З а д а н и яУпражнение1. Один из наиболее распространенных типов запроса — запрос на выборку. Чтобы научиться составлять запрос на выборку, попробуем создать запрос на выборку данных из таблиц Предлагаемые модели и Клиенты и установить, сколько клиентов в Киеве заказали автомобиль модели Corolla Combi и какова выручка от продажи автомобилей модели. 1. В меню Вид активизируйте команду Объекты базы данных, а в открывшемся подменю — команду Запросы. Выполните щелчок па кнопке Создать. 2. На экране появится диалоговое окноНовый запрос, выберите способ Конструктор и нажмите кнопку ОК. В результате появятся пустое окно конструктора запроса и диалоговое окно Добавление таблицы. 3. Перейдите на вкладку Таблицы, маркируйте таблицу Прелагаемые модели и выполните щелчок на кнопке Добавить. Затем маркируйте таблицу Клиенты и снова выполните щелчок на кнопке Добавить. Закройте диалоговое окно, щелкнув на кнопке Закрыть. Имена таблиц появятся в окне проектирования запроса. Упражнение 2. Добавление полей в запрос. 1. Первым поместите в строку Поле поле Код модели таблицы Предлагаемые модели. Данное поле — единственное включаемое в запрос из этой таблицы. Остальные поля будут взяты из таблицы клиентов: — Имя, отчество; — Фамилия; — Почтовый адрес; — Почтовый индекс: — Населенный пункт; — Дата заказа. 2. Маркируйте имена перечисленных полей в списке Клиенты, удерживая нажатой клавишу [Ctrl]. Перетащите все маркированные поля во вторую колонку строки Поле. Как только вы отпустите кнопку мыши, имена поле; будут распределены по колонкам. Окно конструктора должно выглядеть, так как показано на рис. 1
Примечание: Чтобы в строке Имя таблицы бланка запроса отображалось имя таблицы, в меню Вид следует установить опцию Имена таблиц. Упражнение 3 Установка критериев отбора записей Формируемый в данном примере запрос должен отбирать данные о клиентах из Киева, заказавших в этом году автомобиль модели Corolla Kombi. Поэтому для перечисленных ниже полей установим в строке Условие отбора такие критерии отбора: Населенный пункт = Костанай Код модели = 12410 Дата заказа > 01. 09. 1999 1. Сначала введите критерий для поля Код модели — 12410. После ввода выражения нажмите клавишу [Enter], вследствие чего Access 97 проверит его синтаксис и нормализует запись в соответствии с правилами записи Критериев. 2. Перейдите в ячейку на пересечении строки Условие отбора и Столбца Населенный пункт и введите слово Костанай. Access автоматически включит это значение в кавычки. 3. Задайте критерий для поля Дата заказа. Мы должны учесть только те заказы, которые поступили после 1 сентября 1999 года. Критерий будет таким: > 1. 9. 97. Access 97 автоматически преобразует дату в формат, выбранный в режиме конструктора таблицы (Краткий формат даты; 01. 09. 1997), и вставит перед ней и после нее знак#. Упражнение 4. Сортировка данных в запросе Отсортируйте фамилии клиентов в алфавитном порядке: для этого перейдите в столбец, содержащий поле Фамилия, выполните щелчок в строке Сортировка и в появившемся списке выберите способ сортировки по возрастанию (если задать сортировку по убыванию, программа отсортирует фамилии клиентов в порядке от Я до А). Упражнение 5. Создание запросов с помощью мастера Используем работу мастера простых запросов для составления запроса Операции с клиентами, предоставляющий информацию о сумме продаж (поле Объем операций таблицы Торговля), произведенных продавцами (поле Продавец таблицы Торговля), клиентам, перечисленным поле Фамилия таблицы Адреса. 1. В окне базы данных перейдите на вкладку Запросы, а затем щелкните на кнопке Создать. В диалоговом окне Новый запрос выберите значение Простой запрос и нажмите кнопку ОК. 2. В первом диалоговом окне мастера выберите в списке Таблицы/запросы таблицу, поля которой будут анализироваться при выполнении запроса (Клиенты). В списке Доступные поля отметьте поле Фамилия и перенесите его в список Выбранные поля. 3. Те же действия выполните для таблицы Предлагаемые модели и полей Модель и Заводская цена.. Нажмите кнопку Далее. 4. В следующем окне мастера выберите отбор записей - подробный (вывод каждого поля каждой записи). 5. Проверьте выполнение созданного запроса. Упражнение 6. Создание параметрического запроса Создать запрос для отбора из таблицы Клиенты фамилии лиц, проживающих в указанном городе, (поле Населенный пункт) и по определенному адресу (поле почтовый адрес). 