СокращенияBSC – Balanced Scorecard (сбалансированная система показателей) IDEF – ICAM Definition. ICAM – сокращение от Integrated Computer Aided Manufacturing (Интегрированное компьютеризированное производство) KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффективности) SADT – Structured Analysis & Design Technique (методология структурного анализа и проектирования), лежит в основе создания стандарта моделирования IDEF СМК – система менеджмента качества ССП – сбалансированная система показателей ТМЦ – товарно-материальные ценности
Исходные данные для разработки системы управления организации
Создавать с «нуля» или реформировать систему управления организацией можно только после того, как станет ясна наивысшая цель организации. Она нужна для принятия правильных с точки зрения ее достижения решений о внутреннем устройстве и принципах функционирования организации. Кто ее задает? Или кто ставит цель перед организацией? Очевидно, что таким лицом является собственник компании (или группа собственников, или акционеры) и только он. Можно бесконечно долго говорить о миссии компании по отношению к клиентам или о социальной ответственности, но истинная цель организации – удовлетворение потребностей собственника. К нему и предстоит отправиться за ответом на этот вопрос. Самое главное при этом действительно получить информацию о наивысшей цели, а не о целях более низкого уровня. Иначе это может привести к ситуации, когда в процессе проектирования приходится решать вовсе не те задачи, которые на самом деле хочет решить собственник. Цели, которые может поставить собственник в зависимости от своих потребностей, можно разделить на три типа: Финансовые цели Самый простой вид целей. Примеры формулировок: - Генерация заданного уровня прибыли в квартал. - Генерация совокупной прибыли в размере N за 5 лет. - Достижение компанией стоимости в размере N при продаже потенциальному покупателю. - Достижение заданной котировки акций на заданной фондовой бирже. Системные цели Цели, которые должна достигать организация для обеспечения функционирования системы более высоко уровня. Например, если компания сталкивается с отсутствием необходимого количества грамотных специалистов той профессии, которая жизненно важна для ее бизнеса, она создает своё учебное заведение. Перед этим учебным заведением ставится цель: «Подготовка необходимого количества специалистов в год». Личные (психологические) цели Личные цели собственника лежат в области его психологии и базируются на его потребности в саморазвитии, общественном признании, положении в своей социальной группе и т.п. Это самые сложные для выявления и формализации цели, потому что, как правило, человек предпочитает о них не говорить. Выражаться они могут, например, так: «Хочу стать самым известным на рынке продавцом алкогольных напитков, при этом финансовые цели не интересны – главное, чтобы мы не работали в убыток». Такую цель желательно привести к более формализованной цели, например, «Захват заданного процента рынка». Для полной формализации цели необходимо задать показатели ее достижения. Показатель определяет, насколько мы приблизились к выполнению цели. Например, если поставлена цель «Генерация заданного уровня прибыли в квартал», то показателем достижения этой цели будет «Прибыль в квартал». Показатели должны: Быть измеримыми; Иметь заданные целевые значения. Определившись с наивысшей целью, необходимо разработать стратегию ее достижения – стратегию организации. Стратегия – совокупность взаимосвязанных мероприятий и решений, определяющих приоритетные направления затрат ресурсов и усилий предприятия по достижению заранее определенных и согласованных с собственником целей. Стратегия дает ответ на вопрос, как добиться поставленных целей. (Принципы разработки стратегии опускаем, эта тема достаточно освещена в литературе). Из стратегии должны следовать основные требования к системе управления: - стратегические цели, являющиеся декомпозицией наивысшей цели организации (количество уровней зависит от детальности проработки стратегии), целевые значения показателей для определения верхнего уровня системы целей организации. уровни управления (монопредприятие, холдинг – управляющая компания и набор производственных единиц, корпоративный центр – набор холдингов) – для определения верхнего уровня организационной структуры организации.
Основные элементы системы управления
Управлять – значит приводить объект управления в целевое состояние. Исходя из этого определения, можно выделить основные элементы системы управления организацией. Организация управляет целым рядом объектов управления (подробнее о них будет сказано ниже). Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой (Рис.1).
