Унифицированных форм, утверждённые Госкомстатом России, остаются без изменений.

Удаление каких либо реквизитов из Унифицированных форм не допускается.

Внесённые организацией изменения должны быть оформлены соответствующим организационно- распорядительным документом.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном сотруднике, в сводных- о нескольких сотрудниках.

Эта особенность предусмотрена в Унифицированных формах. Все формы приказов (распоряжений) представлены в двух вариантах: индивидуальном и сводном.

Приказ (распоряжение) о приёме на работу (формы Т-1 и Т-1а). Приказ оформляет инспектор отдела кадров после подписания трудового договора. В приказе о приёме на работу должны быть указаны:

— фамилия, имя, отчество работника (полностью)

— условия приёма (с__по__)

— испытательный срок (его продолжительность)

— установленный размер заработной платы

Унифицированные формы Т-1 и Т-1а заполняются в трёх экземплярах. Первый экземпляр приказа хранится в отделе кадров, второй- помещают в личное дело работника, третий- передают в бухгалтерию.

В точном соответствии с приказом о приёме на работу в отделе кадров заполняется личная карточка работника (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (формы Т-5 и Т-5а). Эти документы оформляются на основании заявления, составленного работником в произвольной форме.

В приказе указывают:

— ФИО работника

— вид перевода

— прежнее место работы

— причина перевода

— новое место работы

— изменение оплаты труда

Дальнейший порядок прохождения приказа о переводе такой же, как и приказа о приёме на работу.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (формы Т-6, Т-ба)

В приказе (распоряжении) формы Т-б, Т-ба указывают:

— фамилию, имя, отчество работника;

— вид отпуска;

— продолжительность отпуска в календарных днях;

— за какой период работы предоставлен отпуск;

— даты начала и окончания отпуска.

Проект приказа печатается в трех экземплярах.

Проект приказа передают на подписание и датирование руководителю организации. Подписанный приказ регистрируется в службе документации.

На всех экземплярах, кроме первого, проставляется реквизит «Отметка о заверении копий». Первый экземпляр передается в службу документации, второй — в отдел кадров, третий — в бухгалтерию.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Согласно Унифицированным формам, форма Т-60 «применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска».

График отпусков (форма Т-7)

ТК РФ значительно повысил статус графика отпусков. Назначение этого документа определено в ст. 123 ТК РФ, где указано, что «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника».

График отпусков, согласно Унифицированным формам, «применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения».

График отпусков должен быть утвержден за 2 недели до конца рабочего года.

Документальное оформление служебных командировок

В функции секретаря или службы ДОУ в крупных организациях входит подготовка служебных командировок сотрудников и руководителя.

Весь пакет документов, необходимых для командировки, представлен новыми унифицированными формами.

Первым документом является форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Это новая форма. Раньше основанием для направления в командировку служила докладная записка руководителя структурного подразделения. Сейчас приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку издается на основании служебного задания.

Служебное задание подписывает руководитель отдела и утверждает руководитель организации.

Форма Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, что сокращает количество создаваемых документов.

Если командировки являются составной частью основной деятельности организации, то при планировании работы отдела (организации) на определенный период (год, полугодие, квартал) составляется и план командировок. В соответствии с этим планом и происходит организация командировок. Могут возникать и внеплановые командировки.

Служебное задание содержит все данные, необходимые для составления других документов, оформляющих командировку.

Приказ о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а) составляется на основании служебного задания или докладной записки руководителя структурного подразделения.

Если командируется один человек, приказ готовят по унифицированной форме Т-9, если несколько — используется форма Т-9а.

В приказе указывают:

— фамилию, имя, отчество работника (работников);

— место назначения (страна, город, организация);

— срок командировки в календарных днях;

— цель командировки;

— за счет каких средств организована командировка (при необходимости). Проект приказа визируется у заинтересованных лиц. Подписанный и датированный руководителем приказ регистрируется в службе ДОУ.

Первый экземпляр приказа помещается в дело по командировкам, второй — направляется в бухгалтерию для проведения расчетов.

На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку выписывается командировочное удостоверение (форма Т-10), которое является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них),.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ о поощрении (формы Т-11, Т-11 а)

Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник. В приказе о поощрении указывают:

— фамилию, имя, отчество работника;

— мотив и вид поощрения;

— сумму поощрения.

Такие приказы подписываются руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из текста приказа части: «в сумме_____ руб. ______коп».

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (формы Т-8, Т-8а)

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора оформляется на основании заявления работника и других документов.

В приказе указывают:

— фамилию, имя, отчество работника;

— структурное подразделение, в котором он работал;

— наименование профессии;

— основание увольнения.

Основанием для издания приказа об увольнении являются- заявление работника, истечение срока трудового договора и другие причины, указанные в гл. 13 ТК РФ «Прекращение трудового договора».

На основании приказа о прекращении действия трудового договора делаются записи в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке и производится расчет с работником по форме Т-61 «Записка-расчет при прек