МИ ДОКУМЕНТАМИ. ТЕКСТОВИЙ ПРОЦЕСОР WORD

 

4.1. Програмні засоби для роботи з текстовими документами

 

Із чисто методичних міркувань текстові документи можна розділити на прості й складні (комплексні). Перші являють собою форматований або не фо­рматований текст, а другі містять крім тесту об'єкти іншої природи (креслення, малюнки, формули, таблиці, об'єкти мультимедіа та інше). Тому й існують різні програмні засоби для створення тестових документів. До простих програмних засобів можна віднести програму Блокнот і WordPad. Такі програмні засоби як Microsoft Word 2003 або Microsoft Word 2007 дозволяють створювати складні текстові документи (комплексні). При підготовці складних текстових доку­мен­тів на комп'ютері використовуються три основні групи операцій: створення (уведення), редагування (виправлення) і форматування (зовнішнє оформлення документа). При підготовці простих текстових документів операцію формату­вання не використовують.

Виходячи із цього, програмні засоби для підготовки текстових документів ділять на текстові редактори (Блокнот) і текстові процесори (WordPad, Word 2003, Word 2007). У текстових процесорах, при підготовці текстових докумен­тів використовують всі три групи операцій.

Всі текстові редактори зберігають у файлі «чистий» текст (не форматова­ний) і завдяки цьому сумісні один з одним. Різні текстові процесори записують у файл інформацію про форматування по-різному й тому несумісні один з од­ним. Однак у багатьох текстових процесорах є можливість перетворення тексту з одного формату в іншій. Так, наприклад, текстовий редактор Блокнот не зда­тний відобразити на екрані текстовий файл, створений у текстовому процесорі WordPad, хоча обидві програми належать до однієї групи стандартних програм Windows. Неформатовані текстові файли в системі Windows мають розширення .txt, а форматовані файли .doc.

Версії текстових процесорів Microsoft Word. Текстові процесори Word призначені для створення, редагування, форматування прос­тих і комплексних текстових документів.

Перші версії текстового процесора були відомі у вісімдесятих роках і працювали з операційною системою MS - DOS. Популярної в той час була вер­сія Microsoft Word 5.0. Оскільки операційна система MS - DOS не є графічної, то й текстовій процесор Microsoft Word 5.0 не дотримував принципу WYSIWYG (What you see is what you get). Із цим текстовим процесором у цей час практично ніхто не працює. Принцип WYSIWYG був реалізований тільки у версії Microsoft Word for Windows (Word 6.0). У цій версії вперше був вико­ристаний системний буфер обміну (пам'ять для тимчасового зберігання деякого матеріалу для створення комплексних документів).

Наступна версія програми називалася Microsoft Word 95 (Word 7.0) і була орієнтована на графічну операційну систему Windows 95, вона мала біль­ший сервіс роботи з файловою системою й при оформленні комплексних доку­ментів. Після цієї версії текстовий процесор уже не розглядається, як окремий додаток, а входить до складу потужного пакета Microsoft Office, а це у свою чергу накладало на текстовий процесор вимоги для обміну даними з ін­шими додатками пакета Microsoft Office.

Ще одним важливим нововведенням сьомої версії стало керування взає­модією тексту з убудованими об'єктами (обтікання текстом графічних зобра­жень). Восьма версія програми Microsoft Word 97 (Word 8.0), що ввійшла до складу пакета Microsoft Office 97 орієнтована на використання шрифтів UNICODE. Вона має додаткові засоби оформлення текстових документів. Мо­жливість збереження документів в «електронних» форматах HTML і PDF, роз­рахована на публікацію документів в Інтернеті (Web - дизайнери вико­рис­товують спеціальні Web - редактори).

Остання версія текстового процесора є Microsoft Word 2007, щовходить до складу пакета Microsoft Office 2007. У цій версії поліпшена система керу­вання програмою, змінений інтерфейс роботи користувача з програмою Microsoft Word 2007 й уведені потужні засоби підтримки мережних режимів роботи. Але в подальшому ми будемо розглядати версію Microsoft Office 2003 як найбільш поширену, все що ми будемо розглядати для Microsoft Office 2003 будепридатне і для Microsoft Word 2007.

Технічні можливості Microsoft Word 2003 та його базові

технології обробки текстових документів

Текстовий процесор Microsoft Word 2003 надає широкі можливості для роботи з текстовими документами. У таблиці 4.1. наведені основні технічні дані Microsoft Word 2003.