1. Разработаем запрос на выборку, включив в него поля Фамилия, Населенный пункт и Почтовый адрес. Поля строки Условие отбора заполните обращением к пользователю для ввода критерия. Обращение заключите в квадратные скобки, например: [Назовите город], [Укажите адрес]. 2. Активизируйте команду Параметры меню Запрос. В поле Параметр диалогового окна Параметры запроса введите текст, который находится в поле Условие отбора спецификации запроса. Определите тип данных и нажмите кнопку ОК. 3. Перейдите в режим таблицы, установив опцию режим таблицы в меню Вид. 4. В появившемся диалоговом окне Введите значение параметра задайте значение критерия. Присвойте первому параметру Костанай, а второму Пушкина 23. После ввода параметра будет получен результат выполнения запроса. Упражнение 7. Создание перекрестного запроса. Определить объем транспортных издержек различных моделей автомобилей при условии, что соответствующая информация хранится в базе данных отдельно для каждого месяца. Создадим перекрестный запрос Модель-Покупатель на основе таблицы Предлагаемые модели, используя для выбора фамилий покупателей таблицу Клиенты. 1. В меню Запрос активизируйте команду Перекрестный. 2. Включите в бланк запроса поля Модель и Транспортные издержки из таблицы Предлагаемые модели и поле Фамилия из таблицы Клиенты. 3. Чтобы значения поля (например, Модель) появились в заголовках строк, выполните щелчок на строке Перекрестная таблица и выберите в списке строку Заголовки строк. В строке Групповая операция для этого поля должна сохраниться стандартная установка Группировка. 4. В поле Фамилия выполните щелчок на строке Перекрестная таблица и выберите строку Заголовки столбцов. В строке Групповая операция должна остаться стандартная установка Группировка. 5. Для поля Транспортные издержки щелкните на строке Перекрестная таблица и укажите элемент Значение. В строке Групповая операция для этого поля введите необходимую функции. – Sum. 6. Для просмотра результата перейдите в режим таблицы. Упражнение 1 На основе связанных таблиц Предлагаемые модели и Клиенты спроектировать составную форму, в которой главная форма связана с подчиненной. 1. В меню Вид активизируйте команду Формы или откройте вкладку Формы в окне базы данных. Затем Создать- Новая форма- Мастер форм- ОК 2. В списке Таблицы/Запросы выберите таблицу Предлагаемые модели, а в списке Доступные поля все поля, кроме поля Специальная модель. (Воспользуйтесь кнопкой > >, а затем, чтобы исключить поле Специальная модель, замаркируйте его и нажмите <. 3. Выберите из списка Таблицы/Запросы таблицу Клиенты, на основе которой строится подчиненная форма. Введите в проект Формы названия приведенных ниже полей в этой же последовательности: - Обращение - Имя, отчество - Фамилия - Почтовый адрес - Почтовый индекс - Населенный пункт - Номер договора - Дата заказа - Скидка. Окончив эту процедуру, нажмите на кнопку Далее. 4. Активизируйте опцию Подчиненные формы, затем на кнопке Далее. В следующих окнах Мастера форм подтвердите установки по умолчанию. Задайте для главной формы название Заказы моделей Corolla, а для подчиненной формы оставьте название, предложенное ACCESS. В этом же окне активизируйте опцию – Изменение макета формы. Нажмите кнопку Готово. Упражнение 2. Оформление составной формы. 1. В области данных главной формы находятся поля таблицы Предлагаемые модели. Обратите внимание: Каждая строка содержит два элемента: слева- название поля (тип элемента Подпись, справа – содержимое поля базы данных (тип элемента Поле). 2. Увеличим размеры формы. Для этого: выполните щелчок на вертикальной ограничительной линии в окне формы и переместите ее с помощью мыши вправо. Аналогичным образом измените высоту формы. 3. Маркируйте подчиненную форму и поместите указатель мыши на край этой формы, чтобы он принял форму ладони. Теперь, удерживая кнопку, перетащите подчиненную форму в нижнюю часть области данных. Таким же способом следует переместить поля главной формы, чтобы названия полей располагались в одну колонку. 4. Компактное размещение полей. Разместите поле Модель под полем Код модели. Для этого, маркируйте поле Модель, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его содержимом; удерживая кнопку манипулятора нажатой, перетащите название и содержимое поля в первую строку формы и отпустите кнопку. Таким же образом расположите во второй строке поля Мощность и Коробка передач, Цвет, Количество и Обивка передач. В 4- й Другое оснащение. Через небольшой интервал поместите Заводская цена, Транспортные издержки, Предпродажная подготовка. Образец на рисунке 21.
