Вопрос 4. Виды деятельности в системе менеджментаУправление является, деятельностью, объективно необходимой для нормального функционирования и развития организации. Управленческая деятельность направлена на: - определение целей функционирования и развития объекта; - разработку необходимых средств и способов их достижения; - координацию совместных усилий всех участников производства для получения результатов, соответствующих целям. Основными сферами деятельности, для которых высшее руководство должно устанавливать соответствующие цели, являются ситуация на рынке, инновации, производительность труда, обеспечение финансовыми ресурсами и рабочей силой, рентабельность, а также эффективность труда служащих и их взаимоотношения и т.д. Между всеми этими сферами существуют тесные взаимосвязи и. взаимозависимости. Например, плохие отношения, сложившиеся между руководством и сотрудниками, рано или поздно станут отрицательно сказываться и на положении предприятия на рынке. Сказанное относится и к низкой эффективности труда рабочей силы низкой удовлетворенности сотрудников своей работой. Последнее особенно влияет на их отношения о клиентами. Управленческая деятельность внутри организации включает следующие виды: - управление производством; - управление сбытом продукции; - управление по объему затрат; - управление запасами; - управление качеством; - управление персоналом; - перспективное управление. Управленческая деятельность неизбежно связана с параметрами (в соответствии, с которыми осуществляется управление); с нормами функционирования; с вариантами или отклонениями; с обратной связью; с регулированием, необходимым для приведения отклонений в соответствие с целями и запланированными результатами. Если объем реализации оказывается ниже запланированного, то в этой ситуации нужны следующие корректирующие мероприятия: - усилить рекламу; - увеличить численность персонала, занятых сбытом; - изменить цены; - организовать обучение персонала, занятых реализацией продукцией; - провести усовершенствование продукции. Управление организацией должно быть простым и четким, обеспечивающим быстрое достижение требуемых результатов. Широкое распространение получила точка зрения, что существует применимая к любой организации управленческая деятельность, заключающаяся в реализации функций, которые должен выполнять всякий руководитель. Таким образом, различают специализированные виды управленческой деятельности, которые носят общий характер, планирование, организация, контроль. Планирование, как вид управленческой деятельности включает; - выбор целей; - определение средств для их достижения; - выработку стратегии, курса действий; - разработку тактики линии поведения; - разработку программ, процедур, правил. Планирование предполагает наиболее эффективное приспособление деятельности фирмы к быстро изменяющейся конъюнктуре, обеспечение высокого условия готовности к возможности появления различных непредвиденных обстоятельств в условиях неопределенности. Организационная деятельность заключается в создании сознательно формализованной структуры органов, звеньев и должностей для функционирования фирмы. Контрольная деятельность управленческого персонала предполагает оценку и корректировку деятельности подчиненных для обеспечения того, чтобы происходящие события соответствовали запланированным. Известно, что руководителю недостаточно организовать, спланировать и контролировать деятельность организации. Для успешной деятельности необходимо побудить работников работать так, чтобы достичь целей организации. Мотивирование, как управленческая деятельность есть процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям, путем пробуждения в нем определенных мотивов. Мотивирование осуществляется путем использования различных приемов и способов воздействия на человека. Зная то, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, какие мотивы лежат в основе его действий, руководитель разрабатывает эффективную систему форм и методов управления человеком. С позиций научности управления различают следующие типы организации управленческой деятельности: - регламентный - жесткий, зарегламентированный вид управленческой деятельности; - нормативный - более гибкое управление с использованием различных нормативов (численности, отчислений, выработки, налогов, рабочего времени, норм обслуживания), диапазона цен, заработной платы и т.д.; - социально-регулируемый - опирающийся на " человеческий фактор", например, кружки качества и т.