 

Таблиця4.1. Технічні параметри текстового процесора Microsoft Word

 

Параметр	Обмеження
Число одночасно відкритих вікон	Обсяг наявної пам'яті
Максимальний розмір файлу документа	> 32 Мбайт
Максимальне число закладок у документі
Максимальне число елементів списку автотекста в шаблоні документа
Максимальне число стилів у документі або шаб­лоні
Максимальне число полів у документі
Максимальне число вкладених документів у голов­ному документі
Максимальне число стовпців у таблиці
Максимальне число колонок у тексті	45 (розмір сторінки й ширина по­лів)
Висота друкованої сторінки документа	0, 1-22 дюйма
Ширина друкованої сторінки документа	0, 1-22 дюйма
Максимальне число знаків у рядку
Розмір шрифту	1-1638 пунктів (22 дюйма)
Максимальне число шрифтів у документі
Максимальна відстань між знаками	1584 пункту
Максимальна відстань, на яке текст можна зру­шити нагору або вниз	1584 пункту

Базовими інформаційними технологіями обробки текстових документів в Microsoft Word є:

 

q Створення й редагування текстових документів:

 

· уведення тексту, формул, діаграм, малюнків, об'єктів і т.і.;

· уведення, пошук і заміна тексту, форматів, спеціальних символів і т.п.;

· форматування текстового документа;

· вставка розширень тексту (примітки, виноски, посилання);

· структурування текстового документа;

· створення головного документа;

· складання змістів та покажчиків, списків ілюстрацій і т.п.;

· редакторське виправлення, що забезпечує збереження авторського тек­сту й виправлень редактора.

 

q Злиття постійної інформації основного документа й змінної інформації дже­рела (бази даних):

 

· підготовка основного документа, що містить постійний текст;

· вибір джерела змінної інформації у вигляді записів бази даних;

· масове тиражування документів, що містять постійний текст основ­ного документа й змінну інформацію джерела.

 

q Створення інтегрованих документів із включенням зовнішніх об'єктів (малю­нків, фрагментів електронної таблиці, формул, звукових вставок і т.п.);

q Збереження текстових документів в обраних форматах;

q Підготовка до публікації текстового документа, перевірка орфографії, друк, електронне розсилання й ін.

 

4.1.2. Робоче вікно програми Word

Структура вікна програми Word 2003 типова для додатків Windows. У неї входять елементи, необхідні для редагування й форматування текстів (рис. 4.1). Структура вікна програми Word 2007 має деякі відмінності.

До основних елементів управління можна віднести: кнопки управління ро­зміром вікна, рядок головного меню, панелі інструментів (у Word 2007 замінені на стрічки), робоче поле й ря­док стану, що включає індикатори. У верхній частині вікна (після заголовка) розта­шовуються панелі команд, до яких відносяться: рядок меню й панелі ін­стру­ментів. Після установки програми в ній за замовчуванням присутні дві панелі інструментів: Стандартна та Форматування. Однак якщо в ході ро­боти вини­кає необхідність в інших панелях інструментів, їх теж можна відк­рити й розта­шувати уздовж будь-якої межі вікна або окремо за допомогою контекст­ного меню. Під панелями інструментів розташовується лінійка, про­градуйована в сантиметрах. Вона допомагає контролювати розміщення елемен­тів сторінки й управляти операціями форматування. Основну частину вікна займає робоча область, що містить вікно докуме­нта, що редагується. Якщо вікно документа розгорнуте на всю робочу область то воно збігається з вікном програми.

Рядок заголовка Кнопки управління розміром вікна

 

Рисунок 4.1. Робоче вікно програми Microsoft Word 2003

 

