Формирование организационной структуры в Business Studio

При проектировании организационной структуры Business Studio позволяет:

Сформировать иерархическую организационную структуру.

Построить организационные диаграммы для организации и отдельных подразделений.

Заполнить необходимые параметры элементов справочника «Субъекты».

Провести расчет необходимого количества сотрудников.

Субъекты сформированной организационной структуры необходимы для назначения Владельцев, Исполнителей и Участников процессов.

Формирование иерархической организационной структуры может происходить в справочнике «Субъекты» в Навигаторе и с помощью организационной диаграммы.

При формировании оргструктуры в справочнике «Субъекты» создается иерархический перечень должностей и подразделений компании (Рис.48).

Рис.48. Справочник «Субъекты»

Типы субъектов

В справочнике «Субъекты» предусмотрено создание субъектов четырех типов, описание которых приведено в Табл. 13.

Табл. 13. Типы субъектов организационной структуры

Название	Изображение элемента	Назначение
Должность		Обозначает должность, занимаемую сотрудником или несколькими сотрудниками.
Подразделение		Обозначает структурное подразделение организации (Департамент, Управление, Отдел, Бюро, Группа).
Роль		Роль – группа должностей или подразделений (например, Руководители подразделений, Производственные подразделения), выполняющих идентичные действия в рамках процесса/процедуры. Возможно два варианта использования Ролей: 1. Все субъекты Роли выполняют процесс одновременно, например «Согласование договора». 2. Субъекты Роли являются Исполнителями одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности (например, для процесса «Продажи» может использоваться продуктовое разделение). В этом случае дополнительно заполняется и выводится в регламенты параметр «Предмет деятельности». Предмет деятельности обозначает предмет деятельности сотрудника или подразделения. В качестве предмета деятельности может быть выбран любой объект системы, но значения рекомендуется заводить в справочнике «Управление − > Направления деятельности».
Внешний субъект		Внешний субъект – внешняя организация или её представитель (поставщик, клиент, государство). Используется для обозначения Исполнителя (Владельца или Участника) процесса, когда Исполнителем (Владельцем или Участником) процесса является субъект, внешний по отношению к организации.

 

В справочнике «Субъекты» для группировки субъектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях, необходимо использовать специальный элемент «Папка».

Типы связей субъекта

Каждый субъект организационной структуры обладает связями с одним или несколькими субъектами, т.е. может являться руководителем, а может подчиняться другому субъекту. При этом различают прямое и функциональное подчинение.

Прямое подчинение – это непосредственное подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) ближайшему другому субъекту (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.

С помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».

Функциональное подчинение – это подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) другому субъекту в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту только по функциональным вопросам деятельности подчиненного субъекта.

Информация о прямом и функциональном подчинении отражается в Должностной инструкции и Положении о подразделениях.

Помимо прямой и функциональной связи двух субъектов в Business Studio предусмотрены связи Роли и субъектов, входящих в ее состав, а также вспомогательные связи, используемые при построении произвольных организационных диаграмм (Табл. 14).

Табл. 14. Типы связей субъектов

Прямое название типа связи	Обратное название типа связи	Назначение связи
Прямо подчиняется	Имеет в прямом подчинении	Связь используется, если необходимо установить прямое подчинение между двумя субъектами.
Функционально подчиняется	Имеет в функциональном подчинении	Связь используется, если необходимо установить функциональное подчинение между двумя субъектами.
Связан с	Имеет вспомогательную связь с	Связь используется, если на диаграмме необходимо показать подчинение между двумя субъектами, не влияющее на подчинение в организационной структуре.
Входит в роль	Включает в себя	Связь используется, если необходимо отразить данные о том, что субъект входит в роль или роль включает в себя субъектов.

 

Правила формирования организационной структуры

Должность, подчиненная вышестоящей должности, вводится в справочник как дочерний элемент для вышестоящей должности (на Рис.49 Зам. директора по снабжению подчиняется Генеральному директору).

Рис.49

Допускается два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:

а) Руководитель находится выше возглавляемого подразделения на один уровень по иерархии (на Рис.50 Зам. директора по снабжению находится над Отделом снабжения, который он возглавляет):

Рис.50

б) Рекомендуемый способ: руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения (на Рис.51 Директор департамента продвижения и продаж находится внутри подразделения, которое он возглавляет − Департамент продвижения и продаж):

Рис.51

Построение организационной диаграммы

В Business Studio существует 2 подхода к формированию организационной диаграммы:

Организационная структура сразу строится на организационной диаграмме (Рис.52). При этом в процессе рисования диаграммы необходимая иерархия подразделений и должностей создается в Навигаторе в справочнике «Субъекты» после сохранения организационной диаграммы.

Организационная структура формируется в Навигаторе в справочнике «Субъекты», и на ее основе автоматически формируется организационная диаграмма.