д.; - распорядительный (итальянский опыт) - управление с использованием специальных блокнотов для каждого служащего, куда вписываются соответствующие распоряжения, затем контролируется их выполнение. Вопрос 5. Регламентирование и нормирование управленческой деятельности: сочетание и соответствие, организация по фактору времени, социально-психологические условия Повышение эффективности управленческой деятельности зависит от рационального распределения обязанностей, определения полномочий и установления ответственности. Управленческая деятельность регламентируется с помощью должностных инструкций работников, которые дают возможность четко распределить 'полномочия и ответственность, работников, обеспечивая необходимую взаимосвязь в работе. Должностные инструкции для каждой должности определяют положения, цель и задачи работы, требуемую квалификацию работника, кому он и кто ему подчиняется, его полномочия, ответственность и взаимоотношения с другими работниками. Наиболее важным этапом при составлении должностных инструкций является распределение полномочий (по вертикали) и установление взаимоотношений между работниками. При определении полномочий учитываются трудоемкость управленческих работ и сроки их выполнения, так как делегирование полномочий должно обеспечивать реальную возможность выполнения всего объема работ точно и в срок. Для повышения эффективности управленческой деятельности осуществляется ее нормирование, то есть разрабатывается система норм, правил, инструкций, регламентов. Система норм включает: - номенклатурно-классификационные нормативы (материалов, инструментов и т.д.); - организационно-технические нормативы (технические, чертежные, маршруты движения предметов труда, режимы обработки и т.д.); - организационно-структурные нормативы (схемы организационных структур, нормативы численности нормы управляемости и т.д.); - оперативно-календарные нормативы, регламентирующие протекание производственных процессов; - административно-организационные нормативы (правила внутреннего распорядка, правила оформления найма, увольнения, перевода, командировок и т.д.). Для эффективной деятельности организации необходимо обеспечить выполнение следующих требований к регламентированию и нормированию управленческой деятельности: - нормирование и регламентирование должны сочетаться со стимулированием и аффективными санкциями за нарушение норм или правил; - нормы и правила должны быть оптимальными; - нормы и правила не должны сковывать инициативу работников; -нормы и правила должны способствовать - укреплению ответственности работников в соответствии с их полномочиями. Для эффективного руководства важно правильно определить нормы управляемости. Норма управляемости - это среднее количество персонала, которое ограничивается объективными пределами физических и умственных возможностей одного руководителя эффективно управлять его работой. Научно обоснованное определение норм управляемости имеет большое практическое значение. Известно, что подчинение одному руководителю слишком большого количества личного состава нередко является причиной возникновения множества негативных моментов. В то же время введение должностей руководителей, имеющих в подчинении одного-двух человек, приведёт к неоправданному усложнению организационной структуры и степень загрузки таких руководителей будет недостаточной. Ориентировочно определить максимально возможное число связей между руководителем и подчиненными позволяет следующая оценочная формула: Nmax=(2+n-1) где n - число исполнителей, непосредственно подчиненных руководителю. Характер деятельности каждого руководителя должен определяться его местом в организационной структуре. Норма управляемости для руководителей высших уровней не является величиной постоянной и зависит от личных особенностей руководителей, от квалификации самих подчиненных и от других факторов. Вместе с тем, эта норма должна быть регламентирована. Известно, что для того, чтобы руководитель высшего уровня руководства не был перегружен и имел возможность вникать в дела вверенных ему подразделений, а также заниматься перспективными вопросами, среднее значение нормы управляемости должно быть три-шесть человек. Таким образом, введение норм управляемости для линейных руководителей позволяет: - создать обоснованную базу для правильного планирования их численности; - создать равные по напряженности условия их служебной деятельности; - выявить резервы их численности; - обеспечить рациональную управляемость личным составом. В управленческой деятельности очень важно применять принцип сочетания и соответствия между полномочиями и ответственностью. Делегирование полномочий очень часто оказывается безрезультатным. Так как очень часто руководители опасаются за свое положение, боятся риска, не имеют уверенности в себе, не способны доверить другому выполнение задания, за которое они несут