Подготовка и передача документов в архив организации

 

196. При подготовке дел ЗАО «Полет» к передаче в архив организации обнаружились повреждения ряда документов. Поврежденные документы были изъяты, и на их место вложены листы бумаги, на которые перенесли ряд реквизитов поврежденных документов: название вида документа, его дату и номер, краткое содержание и т.д. Листы, содержащие сведения о документах, были подписаны секретарем директора Общества Новиковой Е.М., которая отвечала за оформление дел.

Однако заведующая архивом отказалась принять дела с изъятыми документами и потребовала заменить поврежденные документы их копиями.

Должна ли Новикова Е.М. выполнить это требование?

В каких случаях можно допустить хранение в архиве Общества не подлинников, а копий документов и требуется ли в этом случае их дополнительное оформление?

 

197. Проверяя дела с документами постоянных сроков хранения перед передачей в архив ЗАО «Салют», инспектор по делопроизводству Москвина И.А. обнаружила, что в одном из дел нет двух документов. Выяснилось, что документы выдавались одному из специалистов отдела во временное пользование и были им потеряны.

Москвина И.А. составила акт, в котором указала причину утраты документа. Однако руководитель отдела отказался подписать акт, т.к. посчитал, что он не нужен. По его мнению, следовало вложить в дело сохранившиеся копии утраченных документов и указать их наличие во внутренней описи.

Как следует поступить инспектору по делопроизводству в данном случае?

В каком нормативно-правовом источнике содержатся нормы, регулирующие порядок передачи в архив акционерного общества дел в случае утраты документов?

 

198. Большая часть входящих и исходящих документов организации представлена в электронной форме. При подготовке дел к передаче в архив встал вопрос о том, в каком виде их нужно сдавать и как проводить подготовку.

Руководитель службы ДОУ Кондратьева Л.С. предложила перенести документы с жесткого диска компьютера на оптические диски и передать их в архив. Однако, по мнению заведующей архивом Тучковой М.Е., электронные документы следовало перевести в традиционную бумажную форму, сформировать из них дела и оформить их в установленном порядке. Свой отказ принять на хранение документы в электронной форме она объяснила тем, что сложно определить сроки хранения таких документов, и не известно, по какой форме должна быть составлена их опись.

Какая форма описи должна использоваться в данном случае и как можно определить сроки хранения документов в электронной форме?

 

199. На основании докладной записки заведующей архивом Громовой Г.К. руководитель организации потребовал от секретаря одного из отделов Шаповаловой В.Г. представить письменные объяснения причины, по которой она нарушила график передачи документов в ведомственный архив.

Шаповалова В.Г. объяснила, что были допущены ошибки в нумерации листов нескольких дел. Несмотря на то, что ошибок было немного, ей пришлось просматривать дела, зачеркивать все номера листов и проставлять их заново. Новая нумерация потребовала также замены заверительных надписей в делах, т. к. в них должно было также указано точное количество пронумерованных листов. Эти операции заняли очень много времени, поэтому график передачи дел в архив был нарушен.

Можно ли посчитать такое объяснение обоснованным?

Что следует предпринять, если обнаружились ошибки в нумерации листов дела?

 

200. Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя Мирошниченко Н.В. подготовила дела, содержащие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет) сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены, о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены регистрационно-контрольные карточки на все эти документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив).

Все дела были подшиты Мирошниченко Н.В. в твердую обложку, листы документов пронумерованы. В каждом деле была составлена заверительная надпись, указывающая на общее количество листов включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел.

Мирошниченко Н.В. внесла дела в две описи: в опись дел постоянного хранения – соответственно дела с документами постоянного хранения; в опись дел временного хранения – вначале дела с документами со сроком хранения свыше 10 лет, затем дела с документами со сроком хранения от 5 до 10 лет.

Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным требованиям? Какими документами должна была руководствоваться Мирошниченко Н.В., выполняя эту работу?

 

201. Чтобы избежать утери документов, при формировании дел секретарь подразделения Климова Т.М. подклеивала в каждую папку лист бумаги, на который она вносила сведения о каждом подшитом в деле документе. В состав сведений включались следующие реквизиты:

а) номер и дата документа;

б) краткое содержание;

в) корреспондент или адресат (для входящих и исходящих документов);

г) фамилия подписавшего документ должностного лица;

д) исполнитель.

В конце проставлялось общее количество включенных в дело документов.

Можно ли считать перечень этих сведений внутренней описью дела?

На каком этапе работы с документами должна составляться внутренняя опись и в чем ее назначение?

 

202. Дело было сформировано в информационно-рекламном отделе ЗАО «Консалтинг». Индекс информационно-рекламного отдела по классификатору подразделений ЗАО «Консалтинг» ­– 06.

В деле были сгруппированы протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа Общества – правления. Заголовок дела помещался в номенклатуре под номером 10, там же был определен срок его хранения – постоянный.

Оформите обложку дела в соответствии с представленными данными и определите, какие дополнительные сведения необходимы для ее полного оформления.

Какими документами определяются перечень сведений, выносимых на обложку дела, порядок их расположения и правила заполнения?

 

203. Структурным подразделением в архив организации были переданы на хранение дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения. Дела передавались по двум описям: по описи дел постоянного хранения и по описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи, сгруппированные в отдельное дело, хранились в архиве вместе с делами структурного подразделения. После истечения сроков временного хранения соответствующие дела весте с описями были уничтожены. Описи дел постоянного хранения вместе с делами были оставлены на постоянное хранение.

Определите, были ли соблюдены правила хранения описей дел в архиве организации.

 

204. ЗАО «Вымпел» не имеет внутренней организационной структуры. Объем его документооборота составляет около 5 000 документов в год. В секретариате, который является службой делопроизводства Общества, считают, что в такой небольшой организации не обязательно составлять опись дел. Для передачи дел, законченных делопроизводством, на дальнейшее хранение в ЗАО «Вымпел» используют так называемую выписку из номенклатуры дел. В нее включают дела с постоянными и долговременными сроками хранения, делая выборку из номенклатуры дел организации. Эта выписка хранится в архиве вместе с делами и является основным архивным учетным документом и справочным документом.

Является ли опись обязательным документом для любых организаций, в т.ч. для акционерных обществ?

 

205. Составляя опись дел своего подразделения, секретарь перенесла в нее сведения из номенклатуры дел, ничего не меняя. В графу «Индекс дела» были занесены присвоенные делам в номенклатуре индексы. Формулировки заголовков дел и очередность их расположения точно соответствовали номенклатуре дел. Также остались без изменения сроки хранения дел.

Каждое дело (заголовок дела) было внесено в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состояло из нескольких томов, их количество было указано в скобках под заголовком. Например:

5. 03-05 «Переписка с компанией «Корн» о поставке продукции» (т. 1, т. 2)

6. 03-06 «Переписка с компанией «Снежана» о поставке продукции»

В графу «Крайние даты» были внесены даты первого и последнего документов в деле или дата первого документа в первом томе и последнего документа в последнем томе, когда дело состояло из нескольких томов.

Количество листов также подсчитывалось суммарно по всем томам дела.

Какие правила составления описи были нарушены в данном случае?

Объясните, что означает требование составления описи дел на основе номенклатуры дел.

 

206. Опись дел структурного подразделения была согласована с руководителем службы делопроизводства и с экспертной комиссией организации, завизирована составителем – секретарем подразделения, подписана руководителем подразделения и утверждена руководителем организации.

Был ли соблюден порядок оформления описи структурного подразделения? Какими документами следует руководствоваться при составлении и оформлении описей дел?