 Упражнение 3 Измените размер полей - Для этого установите курсор мыши на вертикальной координатной линейке напротив той строки, где располагаются элементы, размер которых необходимо изменить. - Нажмите кнопку мыши, после чего все элементы, расположенные в данной строке, будут маркированы - Выберите команду По размеру данных из подменю команды Размер меню Формат - Поскольку надписи теперь наезжают на поля, активизируйте команду Сделать равными из подменю Интервал по горизонтали меню Формат, после чего между элементами установятся равные промежутки - Если размер промежутка вас не устраивает, используйте команды Увеличить и Уменьшить. Для поля Другое оснащение установите размеры: высота 1, 5 см, ширина 10 см. Упражнение 4 Добавление элементов управления 1. Включите панель инструментов Элементы управления.(Вид- Панель инструментов) 2. В проекте Формы переместитесь в область данных, щелкните на кнопке контрольного переключателя (Флажок) на панели инструментов, а затем выполните щелчок под полем Модель в проекте формы. Access поместит Элемент управления Флажок (контрольный переключатель) вместе с названием в форму. 3. Выполните двойной щелчок на названии элемента управления. В открывшемся окне Свойства, в поле Подпись введите название поля – Специальная модель. А для элемента Флажок на вкладке Данные окна свойств укажите имя поля, содержимое которого должен отражать контрольный переключатель- Специальная модель. Упражнение 5 Вставка вычисляемого поля 1. Вычислим общую цену автомобиля, учитывая Заводскую цену, Транспортные издержки, Предпродажную подготовку. 2. На панели инструментов выполните щелчок на кнопке Поле. Поместите это поле в нижнюю часть формы справа, рядом с полем Заводская цена. 3. Вызовите окно свойств для поля наименования. Для свойства Подпись введите значение Общая цена. 4. Заполните текстовое поле содержимым. Для этого откройте окно свойств. 5. В строке Данные вызовите построитель выражений, нажав кнопку справа. Запишите выражение: =[Заводская цена]+[Транспортные издержки]+[Предпродажная подготовка]. Закройте окно. 6. Активизируйте кнопку Прямоугольник панели инструментов. Начертите прямоугольник, заключив поля со значениями цен в рамку. Упражнение 6 Форматирование текста Установить для наименование полей тип шрифта Arial Cyr, размер – 9, полужирный курсив.