Воно може мати межі тексту, які установлюються за допомогою команди Сервис► Параметры ► Вид ► Показывать границы текста. У нижньому лі­вому куті (зліва від горизонтальної смуги прокрутки) знаходяться кнопки які дозволяють встановити відповідний режим перегляду документа: Обычный режим, Веб – документ, Разметка страницы, Струк­тура, Режим чтения: свернуть. Такий режим можна встановити і за допомо­гою пункту меню Вид. Між рядком стану та горизонтальною смугою прокру­тки установлена панель Рисование. Вертикальна смуга прокручування програми Word 2003 має особ­ливість. Під нею розташовані три додаткових кнопки переходу: на сторінку нагору й униз або до вибраного об'єкта, у якості якого може виступати сторі­нка, розділ, таблиця, виноска, заголовок, малюнок і т.п. У самій нижній частині вікна розташовується рядок стану, він містить до­відкову інформацію про доку­мент і індикатори, що вказують на поточний ре­жим роботи: Стр. (№) – поточний номер сторінки; Разд (№) – номер розділу поточної сторінки докуме­нта; Номер1/Номер 2 - у чисельнику номер поточної сторінки а у знаменнику кількість сторінок у документі; На - положення кур­сору від верху сторінки в сантиметрах; Ст – номер рядка тексту, де розташова­ний курсор; Кол – номер стовпчика, де розташований курсор; ЗАП – використання режиму запису мак­росу; ИСПР – використання режиму запису виправлень; ВДЛ – використання режиму виділення; ЗАМ - використання ре­жиму заміни; пересувне перо – стан перевірки правопису, якщо помилок не знайдено, з’явиться значок перевірки, інакше – знак «Х»; Пульсуючий значок диска – індикатор фонового збере­ження (на рис.4.1. немає); Значок принтера – індикатор фонового друкування (на рис.4.1. немає).

 

4.1.3. Режими відображення документів

 

Ліворуч від горизонтальної смуги прокручування розташовуються чотири кнопки, що дозволяють вибирати режим відображення документа в робочій об­ласті (режим відображення документа також можна вибрати, використовуючи меню Вид).

Перша кнопка включає звичайний режим. Цей режим використовують при простому введенні й редагуванні тексту. У цьому режимі не відобража­ються спеціальні елементи сторінки, малюнки й стовпці тексту. Цей режим призначений тільки для роботи з текстом.

Друга кнопка включає режим Web - документ. Режим електронного до­кумента найбільш зручний, якщо мова йде не про редагування, а про перегляд готового документа. У цьому режимі документ представляється у вигляді Web - документадля Інтернету й екранне подання не збігається із друкованим доку­ментом. Це відступ від принципу WYSIWYG, але воно характерно для елект­ронних публікацій в WWW (World Wide Web), оскільки заздалегідь неві­домо, яким засобом перегляду (браузером) буде користуватися користувач, і на якому комп'ютері буде відображатися документ. У цьому режимі розробля­ються елек­тронні публікації.

Третя кнопка дає можливість включити режим розміткидокумента. У режимі розмітки документ представляється на екрані точно так, як він буде ви­глядати при друку на папері. Цей режим найбільш зручний для операцій фор­матування.

Четверта кнопка відкриває документ у режим і структури. Цей режим найбільш зручний для роботи над планом документа (складання, перегляд, ре­дагування). Він необхідний для перегляду структури (розділів, підрозділів) до­кумента при навігації по документі.

П'ята кнопка відкриває документ у режимі читання: згорнути. Цей ре­жим дає можливість розбити робочу частину вікна на дві частини для зручного чи­тання (використовується дуже рідко на практиці).

Через меню Файл доступний ще режим для попереднього перегляду дру­кованих документів (Файл ► Предварительный просмотр).

У текстовому процесорі Microsoft Word є в меню Файл ще й ре­жим для попереднього перегляду електронних документів (Файл ► Предва­рительный просмотр веб - страницы).

Рядок меню тестового процесора як елемент управління забезпечує дос­туп до всіх функціональних можливостей програми. Цей доступ не завжди са­мий зручний, найбільш зручний доступ до команд програми є панель інстру­ме­нтів.

4.1.4. Введення й редагування простого тексту

Базові операції по уведенню й редагуванню (виправленню) тексту стан­дартні для всіх текстових редакторів і текстових процесорів. Введення й реда­гування тексту завжди здійснюється в документі з яким працює користу­вач.

Вікно поточного документа завжди містить миготливу вертикальну рису - курсор.

Введення тексту здійснюється шляхом набору із клавіатури символів (іс­нують і інші способи уведення, наприклад зі сканера). Символи які вводяться з клавіатури з'являються в місці розташування курсору.

Курсор при введенні зрушується вправо. У такому випадку введення сим­волів здійснюється в режимі вставки. Для встановлення такого режиму необ­хідно (якщо він не встановлений) установити прапорець «использовать кла­вишуIns длявставки» за допомогою команди Сервис ► Параметры ► Правка.

Щоб вводити текст з заміщенням включають режим заміни. Перемикання з режиму вставки на режим заміни і навпаки здійснюють подвійним клацанням на індикаторі ЗАМ у рядку стані.

По досягненні правого краю сторінки текст автоматично переноситися на новий рядок. Щоб примусово завершити рядок і почати новий абзац, треба на­тиснути клавішу Enter.

