Требования к составлению и оформлению документов

 

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т. д.).

Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты наносятся при изготовлении унифицированной формы документа (например, бланка), а переменные – при его составлении.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр.

При составлении и оформлении документов учитываются требования закона (ГОСТа) и сложившиеся традиции. Требования к построению «формуляра-образца» установлены общие для любых управленческих документов и соответствующие международным:

- форматы бумаги от A3 (297x420) до А6 (148x105) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки - не менее 20 мм, остальные поля - не менее 10 мм.

Для каждого формата устанавливается два варианта расположения реквизитов - угловое (рис. 3.1) и продольное. На приведенном образце отмечены границы расположения реквизитов и номера реквизитов обозначены цифрами.

 

 

Рис. 3.1. Формуляр- образец оформления документа формата А 4

с угловым расположением реквизитов

 

При составлении документов необходимо учитывать некоторые требования к основным реквизитам.

Государственный герб (01) используется лишь теми учреждениями, которые в соответствии с действующим законодательством имеют на это право.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об органи­зации).

Код организации (04) проставляют по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа (05) проставляют по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (06) является собирательным обозначением автора документа, так как на практике автором может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. На документе наименование организации, являющейся его автором, должно писаться полностью и соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Справочные данные об организации (07) включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

Наименование вида документа (08) должно быть на каждом документе (кроме письма), оно помогает определить назначение документа и степень обязательности выполнения его требований, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, АКТ и т.д;

Датой (09) большинства документов является дата его подписания или утверждения, но, например, для протокола, акта — это дата проведения мероприятия, заседания.

Даты в документах оформляются цифровым способом в такой последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 02.09.2003 или же в соответствии с международным стандартом: 2003.09.02. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты простав­ляются часы и минуты: 2003.09.02 14.45. Допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат (например, 2 сентября 2003 г.) в основном в документах, содержащих сведения финансового характера, актах, протоколах, приказах.

Регистрационный номер (индекс) документа (10). Индекс состоит из следующих составных частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа: например, регистрационный индекс 6-10/216 включает: 6 – индекс структурного подразделения; 10 – индекс (номера) дела (тематического комплекса); 216 – порядковый номер исходящего документа.

Ссылка на индекс и дату документа (11) включает индекс и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания (12) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию

Адресат (14), т.е. учреждение, организация, предприятие или лицо, которому направляется данный документ.

Например:

Если документ адресуется руководителю организации:

Машиностроительный завод им. Петровского

Начальнику транспортного цеха Петрову В.Д.

Если документ адресуется частному лицу:

327025, Николаев-25,

Киевское шоссе, 67, кв. 45

Нестеренко А.Е.

На документах, отправляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается.

На бланке делового письма указывается не более четырех почтовых адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не проставляется. Если письмо нужно направить более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку. В соответствии со списком на рассылку на каждом экземпляре письма печатается один адрес.

Гриф утверждения (15). Утверждение – это особый способ удостоверения документа после его подписания, согласования и визирования. Утверждение документа производится двумя способами: оформлением утверждающей подписи на самом документе или изданием другого распорядительного документа (постановления, решения, приказа). Оба способа имеют одинаковую силу.

Элементами грифа утверждения являются: слово «УТВЕРЖДАЮ»; наименование должности; личная подпись и ее расшифровка; дата.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главного инженера

(личная подпись) И.О. Фамилия

10.09.2003

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по следующей форме:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом министра

от 22.10.2003 № Н-124

Резолюция (16). Указания по исполнению документа даются в форме резолюции руководителя учреждения или структурного подразделения. В состав резолюции включается, как правило, следующие обязательные элементы: указание исполнителю (или исполнителям); содержание действий; срок исполнения (в необходимых случаях); личная подпись руководителя; дата резолюции.

Заголовок к тексту (17). Все служебные документы, независимо от их вида, назначения и содержания, должны иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?». Заголовок должен быть максимально коротким и точным, например: «об изменении …», «о приеме на работу», «о выделении …», «об отмене …»… и т.п.

Отметка о контроле (18) - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа (19). Он является основным реквизитом документа. При подготовке текста документа необходимо соблюдать следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.

При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:

1) тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части – выводы, просьба, предложения, решения, распоряжения. Эти две части легко выделить даже и тогда, когда текст состоит из одной фразы. Например:

Для завершения монтажа оборудования просим командировать с 11 ноября специалиста по котельному оборудованию.

В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявле­ния - просьбу без мотивировки, докладные записки — оценку фактов, выводы и т.п.

2) документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т.д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты). Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа;

3) текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований. При подготовке текстов документов рекомендуется заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении); использовать прямой порядок слов в предложении; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы («утвердить», «обязать», «отменить»); заменять местоимения существительными;

4) в тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Отметка о наличии приложения (20) оформляют по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1», «Приложение 2» и т.д.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Подпись (21). Документ подписывается руководящими работниками учреждения или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательным или иными правовыми актами. Этот реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки без кавычек и скобок.

Например:

Начальник технического отдела

службы перевозок Куйбышевской ж.д. (личная подпись) А.Н. Бояринов

При оформлении документа на бланке наименование организации в реквизите «подпись» не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Когда документ подписывается несколькими должностными лицами одного иерархического уровня, их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Гриф согласования (22). Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование может оформляться грифом согласования, справкой согласования или предоставлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» и должен включать в себя следующие элементы: слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату.

Например:

«СОГЛАСОВАНО

Главный инженер службы

перевозок Куйбышевской ж. д.

(личная подпись) И.А. Иванов

05.07.2003»

Визы согласования (23). Разновидностью внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

Главный бухгалтер

(личная подпись) И.А. Сонина

12.09.2003

Печать (24) ставится на наиболее важных документах. Необходимость печати определяется различными нормативными актами. При заверении документа печатью ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ (но не подписи).

Отметка о заверении копий (25). Копия есть документ, возникший в результате воспроизведения текста другого документа с заменой или изменением носителя, но воспроизводящий точно содержание и внешние признаки исходного документа. Копии могут заверяться, а могут и не заверяться.

Копии, получаемые в результате использования фотографии, ксерокса, факсимильной связи, не требуют дополнительного заверения их подлинности.

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, проставляемых в нижнем левом углу оборотной или лицевой стороны последнего листа документа. Ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведе­ния об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

Отметка для автоматического поиска документа (29), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит имя диска, директории и файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.