 

Рис.52. Организационная диаграмма

 

Используемые графические символы

Название	Графический символ	Описание
Должность		Должность обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название Должности.
Подразделение		Подразделение обозначается прямоугольным блоком с жирной границей. Внутри каждого блока помещается название Подразделения.
Роль	Рис.53	Роль изображается при помощи рамки с закругленными углами. Субъекты, помещенные в рамку Роли автоматически попадают в список «Субъекты» роли, в котором можно задать «Предмет деятельности» для каждого субъекта.
Внешний субъект		Внешний субъект обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название Внешнего субъекта.
Прямое подчинение	Рис.54	Связь прямого подчинения одного субъекта другому. По умолчанию обозначается сплошной линией черного цвета. На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения.
Функциональное подчинение	Рис.55	Связь функционального подчинения одного субъекта другому. По умолчанию обозначается пунктирной линией черного цвета со стрелкой на конце. На организационной диаграмме один субъект может функционально подчиняться нескольким субъектам.
Вспомогательное подчинение		Связь вспомогательного подчинения одного субъекта другому. По умолчанию обозначается сплошной линией голубого цвета.. Используется для построения произвольных организационных диаграмм. На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения.

 

На организационной диаграмме может быть отображена любая часть организационной структуры. На оргдиаграмму могут вноситься визуальные улучшения. При последующих открытиях оргдиаграмма всегда открывается в актуальном состоянии.

На Рис.56 изображено, что Ведущий инженер прямо подчиняется Руководителю проекта, но в то же время функционально подчиняется Начальнику инженерно-технического отдела.

Рис.56. Фрагмент диаграммы организационной структуры Производственного отдела

Используя вспомогательные связи, можно построить произвольные организационные диаграммы. Это удобно при работе с крупными организационными структурами. Например, может быть построена организационная диаграмма только из подразделений или только из должностей с использованием вспомогательных связей. Также можно построить диаграмму, на которой будут изображены организационные ветви только до уровня руководителей подразделений без нижележащих субъектов (Рис.57).

Рис.57. Организационная диаграмма (до уровня руководителей подразделений)

 

Также на диаграмме можно отобразить части других организационных структур. Например, можно построить диаграмму, на которой будут изображены только часть подразделений компании, их связь с филиалами и организационные структуры самих филиалов до заданного уровня (Рис.58).

Рис.58. Организационная диаграмма компании с ее филиалами

 

На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. Функционально один субъект может подчиняться нескольким субъектам.

При необходимости на диаграмме можно изменить тип подчинения субъектов: прямое подчинение можно сменить на вспомогательное, вспомогательное – на прямое. При смене вспомогательного подчинения на прямое необходимо помнить, что такая схема может привести к изменению иерархии субъектов в Навигаторе системы, т.к. с помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».

Любую организационную диаграмму можно отформатировать в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Подробнее про построение организационной структуры и ее диаграммы в Business Studio см. Руководство пользователя (глава 5 «Организационная структура»).

Заполнение параметров субъектов

В Табл.15, Табл.16 и Табл.17 приведены основные параметры, которые необходимо заполнить для получения документов, регламентирующих деятельность подразделения и его сотрудников.

Для получения подробных документов «Положение о подразделении» и «Должностная инструкция» необходимо детально описать модель бизнес-процессов и назначить Владельцев, Исполнителей и Участников выделенных процессов. При проектировании системы управления компании модель бизнес-процессов формируется постепенно в течение длительного времени. При необходимости получить заполненные документы, регламентирующие деятельность подразделений и сотрудников, уже на начальном этапе проектирования системы управления компании рекомендуется использовать параметры «Задачи» и «Функции» Подразделения и параметры «Обязанности» и «Ответственность» Должности. Данные параметры предназначены для хранения статической информации, которая выводится в регламентирующую документацию. По мере формирования модели бизнес-процессов и назначения Владельцев, Исполнителей и Участников выделенных процессов в регламентирующую документацию будет добавляться всё больше деталей о задачах, функциях, обязанностях и ответственности Должностей и Подразделений из модели, и статическую информацию из параметров можно будет удалять.

 

Табл.15. Параметры субъекта

Параметр	Описание	Регламентирующие документы, в которых используется	Разделы документов
Название	Наименование субъекта.	Используется во всех регламентирующих документах.	Используется во всех разделах регламентирующих документов.
Параметры подразделения	Перечень параметров подразделения, приведен в Табл.16.	См. Табл.16.	См. Табл.16.
Параметры должности	Перечень параметров должности, приведен в Табл.17.	См. Табл.17.	См. Табл.17.
Процессы	Список процессов, Исполнителем, Владельцем или Участником которых является субъект.	Используется во всех регламентирующих документах.	Используется во всех разделах регламентирующих документов.
Сотрудники	Список сотрудников (физических лиц), поставленных в соответствие субъекту.	Должностная инструкция	Лист ознакомления
Нормативно-справочные документы	Список документов, которыми должен руководствоваться субъект дополнительно к документам, указанным в модели бизнес-процессов.	Положение о подразделении Должностная инструкция	1.3. Документация
Субъекты	Все субъекты, входящие в состав текущего субъекта в том случае, если тип субъекта – Роль (Табл.18).	См. Табл.18.	См. Табл.18.