Установити курсор у потрібне місце документа простіше всього клацан­ням миші в потрібному місці документа. Аналогічні дії можна виконати курсо­рними клавішами. Можна також використати команди керування курсо­ром (таб. 4.2).

 

Таблиця4.2. Команди управління курсором

 

Клавіатурна команда	Куди переміщається курсор
Home	У початок потокового рядка
End	У кінець потокового рядка
Ctrl + Home	У початок документа
Ctrl + End	У кінець документа
Page Up	Вгору на один екран
Page Down	Вниз на один екран
Ctrl + Page Down	На одну друковану сторінку вниз
Ctrl + Page Up	На одну друковану сторінку вгору
Ctrl + стрілка вліво	На одне слово вліво
Ctrl + стрілка вправо	На одне слово вправо
Ctrl + стрілка вниз	На один абзац вниз
Ctrl + стрілка вгору	На один абзац вгору

 

Для видалення, копіювання й переміщення фрагментів тексту необхідно відповідний фрагмент виділити. Виділення фрагмента виконується протяган­ням миші або будь-якою командою переміщення курсору при натиснутій клавіші Shift.

Виділений фрагмент видаляють натисканням клавіші Delete або просто шляхом набору тексту, що заміщає.

Переміщення фрагмента можна здійснити методом перетаскування, хоча набагато зручніше використати буфер обміну.

Для переносу тексту в буфер обміну використовують команди Правка ► Копировать, (Ctrl + C) і Правка ► Вырезать (Ctrl + X). Перша команда виконує копіювання тексту, а друга - переміщення. Текст із буфера обміну вставляють командою Правка ► Вставить (Ctrl + V).

4.1.5. Настроювання вікна Word

Для настроювання параметрів вікна Word варто виконати команду меню Сервис ► Параметры. Ця команда виводить діалогове вікно Параметры, що містить набір вкладок (рис. 4.2).

 

На вкладці Вид задається:

q відображення горизонтальної й вертикально смуги прокручування докуме­нта (для переміщення тексту документа вгору, вниз, вліво, вправо;

q поява спливаючих підказок при установці курсору миші на кнопці панелі ін­струментів;

q вивід знаків форматування й розмітки документа;

q
показ рядка стану й таке ін.

 

Рисунок 4.2. Діалогове вікно Параметри

Призначення кожної вкладки діалогового вікна Параметры зрозуміло з їх назви.

За допомогою команди меню Вид ► Панели инструментов, Настройка (або Сервис ► Настройка) виводиться діалогове вікно Настройка, у якому можна виконати настроювання панелей інструментів і команд меню. Діалогове вікно Настройка містить ряд вкладок: Панели Инструментов, Команды, Па­раметры (рис. 4.3).

 

Рисунок 4.3. Діалогове вікно Настройка

 

На вкладці Панели инструментов здійснюється вибір панелей для пото­чної роботи, створення нових, видалення панелей інструментів користувача, відновлення (скидання) настроювань панелей інструментів.

 

На вкладці Команды виконується:

 

· настроювання кнопки панелі/пункту меню. Для цього виділити кно­пку/пункт меню, натиснути в діалоговому вікні Настройка текстову кнопку Упо­рядочить команды ► Изменить выделенный объект. На екран виво­диться меню команд, за допомогою яких можна виконати необхідне настрою­вання;

· додавання нової кнопки/пункту меню. Варто вибрати категорію й ко­ман­ду меню, нажати ліву кнопку миші й перетягнути виділений об'єкт на панель інструментів (з'являється нова кнопка) або в рядок меню (створюється новий пункт);

· видалення існуючої кнопки/пункту меню. Виділити кнопку яку треба ви­лучити або пункт меню, нажати ліву кнопку миші й перетягнути з панелі або з рядка меню в область відкритого діалогового вікна Настройка;

· призначення «гарячих» клавіш кнопкам/пунктам меню. Виділити кно­пку/пункт меню, нажати в діалоговому вікні Настройка текстову кнопку Кла­виатура. У новому діалоговому вікні Настройка клавиатуры вибирають кате­горію й команду меню, сполучення клавіш Ctrl + < буква> або Ctrl + Shift +< буква>;, нажати кнопку Назначить. Призначені «гарячі» клавіші можна ви­далити за допомогою кнопки Удалить.

Відмовитися від всіх нестандартних призначень клавіш можна за допомо­гою кнопки Сбросить.