ответственность. Руководитель должен внимательно присмотреться к себе, осознать свои страхи и подняться над ними. Для этого руководитель может создать систему контроля, необходимую для того, чтобы обезопасить себя при, делегировании больших полномочий подчиненным. Он может определить свои проблемы и повысить квалификацию в области лидерства и оказания влияния. Самыми важными путями к обеспечению эффективного делегирования будут четкий обмен информацией, принцип сочетания и соответствия полномочий и ответственности и положительные стимулы. Понятное изложение подчиненным их обязанностей, задач и пределов полномочий имеет существенное значение для эффективного делегирования. Таким образом, чтобы делегирование было действенным, необходимо сочетание и соответствие между полномочиями и ответственностью; то есть, руководство должно делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, за которые он принял на себя ответственность. Управленческая деятельность должна быть организована по фактору времени. Для этого целесообразно составлять рабочий график. В графике фиксируются виды работ и сроки выполнения. Он корректируется в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. Применение графика работ повышает экономичность, облегчает выполнение, и координацию отдельных заданий, улучшает контроль, снижает перегрузку персонала управления. Большую роль в деятельности организации играют социально-психологические факторы, характеризующие взаимоотношения в трудовом коллективе и создающие соответствующий психологический настрой работника. Управление все больше озабочено формированием социально-психологических условий в организации. Задача руководителя - использовать знания психологии для принятия решений, которые будут побуждать людей действовать для достижения целей организации. Повышение уровня компетентности руководителей требует постоянного изучения личных качеств каждого работника. В целях управления и воспитания, подчиненных руководителя должно интересовать, в первую очередь, присутствие следующих качеств: трудолюбие, аккуратность, чувство ответственности, организованность, инициативность, самостоятельность, интерес к новому, стремление повышать профессиональную компетентность и т.д. Руководитель учитывает положительные качества, проявляющиеся в отношении к другим людям: доброта, чуткость, отзывчивость, воспитанность, спокойствие, справедливость, доброжелательность и т.д. При изучении психологического климата руководитель должен выявить социальность подчиненных (способность уважать других, умение жить в коллективе), обнаружить наиболее агрессивных людей и направить на них воспитательное воздействие. Помимо определения личных качеств, индивидуальных способностей, сознательности подчиненных, не менее важной задачей руководителя является изучение мотивации. Одна ив задач управленческого воздействия - формирование ценных мотивов поведения людей. Мотивы, побуждающие человека действовать, связаны с его потребностями, в частности, интеллектуальными. К интеллектуальным потребностям относятся потребность к труду, к творчеству, к общению и т.д. Интеллектуальные потребности образуются и развиваются под воздействием социальной среды. Их формированием должен заниматься руководитель. Сбор социально-психологической информации должен дать руководителю картину соотношения различных мотивов в поведении подчиненных. Понимая и учитывая мотивы поведения людей, их потребности, руководитель может эффективно воздействовать на своих подчиненных.
Вопросы для самоконтроля: 1. Раскройте сущность функции «организация». 2. Дайте определение понятию «полномочия». 3. Какие существуют виды полномочий? 4. Назовите виды штабного аппарата? 5. Какие существуют уровни управления? 6. Назовите виды управленческой деятельности. 7. В чем заключается сущность регламентирования и нормирования управленческой деятельности? Рекомендуемая литература
1. Басовский, Л. Е. Менеджмент: учебн. Пособие. - Москва: ИНФРА-М, 2006. - 216 с. 2. Галенко, В. П., Рахманов А.И., Страхова О.А. Менеджмент: Система управления. Методология. Предпринимательство. - 2-е изд. - Санкт-Петербург: Питер, 2003. 3. Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник для вузов.- 4-е изд., перераб. и доп. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 511 с. 4. Мухин В.И. Основы теории управления. Учебник М. «Экзамен», 2002. 5. Переверзев, М. П. Менеджмент: учебник. - Москва: ИНФРА-М, 2005. - 288 с.
ТЕМА 9. ПЛАНИРОВАНИЕ В МЕНЕДЖМЕНТЕ
1. Содержание, цели и задачи планирования. 2. Виды планов и принципы планирования. 3. Особенности стратегического планирования. 4. Индикативное планирование. 5. Бизнес – план в управлении организацией.