Рис.1. Элементы системы управления Необходимо помнить, что при проектировании системы управления должен быть провозглашен примат деятельности над организационной структурой. Иными словами, в ходе проектирования дается ответ не на вопросы «что делает то или иное подразделение», а «что должно делаться для достижения той или иной цели и кем». Исходя из состава элементов системы управления и их логической взаимосвязи, последовательность проектирования системы управления «с нуля» выглядит следующим образом: 1. Формулирование наивысшей цели организации 2. Разработка стратегии ее достижения 3. Формирование верхнего уровня системы целей и показателей 4. Определение объектов управления 5. Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей 6. Проектирование организационной структуры 7. Формирование регламентирующей и методической документации 8. Автоматизация системы управления (при необходимости) При совершенствовании существующей системы управления речь может идти не о перепроектировании с «нуля», а о последовательной корректировке элементов системы управления в соответствии с указанной последовательностью шагов. Пункты 1, 2 и 3 были рассмотрены в предыдущей лабораторной работе. В качестве примера рассмотрим набор типовых объектов управления организации и подход к выделению бизнес-процессов верхнего уровня. Любая организация должна управлять следующими основными объектами (Рис.2): 1. Собственник 2. Потребитель 3. Продукт 4. Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги) 5. Поставщик 6. Производственно-технологическое оборудование (ПТО) 7. Объекты инженерно-технической инфраструктуры (ОИТИ) 8. Рабочая сила (персонал) 9. Капитал
Рис.2. Элементы системы управления Следует отметить, что на ранних фазах развития организации управление некоторыми объектами имеет низкое значение (например, собственником, если он является первым лицом компании, т.е. находится внутри системы управления), такие объекты могут не рассматриваться для упрощения проектирования системы управления, но это не значит, что они в принципе отсутствуют. Задачей системы управления является перевод объектов управления из начального естественного состояния в конечное, необходимое для получения заданных результатов деятельности и достижения целей организации:
При этом система управления организации, в свою очередь, также является объектом управления, но более высокого уровня. Организация должна определять цели, проектировать бизнес-процессы и организационную структуру на регулярной основе, переводя систему управления из состояния «неэффективная» в состояние «эффективная». В качестве инструмента для описания деятельности по управлению используется процессный подход. Процессный подход - подход к анализу и синтезу деятельности организации, основанный на выделении составляющих деятельность бизнес-процессов. В соответствии с выделенными объектами управления выделяются бизнес-процессы верхнего уровня:
Применяемые в управлении техники и методики, такие как система менеджмента качества, бюджетирование, CRM и прочие, являются способами организации бизнес-процессов. Поэтому рекомендуется сразу встраивать необходимые техники и методики в модель бизнес-процессов. Для пользователей систем Business Studio и BIZDIAGNOSTICS Группа компаний «Современные технологии управления» разработала следующие типовые структуры бизнес-процессов:
Разработанные структуры бизнес-процессов могут быть взяты за основу при разработке модели бизнес-процессов компании. Структуры бизнес-процессов можно загрузить в любую базу данных Business Studio из файлов: - «Типовая структура бизнес-процессов – Производство (Business Studio).xml», - «Типовая структура бизнес-процессов – Оказание услуг (Business Studio).xml», - «Типовая структура бизнес-процессов – Проектная деятельность (Business Studio).xml», - «Типовая структура бизнес-процессов – Банк (Business Studio).xml», - «Типовая структура бизнес-процессов – Управляющая компания (Business Studio).xml». Указанные файлы прилагаются к методике и находятся в папке «Документация» в каталоге установки программы.
Регламентирующая и методическая документация
Разработанные элементы системы управления необходимо зафиксировать в регламентирующей документации для обеспечения необходимого уровня формализации. Полученные документы используются как рабочая документация сотрудников и для проведения аудитов СМК. Выделяются три основных вида регламентирующей документации (Рис.3): 1. Регламенты бизнес-процессов (в т.ч. регламенты процедур, используемые в Business Studio) 2. Положения о подразделениях 3. Должностные инструкции Дополнительно к перечисленным видам документации могут применяться методики, формализующие алгоритмы и правила выполнения отдельных работ. Они используются в тех случаях, когда заранее известно, что при выполнении определенного вида работы должны использоваться только одни и те же правила. Методики позволяют сделать наиболее критичные и важные работы человеконезависимыми – при смене сотрудника работа будет выполняться одинаково.
Рис.3. Структура регламентирующей документации Business Studio позволяет осуществлять выполнение следующих этапов по проектированию системы управления: - Формирование верхнего уровня системы целей и показателей; - Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей; - Проектирование организационной структуры; - Формирование регламентирующей документации. Также Business Studio может быть использована в проекте автоматизации системы управления – в части разработки технического задания на автоматизацию и формирования инструкций пользователям.
|