 

Табл.16. Параметры субъекта Подразделение

Параметр	Описание	Правила заполнения	Регламентирующие документы, в которых используется	Разделы документов
Руководитель подразделения	Субъект – руководитель подразделения.	Параметр представляет собой ссылку на элемент класса «Субъекты».	Положение о подразделении	Лист согласования 1.1. Руководитель подразделения 1.5. Ответственность
Должностная инструкция	1.2. Руководство
Задачи	Задачи подразделения – дополнительные к тем задачам, которые указаны в шаблоне документа «Положение о подразделении» и в модели бизнес-процессов.	Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Положение о подразделении	3.3. Прочие задачи и функции
Функции	Функции подразделения – дополнительные к тем функциям, которые указаны в шаблоне документа «Положение о подразделении» и в модели бизнес-процессов.	Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Положение о подразделении	3.3. Прочие задачи и функции
Права	Перечень прав, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций.	Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Положение о подразделении	1.4. Права
Ответственность	Ответственность – дополнительная к той ответственности подразделения, которая указана в шаблоне документа «Положение о подразделении».	Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Положение о подразделении	1.5. Ответственность

 

Табл.17. Параметры субъекта Должность

Параметр	Описание	Правила заполнения	Регламентирующие документы, в которых используется	Разделы документов
Обязанности	Должностные обязанности – дополнительные к тем обязанностям, которые указаны в модели бизнес-процессов, и в шаблоне документа «Должностная инструкция».	Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Должностная инструкция	2.4. Прочие обязанности
Ответственность	Ответственность должностного лица – дополнительная к той ответственности, которая указана в модели бизнес-процессов и в шаблоне документа «Должностная инструкция».	Текст должен начинаться с прописной буквы и являться продолжением фразы «Субъект несет ответственность за …». В конце ставится точка.	Должностная инструкция	5. Ответственность
Права	Права – дополнительные к тем правам, которые указаны в шаблоне документа «Должностная инструкция».	Текст должен начинаться с прописной буквы и являться продолжением фразы: «Субъект имеет право …». В конце ставится точка.	Должностная инструкция	4. Права
Порядок назначения и освобождения	Порядок назначения и освобождения на должность и освобождения от занимаемой должности – заполняется и выводится в «Должностную инструкцию» вместо стандартной формулировки, используемой в шаблоне документа, в случае нестандартного порядка назначения на должность и освобождения от должности.	Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Должностная инструкция	1.1. Общие положения
Порядок замещения	Порядок замещения должности другим сотрудником – заполняется и выводится в «Должностную инструкцию» вместо стандартной формулировки, используемой в шаблоне документа, в случае нестандартного порядка замещения.	Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Должностная инструкция	1.1. Общие положения
Квалификационные требования	Перечень квалификационных требований.	Список квалификационных требований должен быть маркирован. Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка.	Должностная инструкция	1.1. Требования к квалификации
Материально ответственное лицо	Параметр заполняется для указания того, что данное должностное лицо является материально ответственным.	Параметр типа «логика». Для того чтобы указать, что лицо является материально ответственным, в параметре ставится галочка.	Должностная инструкция	5. Ответственность
Замещающий	Субъект, замещающий должностное лицо – заполняется и подставляется в стандартную формулировку, используемую в шаблоне «Должностной инструкции».	Параметр представляет собой ссылку на элемент класса «Субъекты».	Должностная инструкция	1.1. Общие положения
Категория	Категория должности (например, рабочие, служащие, руководители и т.д.).	Параметр представляет собой ссылку на элемент справочника «Категории должностей».	Должностная инструкция	4. Права (в зависимости от выбранной категории выводится абзац с перечнем соответствующих прав) 5. Ответственность (в зависимости от выбранной категории выводится абзац с соответствующими пунктами ответственности)
Положение о подразделении	2.2. Штатная численность
Всего ставок	Количество ставок должности по штатному расписанию.	Параметр представляет собой числовое значение.	Положение о подразделении	2.2. Штатная численность

 

Табл.18. Параметры списка «Субъекты» субъекта Роль

Параметр	Описание	Правила заполнения	Регламентирующие документы, в которых используется	Разделы документов
Субъект	Перечень субъектов, включенных в Роль.	Параметр представляет собой ссылку на элемент справочника «Субъекты».	Используется во всех регламентирующих документах	Используется во всех разделах регламентирующих документов
Предмет деятельности	Предмет деятельности сотрудника или подразделения, если Роль используется для обозначения Владельцев (Исполнителей или Участников) одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности.	Параметр может представлять собой ссылку на элемент любого справочника Business Studio, рекомендуется указывать ссылку на элемент справочника «Направления деятельности» раздела «Управление».	Используется во всех регламентирующих документах	Используется во всех разделах регламентирующих документов
Вышестоящее подразделение	Подразделение, в котором находится субъект, включенный в Роль.	Параметр заполняется автоматически.	Используется во всех регламентирующих документах	Используется во всех разделах регламентирующих документов