Содержание, цели и задачи планирования. Планирование представляет собой наиболее существенную из всех управленческих функций, поскольку оно связано с выбором альтернатив, предусматривающих тот или иной образ действий. В понятие «планирование» входит определение целей и путей их достижения. Планирование – это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатываются методы, наиболее эффективные в конкретных условиях. Известный американский специалист в области менеджмента Р. Акофф назвал планирование проектированием будущего, одним из самых сложных видов умственной работы, доступных человеку. Планирование – это творчество в условиях неопределенности. Потребность в планировании возникает тогда, когда достижение цели фирмы зависит от целого ряда факторов и требуется их взаимная увязка. Оно способствует, с одной стороны, предотвращению ошибочных действий, а с другой уменьшает число неиспользованных возможностей. В простейшем виде планирование сводится к ответу на четыре основных вопроса: каково сегодняшнее положение фирмы? Какой мы хотим видеть фирму в будущем? Что нам при этом мешает? Что нужно предпринять, чтобы добиться поставленных целей? В связи с этим можно выделить следующие основные задачи, которые решает фирма в процессе плановой деятельности: 1) определяет цели, к достижению которых она стремиться в обозримый период и виды деятельности, которые для этого необходимы; 2) изыскивает требующиеся для этого материальные, трудовые, финансовые, информационные ресурсы и распределяет их в соответствии с потребностями; 3) обеспечивает формирование или изменение организационной структуры и системы управления, поступление и обработку информации; 4) повышает трудовую активность работников; 5) позволяет выбрать наиболее эффективный способ достижения целей, обеспечивает прибыльную работу; 6) создает основу контроля за деятельностью фирмы. Любое планирование ориентировано на будущее. Различают три подхода к планированию: 1) получил название удовлетворенческого; суть в том, что фирма ставит перед собой заведомо выполнимые цели, лишь бы их выполнение принесло хоть какую-нибудь прибыль; главная задача – элементарное выживание; 2) адаптационный; планирование построено так, чтобы не допустить снижение достигнутой прибыльности; 3) оптимизационный; создание оптимального плана; под силу только крупным фирмам; осуществляется с помощью экономико-математических методов; при этом от персонала требуются большая точность и согласованность в действиях. Поскольку все проблемы сразу решить нельзя, планирование представляет собой совокупность последовательных шагов в поисках оптимального решения. Планирование складывается из нескольких этапов: 1. Идет оценка экономической и политической обстановки, в которой действует фирма, изучаются возможности рынка, позиции конкурентов, потенциал фирмы и ее роль в отрасли, регионе и экономике страны. 2. Происходит постановка конкретных задач и выработка сроков их решения, вытекающих из целей. 3. Идет рассмотрение плановых предположений, т.е. ожидаемых характеристик ситуации, в которой должен выполняться план. Различают предположения внешние и внутренние. Внешние касаются общих социальных и экономических условий, направлений развития техники и технологии, состояние рынка сырья, оборудования, рабочей силы, инвестиций, валюты. Внутренние относятся к структуре фирмы, политике в области капитальных вложений, обновления производства. 4. Связан с выбором наиболее предпочтительного образа действий, исходя из имеющихся альтернатив. Выбрав одну из альтернатив фирма приступает к разработке планов.
