Организация как функция управления

Чтобы деятельность организации была эффективной, каждый ее член должен точно знать свои функции. Любая коллективная дея­тельность предполагает совместные действия разных людей, направ­ленные на достижение общих целей. Если эти люди не были должным образом организованы, то и их действия не будут эффективными.

Под организацией производства понимают распределение власт­ных полномочий по разным уровням управленческой иерархии. В про­цессе работы возникает необходимость принимать решения, и именно поэтому в организациях право решать некоторые вопросы отдают кон­кретным должностным лицам. Это существенно упрощает деятельность, поскольку каждый работник знает, кто должен принимать решение по тому или иному вопросу.

Организация — крайне важная функция менеджмента, поскольку благодаря ей предприятие или фирма превращаются в единый орга­низм, способный слаженно действовать в любых ситуациях. От того, насколько прочны связи между подразделениями и отдельными ра­ботниками, насколько слаженно действуют объединяющие их меха­низмы, зависит, будет ли деятельность организации успешной.

Организация предполагает решение по меньшей мере двух задач, изложенных ниже.

1. Делегирование полномочий (права принимать решения и исполь­зовать ресурсы) конкретным работникам.

Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда начальник берет на себя всю полноту ответственности. В этом случае находящиеся в его подчинении работники вынуждены обращаться к нему по каждому вопросу. Естественно, подобное сосредоточение властных полномочий может себе позволить только уверенный в себе человек, считающий себя (и действительно являющийся) высококомпетентным. Однако та­кая организация работы далеко не всегда оптимальна. Конечно, она дает руководителю возможность удовлетворить свои амбиции, а подчи­ненные в такой ситуации могут снять с себя всю ответственность. Тем не менее более рациональным было бы равномерное распределение полномочии: руководителю необходимо делегировать некоторые из своих обязанностей подчиненным, то есть дать им право самостоя­тельно решать некоторые вопросы.

Психологи утверждают, что в оптимальном случае у любого руко­водителя должно быть не более семи подчиненных. Если количество подчиненных не превышает этой цифры, руководитель может хорошо узнать их и учитывать их особенности при распределении заданий. Когда количество работников превышает указанное число, контакты становятся поверхностными, что сказывается на качестве работы. Сле­довательно, иерархичное устройство управленческих систем представ­ляет собой неизбежность, обусловленную психологическими особенно­стями людей.

По этой причине необходимо обеспечить следующие условия:

• менеджер должен быть в состоянии проконтролировать выполнение работы всеми своими подчиненными, другими словами, в его подчинении должно находиться такое коли­чество работников, чтобы осуществление контроля было воз­можным;

• руководитель должен отвечать за поступки своих подчинен­ных.

2. Приспособление организационной структуры к задачам, которые должна решать организация. Чтобы достигнуть этого, необходимо обес­печить следующие условия:

• каждый работник должен иметь только одного начальника, в ином случае он может получать противоречащие друг другу распоряжения, что очень осложняет работу и может привести к внутреннему конфликту (принцип прямой соподчиненности);

• все подразделения должны действовать в интересах предприя­тия, то есть содействовать достижению стоящих перед ним це­лей;

• подразделение или управляющий орган должны создавать­ся для выполнения конкретной функции — придумывание фун­кции «под человека» недопустимо;

• в сочетание свободы и ответственности должно быть оптималь­ным;

• кроме того, необходимо, чтобы количество распоряжений уравновешивало количество решений, принимаемых работни­ком самостоятельно (принцип эластичности организационной структуры). При этом уровень ответственности должен соответ­ствовать уровню полномочий: недопустимо налагать на работ­ника ответственность за действия, если у него практически нет свободы действия, и наоборот, нельзя освобождать работника от ответственности, если ему даны значительные полномочия.