Упражнение 7 Создать форму с диаграммой, отображающей цены на автомобили 1. В окне базы данных на вкладке Формы нажмите кнопку Создать. 2. Выберите таблицу Предлагаемые модели, а в верхнем списке – элемент Диаграмма и щелкните ОК. 3. Выберите поля: Заводская цена, Транспортные издержки, Модель. Щелкните на кнопке Далее. 4. Выберите тип диаграммы – столбиковая (гистограмма). Нажмите Далее. 5. Перетащите поле Модель в область Ряды, поля Заводская цена, Транспортные издержки в область Данные. 6. Чтобы отменить операцию суммирования дважды щелкните на поле Сумма_Заводская цена. В появившемся списке выберите элемент Отсутствует и ОК. 7. Выполните это же для поля Сумма-Транспортные издержки. Нажмите Далее. 8. Укажите заголовок: Структура цен на автомобили моделей Corolla. Щелкните на кнопке Готово. 9. Сохраните, выбрав Файл - сохранить, под именем Структура цен. Упражнение 8 Оформление заголовка формы 1. Откройте в режиме Конструктора форму Заказы моделей 2. Выберите Вид – Заголовок/примечание формы. На экране появится область заголовка и область примечания. 3. Расширьте область заголовка. 4. Активизируйте кнопку Надпись, переместите курсор в требуемое место области заголовка и выполните щелчок. Введите заголовок: Заказы. 5. Увеличьте размер шрифта и выделите полужирным шрифтом. Упражнение 9 Встраивание объекта 1. В области заголовка формы выполните щелчок справа от текста заголовка и выберите из меню Вставка команду Объект. 2. В окне Вставка объекта установите опцию Создать из файла. 3. Воспользовавшись кнопкой Обзор, найдите нужный файл (рисунок автомобиля). 4. Уменьшите рисунок до нужных размеров. 5. Поместите рисунок справа от заголовка формы. Упражнение 10 Сохранение и открытие формы 1. Сохраните проект формы 2. Просмотрите форму в рабочем режиме (Вид – Режим формы) Упражнение 11 Редактирование формы. Создание кнопок с помощью мастера. Дополним проект формы кнопкой, позволяющей отобразить в форме диаграмму Структура цен. 1. Откройте форму Заказы моделей в режиме Конструктора 2. Вызовите мастер создания кнопок, активизировав кнопку Мастера на панели инструментов элементов управления. 3. Щелкните на пиктограмме Кнопка на панели инструментов управления. Установите указатель в то место формы, где будет расположена кнопка (например, в область заголовка формы) и нажмите кнопку мыши. 4. В диалоговом окне Создание кнопок из списка Категории выберите элемент Работа с формой, а из списка Действия – элемент Открытие формы и нажмите кнопку Далее. 5. Выберите форму: Структура цен, нажмите кнопку Далее. 6. Выберите опцию рисунок. Установите опцию Показать все рисунки и выберите из списка элемент Диаграмма. Нажмите кнопку Далее. 7. Укажите название кнопки: Структура цен. Нажмите кнопку Готово II. Аналогично с помощью мастера создайте кнопку Назад для формы Структура цен. Примечание: в списке Категории выберите элемент Работа с формой, а в списке Действия – элемент Закрытие формы. Упражнение 12 Печать формы Форму Заказы выведем на печать таким образом, чтобы на каждой странице размещалась одна запись. 1. Откройте форму в режиме Конструктора 2. Выберите из меню Правка команду Выделить форму, а затем команду Свойства из меню Вид. 3. В окне свойств формы для свойства Режим по умолчанию установите значение Простая форма (если оно не установлено). Закройте окно свойств. 4. Выполните щелчок в любом месте области данных и вызовите окно свойств данной области. Для свойства Конец страницы установите значение После раздела, чтобы после каждой записи при печати начиналась новая страница. Закройте окно свойств. 5. Выполните предварительный просмотр. 6. Если внешний вид формы вас устраивает, распечатайте одну страницу. (меню Файл – Печать – Страницы – указать номер страницы – ОК) Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу ипозволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговыеокна с приглашением ввестинеобходимые данные, и отчет создаетсяна основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета.После этогоможно переключиться врежим конструктораи внести изменения в стандартный макет. При работе с мастером в зависимости от того, какой отчетвы хотитесоздать (т.е.каквы отвечаетена вопросы мастера). Access предлагает вам различные варианты макетовотчета. Например, есливы создаете простой отчет без группировки данных, то вампредлагаетсятривариантамакета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов.Есливызадаете уровни группировки (т.е. покакимпризнакамнадо сгруппировать данные, например по должности), то вам предлагаются шестьвидовмакетов. Перечислятьих не будем, таккакони хорошо проиллюстрированывокнесоздания макетов. Основноеразличие между отчетами и формами заключается вихназначении. Если формызадуманы преимущественнодля ввода данных, то отчеты — для просмотра данных (наэкранелибона бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощьювычисленийна основе полей в текущейзаписи ). Вотчетах вычисляемые поля (итоги) формируютсянаосновеобщей группызаписей, страницы записейиливсех записей отчета. Все, чтоможно сделать с формой (заисключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменитьэлементыуправленияформывокне конструктора отчета. Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке < Создать>. Откроется окно «Новый отчет», в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета; Конструктор, Мастер отчетов. Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный — самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.