Виды планов и принципы планирования. Свое завершение процесс планирования находит в системе планов. Выделяют три категории планов: 1) планы – цели – отражающие те рубежи, которые фирме необходимо достигнуть к концу соответствующего периода; 2) планы для повторяющихся действия, предписывающие их последовательность в стандартных ситуациях и обеспечивающие единообразие операций во всех подразделениях фирмы; 3) планы для неповторяющихся действий; они сложны, требуют для своего составления глубокого научного анализа; состоят из крупных детализированных программ. По срокам планы делятся на три группы: стратегические или долгосрочные; среднесрочные или тактические; краткосрочные или оперативные. Стратегический план представляет собой набор целей, отражающих главные направления ее деятельности – 5 лет и более лет. Среднесрочные конкретизируют стратегические – 3-5 лет. Оперативные планы определяют каждодневную загрузку оборудования, последовательность операций, расстановку людей – 1 год и менее. Принципы планирования: · «лучшее планирование - самопланирование» т.е. участие в планировании как можно большего числа работников; высшее руководство вырабатывает лишь основные цели; в подразделениях создаются плановые отделы; · непрерывность; планы корректируются под влиянием внешних и внутренних факторов; · координация и интеграция; координируются планы подразделений одного уровня, поскольку они связаны между собой; интегрируются процессы планирования на различных уровнях: от низового до высшего; · обеспечение условий достижения поставленных задач; планы должны быть реальными, выполнимыми; · первичность планирования; оно предшествует остальным управленческим функциям; · экономичность – достижение поставленных целей наиболее рациональным способом с учетом всех расходов. Фатхутдинов Р.А. пишет: «К принципам планирования считаем целесообразным отнести следующие: 1) преемственность стратегического и текущего планов, которая предусматривает, что состав текущих планов должен повторять основные разделы стратегии фирмы; 2) социальная ориентация плана, которая предусматривает решение наряду с техническими и экономическими проблемами проблемы обеспечения соответствия экологичности, безопасности выпускаемых товаров, а также показателей социального развития коллектива; 3) ранжирование объектов планирования по их важности; 4) адекватность плановых показателей реальной действительности; 5) согласованность плана с параметрами внешней среды; 6) вариантность плана, которая обеспечивается разработкой не менее трех альтернативных вариантов достижения одной и той же цели и выбора оптимального варианта, обеспечивающего выполнение цели с наименьшими затратами на ее разработку и реализацию; 7) сбалансированность плана – баланс поступления и распределения ресурсов; 8) экономическая обоснованность плана.»
Особенности стратегического планирования.
Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. Термин «стратегия» греческого происхождения, означает «искусство генерала». Термин стратегия имеет множество значений. Мы рассматриваем стратегию как детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей. Согласно Питеру Лоранжу (теоретик менеджмента) процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача – обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Он определяет четыре основных вида управленческой деятельности в рамках процесса стратегического планирования: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение. Характерные черты стратегического планирования: 1. Стратегия большей частью формулируется и разрабатывается высшим руководством, но ее реализация предусматривает участие всех уровней управления. 2. Стратегический план разрабатывается для перспективы всей корпорации, а не конкретного индивида. 3. Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. 4. Стратегический план придает фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей привлекать определенные типы работников. 5. Стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы не только оставаться целостными в течении длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию Процесс стратегического планирования включает: Миссия организации----- цели организации ----- оценка и анализ внешней среды ----- управленческое обследование сильных и слабых сторон ----- анализ стратегических альтернатив ----- выбор стратегии ----- реализация стратегии ----- оценка стратегии. Для оценки стратегического плана используются как количественные так и качественные критерии. К количественным относятся доля рынка, рост объема продаж, уровень затрат и эффективности производства, текучесть кадров, прибыль, курс акций, дивиденды. К качественным относятся расширение объема услуг клиентам, углубление знания рынка, использование возможностей. Стратегическое планирование приобретает смысл, когда оно реализуется. Реализация стратегии включает тактику, политику, процедуры, правила. Тактика – это краткосрочная стратегия. Особенности тактических планов: тактику разрабатывают в развитие стратегии; тактика вырабатывается на уровне руководства среднего звена; рассчитана на более короткий срок; результаты проявляются очень быстро и легко соотносятся с конкретными действиями. Политика – это общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей. Политика формулируется высшим руководством на длительный период времени. Процедуры – это описание действия, которое следует предпринять в конкретной ситуации. Правила точно определяют, что должно быть сделано в специфической ситуации. Правила и процедуры способствуют достижению целей организации следующим образом: 1) указывают работникам направление действий, которое должно способствовать достижению целей; 2) повышают эффективность путем исключения ненужных повторов процесса, приводящего к удовлетворительному решению; 3) дают возможность руководителям точно предвидеть что будут делать подчиненные в конкретной ситуации; 4) позволяют проводить точные сравнения с прошлыми результатами.
