ВОПРОС № 4: Этапы подготовки к участию в работе ярмарок и выставок

Этапы подготовки к участию в работе ярмарок и выставок:

1. выбор выставки. Тем предприятиям, перед которыми стоит необходимость принять решение об участии в конкретной (уже отобранной из числа других) выставке/ярмарке, можно порекомендовать ответить на следующие вопросы:

• согласуется ли профиль предприятия с тематикой выставки/ярмарки;
• участвуют ли главные конкуренты предприятия в этой выставке/ярмарке;
• на сколько усилилась конкуренция в отрасли, которую представляет предприятие (внутренний и внешний рынки);
• появились ли у предприятия какие-либо новинки, которые бы хотелось презентовать на рынке;
• есть ли у предприятия заказчики, которых можно было бы привлечь участием в этой выставке/ярмарке;
• как согласуется время проведения выставки/ярмарки с планом производства и сбыта;
• предусмотрены ли в бюджете предприятия средства на участие в выставочных мероприятиях;
• ожидают ли заказчики предприятия его участие в этой выставке/ярмарке?

Если на все вопросы будут даны положительные ответы, можно считать, что решение об участии в конкретной выставке уже принято. Однако реальная ситуация часто довольно неопределенна, далеко не на каждый вопрос можно дать конкретный ответ.

Методика принятия решения об участии в выставке имеет следующую структуру:

• определение целей участия;
• выбор и оценка выставки/ярмарки;
• выбор способа участия (самостоятельное, групповое);
• составление сметы участия;
• определение готовности к участию.

2. подготовка к выставке.

Прежде всего, решаются вопросы подбора сотрудников для работы на стенде, их обучение, назначается ответственный за участие, составляется график подготовки к выставке, подбираются экспонаты, стенд, их транспортировка, при необходимости – страхование.

Следует добавить, что реклама выставки, как со стороны устроителей, так и со стороны экспонентов происходит в этот период. Подготавливаются и рассылаются приглашения потенциальным участникам, появляются рекламные сообщения в СМИ о предстоящем выставочном мероприятии.

Стенд как средство коммуникации предполагает решение таких важных моментов как его размеры, расположение, тип, проектировка, внешняя планировка, внутренняя структура, цветовое оформление, освещение, графическое, аудио-, видео-, визуальное оформление, художественное оформление стенда и расположение экспонатов. Важно определиться, что необходимо предприятию для конкретной выставки: изготовление индивидуального стенда, покупка готового, прокат или аренда стандартного стенда.

Оборудование. Если компания участвует более чем в четырех выставках в год, выезжает на выставки в различные регионы, проводит конференции или осуществляет новый проект, то мобильный выставочный стенд является решением многих выставочных проблем. Экспозиция на основе мобильного выставочного стенда может быть быстро развернута, многократно разобрана и собрана без поломок. Конструкции такого стенда производятся из пластика или легких металлов, укладываются в дорожные сумки и чехлы, что позволяет транспортировать их без дополнительной оплаты багажа.

Современные компактные секции легко приспособить для конкретных нужд, в будущем при необходимости их можно нарастить, добавив великое множество самых разнообразных деталей. В большинстве случаев они складываются для перевозки в автофургоне, а то и в багажнике легкового автомобиля. В период между выставками их можно хранить, занимая совсем немного места, или установить в холле или в демонстрационном зале.

После принятия решения об участии в выставке организация информирует оргкомитет выставки (ярмарки) о своем участии. Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положе­ниями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. После получения заявки в ответ по­сылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества мест при условии оплаты.

Также необходимо перечислить на расчетный счёт ведомства, под эгидой которого предполагается проведение выставки, денеж­ные средства на покрытие своей части расходов, связанных с орга­низационными работами. Оплата участия должна быть произведена в течение 5—10 дней. Подтверждение гарантирует получение базо­вого набора услуг. Параллельно с этим решаются вопросы:

1. определение концепции и объема участия организации в ра­боте выставки (ярмарки)

2. отбор и подготовка персонала для работы на выставке

3. разработка планов коммерческой работы, рекламы и прото­кольных мероприятий

4. определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов

5. установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги

6. страхование экспонатов и сотрудников

Следующий этап по подготовке к участию в выставке включает в себя разработку тематического плана своей экспозиции. Он вклю­чает в себя:

· разработку стендов организации с учетом выделенных площадей

· распределение экспонатов по тематическим разделам в соот­ветствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции

Далее разрабатывается окончательная смета участия организа­ции в выставке. Во время работы выставки надо проявлять макси­мум усилий по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией через активное интегрирование компонентов корпора­тивного паблик рилейшнз и рекламной работы.

После закрытия выставки, демонтажа ее экспозиций организаци­ей должны быть обязательно подведены итоги участия в выставке.

Подведение итогов может проходить по следующим пунктам:

1. анализ достижение целей участия

2. изучение объективных показателей: количество посетителей, участников, объем заключенных контрактов, налаживание новых каналов распределения и т.д.

3. анализ эффективности расходования средств на участие орга­низации в выставке

Данное подведение итогов позволит оценить целесообразность участия в выставке и выявит перспективы дальнейшего участия ор­ганизации в подобного рода мероприятиях.

Как и в «беспроигрышных» лотереях, на выставке четко работа­ет правило 1: 4. Это значит, что один покупатель, остановившийся около вашего стенда, — это четыре потенциальных клиента (его друзья, родственники, знакомые, сослуживцы, не попавшие с ним на выставку). Своего рода эффект «цепной реакции».

Для создания благоприятного мнения об услугах, предоставляе­мых организацией, и об участии в выставке можно размещать доб­рожелательные отклики в сетевом чате, интернет-конференции. Для выставочного бизнеса сеть Интернет — самый удобный для потенци­альных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. Для создания выставочного сайта следует решить следующие стра­тегические вопросы:

1. представить организацию тем потребителям, которые с ней еще не знакомы. Внести коррективы в общественное мнение по репутационному облику организации

2. сайт должен содержать информацию о деятельности организации, о предоставляемых услугах, корпоративные пресс-релизы, касающиеся участия в выставках

3. сайт должен обновляться раз в месяц

4. сайт должен соответствовать корпоративному стилю органи­зации

5. основная форма оценки полезности сайта — учёт его посе­щаемости, т.е. время суток посещения, вид посещения и последова­тельность просмотра информации

Также на web-сервере с участием маркетологов организации может быть создан виртуальный выставочный пресс-центр. Такой пресс-центр должен предлагать посетителю полезную информацию: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций, условия участия, программы семинаров, конференций для каждой выставки, в которой собирается или уже участвует ор­ганизация. Там же должен находиться архив пресс-релизов, воз­можно организованный в виде баз данных с функциями сортировки и поиска.

Следует помнить, что для многих потенциальных клиентов на­личие выставочных страниц в сети Интернет является свидетельст­вом солидности партнера, а по данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в сети Интернет свое представительство.

Таким образом, выставки-ярмарки интегрируют в себе ком­плекс коммуникационных каналов взаимодействия и потоков ин­формации между субъектами коммуникаций, устроителями и по­сетителями, которые также выступают в роли субъектов коммуни­кации.