Упражнение 1. Составить отчет с итоговой информацией о заказах, позволяющей установить спрос на автомобили Cоrolla Liftback GT и дату поступления заказа от определенного клиента. 1. Нажать кнопку создать на вкладе Отчеты в окне базы данных. Выберите Мастер Отчетов и в списке таблиц Клиенты. 2. Выберите поля: Ø Код модели Ø Фамилия Ø Дата заказа 3. В следующем окне, перенесите код модели, нажмите кнопку Группировка, выберите интервал группировки Обычный (в 1 группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле). Нажмите Ок. 4. Установите сортировку по полю Фамилия. Нажмите кнопку Далее. 5. Для отображения данных в отчете активизируйте переключатель Ступенчатый. Нажмите кнопку Далее. 6. Выберите стиль Формальный, нажмите кнопку Далее и присвойте отчету имя: Обзор Заказов. 7. Просмотрите созданный отчет. 8. Сохранить отчет с помощью команды Сохранить из меню файл. Упражнение 2. Редактирование отчета 1. Перейдите в режим конструктора отчета: Ознакомьтесь с структурой отчета; заголовок отчета, верхний колонтитул, заголовок группы, область данных, нижний колонтитул. При необходимости улучшите вид отчета. Упражнение 3. Вычисления в отчете. 1. Создайте новый отчет, в котором бы содержались значения полей: код модели, модель, заводская цена. Группировку произведите по полю - Код модели. Название отчета – «Информация о ценах» 2. Войдите в режим Конструктора. В области колонтитула, название поля, Заводская цена поменяйте на «Цена без начисления.» На панели элементов управления активируйте кнопку с именем Надпись. Разместите поле в верхнем колонтитуле справа от надписи Цена без начислений. Введите в него выражение Отпускная цена. 4. На панели элементов активизируйте кнопку Поле (с изображением литеров аb |) и вставьте текстовое поле Заводская цена. Это поле должно быть вычисляемым. Откройте окно его свойств и введите значения: Данные = [Заводская цена] * 1, 15 Формат поля Денежный Число десять знаков Авто. Закройте окно свойств. 5. Примечание каждой группы должно содержать промежуточную сумму отпускных цен. Справа от промежуточной суммы вставьте текстовое поле и откройте окно свойств. Выполните в нем установки Данные=Sum ([Заводская цена*1.15]) Формат поля Денежный Число десятичных знаков Авто Сумма определяется с помощью функции =Sum Суммируются отпускные цены. Закройте окно свойств. Перейдите в область примечания отчета. Наберите Итого с помощьюкнопки Подпись, а также формулу суммы для поля Заводская цена. Справа от этого поля вставьте еще одно текстовое поле для суммирования промежуточных сумм отдельных групп. Откройте окно свойств и выполните установки, перечисленные в следующей таблице: Данные = Sum[Заводская цена]* 1, 15 Формат поля Денежный Число десятичных знаков Авто Закройте окно свойств и задайте для этого поля жирное начертание. Подотчет готов. Перейдите в режим предварительного просмотра. Сохраните годовой отчет под именем Наши цены. 6. Встройте подотчет Наши цены в главный отчет Обзор заказов. Для этого откройте главный отчет в режиме конструктора. Установите указатель мыши в области заголовка группы и нажмите клавишу F11, чтобы перейти в окно базы данных. Перетащите подотчет в ту область главного отчета, где вы хотите его разместить. Удалите поле наименования подотчета, оставив лишь его заголовок. Проследите, чтобы было удалено только поле наименование, но не сам подотчет. Контрольные вопросы: 1. Что такое запросы? 2. Виды запросов? 3. Назначение запросов? 4. Что такое формы? 5. Назначение формы? 6. Какие графические объекты размещаются в форме? 7. Дать определение понятию «запрос»? 8. Назначение запроса в базе данных? 9. Виды запросов?
|