Индикативное планирование. Существует несколько подходов к определению понятий индикативного планирования. Во - первых, оно понимается как макропланирование при самостоятельности предприятий. Деятельность государственных предприятий осуществляется в условиях экономической самостоятельности, но с определенной ориентацией, установленной планом. Во- вторых, индикативное планирование представляет собой ориентирование частных предприятий на выполнение задач, формулируемых государством. Это своеобразный государственный заказ частным предприятием, который воплощен в государственные программы, ориентирующие их на выполнение таких программ в общегосударственных интересах. Здесь основная функция индикативного плана - информационно- ориентирующая и она выступает по сути как мотивационная. В- третьих, индикативное планирование содержит обязательные задания для государства и госсектора. В- четвертых, оно представляет собой механизм координации действий и интересов государства и других субъектов экономики. Именно координирующая функция индикативного планирования является основной. Одним из преимуществ Казахстана на постсоветском пространстве является использование одного из элементов экономического механизма как планирование. В стране созданы органы, занимающиеся вопросами разработок государственных программ и долгосрочных планов. Указом Президента РК от 13 октября 1999 г. создано Агентство по стратегическому планированию РК (как государственный орган, непосредственно подчиненный Президенту), Агентство РК по экономическому планированию, которое впоследствии было реорганизовано в Министерство экономики и торговли. Ныне функционирует Министерство экономики и бюджетного планирования. Казахстан имеет определенный опыт разработки индикативных планов. В частности, был разработан индикативный план социально-экономического развития РК на 1996-2000 гг. Он охватывал два этапа развития, в которых предусматривались макроэкономический аспект, внешняя политика, институциональные преобразования (приватизация, развитие рыночной инфраструктуры, развитие предпринимательского сектора). На втором этапе предусматривалось: активизация государственной поддержки структурной политики экономики, обеспечение положительного платежного баланса страны, всестороннее развитие широкой системы рынков, проведение активной социальной политики. Были определены важнейшие целевые индикаторы развития экономики и социальной сферы РК. Многие ориентиры плана были выполнены, в частности, рост внутреннего валового продукта, опережающее развитие нефтегазового сектора, высокие темпы привлечения инвестиций и др. Индикативное планирование выступает в качестве совокупности процедур согласования (координации) следующих видов. Макроэкономическое планирование – это современная научная категория, которая отражает экономическую реальность новейшего времени или интегрированный способ производства. Специфическим объектом макроэкономического планирования является расширенное воспроизводство, взятое как единство всех его фаз (производство, распределение, обмен и потребление). Макропланирование охватывает прогнозы, бюджетные планы, макропрограммы, разрабатываемые государством. Составляющими макропланирования являются бюджетно-плановое регулирование и государственное прогнозирование социально-экономического развития страны. Территориальное планирование как вид индикативного планирования охватывает те же процессы, что и на уровне государства, но осуществляемые на уровне региональных и местных властей. Мезопланирование – это разновидность индикативного планирования, охватывающее процессы, протекающие в отраслях, подотраслях, территорриально-производственных комплексах, крупных корпорациях и др
Вопросы для самоконтроля: 1. В чем суть стратегического планирования? 2. Каковы особенности тактического планирования? 3. Каковы принципы планирования?
Рекомендуемая литература Основная 1. Бердалиев К.Б. Менеджмент – Алматы: Экономика, 2005 2. Веснин В.Р. Основы менеджмента – М.: 1997 Дополнительная 1. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента – М., 1999 2. Осик Ю.М., Кушумбаев М.К. Практикум по Основам менеджмента. – Алматы, 2002.
|