 

На вкладці Параметры здійснюється додаткове настроювання меню й панелей інструментів. Зокрема задається спосіб показу команд меню, вид кно­пок і інші несуттєві параметри.

Настроювання можна зберегти на рівні шаблона й тоді вони будуть дос­тупні для всіх документів або на рівні документа тоді настроювання будуть дійсні тільки лише для окремого документа.

Після завершення настроювань у діалоговому вікні Настройка натиска­ється кнопка Закрыть.

Обробка текстових документів виконується за допомогою команд голов­ного меню або контекстного меню.

4.1.6. Панелі інструментів текстового процесора Word 2003

 

При роботі з текстовим процесором Word панелі інструментів вста­нов­люються як правило за замовчанням, це стандартна панель та панель фор­матування.

На панелях інструментів відображаються команди у вигляді піктограм.

Призначення панелей інструментів наведено в таблиці 4.3.

 

Таблиця4.3. Панелі інструментів

 

Панель ін­струментів	Состав, призначення	Примітка
Стандартна	Елементи управлінняфайло­вими операціями, редагуван­ням, екранним відображенням	Установлюється за замовчуванням
Формату­вання	Елементи управлінняформату­ванням документа	Установлюється за замовчуванням
Visual Basic	Доступ до засобів створення й редагування макросів, Web – сценаріїв, програм для користу­вача	Макроси служать для автоматизації ти­пових операцій. Web - сценарії за­без­печують динамічний перегляд Web – сторінок. Програми для корис­тувача це додатки для користувача, які ма­ють відповідне призначення
Word - Art	Елементи управліннядля ство­рення художніх заголовків	Word - Art
Автотекст	Засіб швидкого доступу до на­строювання функції автотекста	Одночасно надає швидкий доступ до засобів настроювання функцій автоза­міни й автоформата
База даних	Елементи управління, характе­рні для роботи з базами даних (сортування, пошук, управ­ління структурою таблиць і т.д.)	Для бази даних можуть бути викорис­тані як таблиці Access, так і власні таб­лиці Word
Веб - компо­ненти	Комплект готових компонентів для створення елементів управ­ління Web – сторінок або елек­тронної форми	Застосовується для створення зворот­ного зв'язку зі споживачем документа (опорні аркуші, анкети, бла­нки замов­лень, заявок та інше)
Статистика	Дозволяє одержати інформацію про обсяг документа	Відомості про число знаків, слів, ряд­ків, абзаців, сторінок
Веб - вузол	Елементи управліннядля наві­гації у Веб – структурах даних	У якості Веб – структур можуть висту­пати WWW, корпоративні ме­режі Intranet, системи Web – документів ло­кального комп'ютера
Структура	Для роботи з логічною структу­рою документа	Дозволяє управляти заголовками й по­рядком проходження логічних частин тексту.
Таблиці й границі	Містить елементи управління для створення таблиць і оформ­лення текстових блоків рамки	Є додаткові засоби для сортування да­них і проведення підсумкових розра­хунків у таблицях (функція Авто­сумма)
Форми	Елементи для розробки стандар­тних форм	Процесор Word 2003 дозволяє створю­вати три типи форм: Web-фо­рми, форми електронних документів, друко­вані форми
Елементи управління	Набір готових компонентів Ac­tive для створення елементів управління Web-сторінок і Web – форм	Засоби даної панелі мають 150 гото­вих компонентів і дозволяють створювати реєструвати додаткові
Настроювання зображення	Елементи управліннядля осно­вних функцій настроювання растрових зображень	Дозволяє настроювати яскравість, ко­нтрас­тність, розмір, рамку, режими обтікання текстом та інші параметри виділеного растрового об'єкта
Рамки	Елементи управліннядля ство­рення фреймів	Текстовий процесор Word XP підтри­мує два типи фреймів. Фрейми в елек­тронних документах являють со­бою особливі прямокутні області, призна­чені для уведення декількох Web – документів у рамках однієї Web – сторінки (сукупність Web - докумен­тів представляють Web - сторінку а тематично об'єднані Web - сайти пред­ставляють Web - вузли або Web - сайт). Фрейми в друкованих докумен­тах представляють особливі області друко­ваної сторінки для виводу спе­ціальної інформації, наприклад колонтитулів
Малювання	Ця панель містить елементи для виконання найпростіших графі­чних робіт	Графічні об'єкти мають характер век­торних об'єктів
Злиття	Панель містить інструменти для роботи з документами злиття, що містять постійну й змінну частини	Наприклад, для масової підготовки ли­стів аналогічного змісту