Захист даних

 

Microsoft Excel надає різні методи захисту даних від несанкціонованого доступу й зміни складу, структури й вмісту робочих книг, листів і комірок. Існують різні рівні захисту даних:

 

· робоча книга;

· лист;

· комірка.

 

Захист робочої книги від читання й запису. Файлу робочої книги можна нагадати два паролі:

 

· пароль на відкриття;

· пароль на запис.

 

Паролі створюються за допомогою команди меню Файл ► Сохранить как. У діалоговому вікні Сохранение документа виконується команда Сервис ► Общие параметры, що виводить нове діалогове вікно Параметры сохранения. Паролі на читання й запис змін у файл мають максимальну довжину - 15 символів, розрізняються рядкові й прописні букви. Нові паролі вводяться двічі, періодично повинні обновлятися. При відкритті файлу робочої книги за допомогою меню Файл ► Открыть виводиться діалогове вікно Введите пароль для ввода паролей. Якщо пароль не відомий, доступ до файлу блокується.

Захист робочої книги від структурних змін. Структурні зміни робочої книги пов'язані з переміщенням, видаленням, прихованням, відображенням, перейменуванням або вставкою листів, зміною розмірів, прихованням, показом і закриттям вікон. За допомогою команди меню Сервис ► Защита► Защитить книгу встановлюється захист книги при необхідності задається пароль довжиною до 255 символів. У паролі розрізняють рядкові й прописні букви. Для вне­сення змін у структуру робочої книги варто спочатку зняти захист за допомогою команди меню Сервис ► Защита ► Снять защиту книги (з введенням пароля, якщо він був установлений).

Захист листа робочої книги від структурних змін. Команда меню Сервис ► Защита ► Защитить лист забезпечує блокування змін вмісту комірок і елементів діаграм, захист від видалення, переносу, зміни значень або розмірів графічних об'єктів, зміни сценаріїв листа. Пароль у цьому випадку також можна задавати. Зняти захист можна командою Сервис ► Защита ► Снять защиту листа.

Захист комірок листа й приховання формул. За замовчуванням всі комірки листа автоматично захищені, якщо встановлено захист листа за допомо­гою команди меню Сервис ► Защита ► Защитить лист. Захист комірок перестає діяти після виконання команди меню Сервис ► Защита ► Снять защиту с листа. Для зняття захисту з окремих комірок при установці загального захисту листа треба:

 

· Виконати команду меню Сервис ► Защита ► Снять защиту с листа, ввести пароль, якщо необхідно.

· Виділити комірки таблиці, у які дозволене введення даних.

· Виконати команду Формат ► Ячейки, на вкладці Защита скасувати установку Защищаемая ячейка.

· Виконати команду Сервис ► Защита ► Защитить, ввести пароль, якщо необхідно, указати об'єкт захисту - Содержимое листа.

 

Приховання формул у комірках захищених листів. Виконати команду меню Сервис ► Защита ► Снять защиту листа, ввести пароль якщо необхідно. Виділити комірки, що містять формули, які варто захистити від зміни й сховати від перегляду. Виконати команду меню Формат ► Ячейки, на вкладці Защита указати Защищаемая ячейка, і Скрыть формулы. Виконати команду меню Сервис ► Защита ► Защитить лист, ввести пароль, якщо необхідно, указати об'єкт захисту Содержимое листа.

6.7. Операції з формулами, майстер функцій у табличному процесорі

 

6.7.1. Функціональна залежність компонентів у формулах

 

Формули складають основу обробки даних у табличному процесорі Mі-crosoft Excel. Компонентами формул є:

 

· знаки математичних операцій;

· вбудовані функції Microsoft Excel;

· константи (числової, текстові, дати, логічні);

· посилання на осередки;

· посилання на імена блоків осередків.

У формулах компоненти зв'язані функціональною залежністю, цей зв'язок можна графічно представляти за допомогою панелі інструментів Зависимости, що виводиться на екран командою Сервис ► Зависимости формул ► Панель зависимостей (рис. 6.18).

 

Рисунок 6.18. Панель інструментів Зависимости

 

Комірки електронної таблиці поділяються на залежні і ті що впливають на результат. Одна й та ж сама комірка може бути залежною від одних і така що впливає на інші комірки. Для аналізу залежностей комірок у формулах в панелі інструментів Зависимости використовуються такі кнопки:

Влияющие ячейки - для відображення стрілок від комірок (аргументів), від яких залежить значення поточної комірки з формулою. Для перегляду усіх зв’язків варто натиснути цю кнопку. Курсор при цьому повинний бути на комірці з формулою.

Зависимые ячейки - для відображення стрілок на комірки (функції), які явно залежать від значення поточної комірки (аргументу). Для перегляду зв'язку варто натиснути цю кнопку. Курсор повинний знаходитися на комірці з аргументом функції або на комірці з елементом формули.

Источник ошибки - для відображення всіх комірок, що впливають на поточну комірку, у якій міститься помилкове значення. Якщо помилки немає, стрілки не відображаються.

Обвести неверные данные - для відображення комірок, що не задовольняють умовам перевірки, що були встановлені командою Данные ► Проверка.

Создать примечание - для комірок з формулами вводяться необхідні коме­нтарі. Щоб вилучити примітку необхідно виконати команду Вид ► Примечание. Для видалення знака примітки необхідно виконати команду Удалить примечание на панелі інструментів Рецензирование.

Кнопки на панелі Зависимости: Убрать все стрелки, Убрать стрелки к влияющим ячейкам або Убрать стрелки к зависимым ячейкам - для вида­лення непотрібних ліній на листі. При побудові виразів у формулах вико­ристо­ву­ються такі знаки:

 

· арифметичні оператори: + (плюс), - (мінус), * (множення), / (розподіл), ^ (зведення в ступінь), % (відсотки);

· текстовий оператор & (амперсент) для об'єднання текстових послідовностей, кожна з який задається в подвійних лапках;

· реляційні оператори порівняння: = (знак рівності), > (знак більше), < (знак менше), > = (більше чи дорівнює) < = (менше чи дорівнює), < > (менше чи більше).

У формулах діапазон комірок вказуються за допомогою символу: (двокрапка). Якщо у формулі міститься кілька діапазонів комірок, тоді кожний діапазон відокремлюється один від одного через; (крапка з коми). Наприклад, СУМ(У1: У5; D1: D5). Для завершення уведення формул варто натиснути клавішу Enter або кнопку (галочка) у рядку формул - ознака підтвердження уведення формули. Для відмови від уведення формули варто натиснути клавішу Esc у рядку формули.

 

6.7.2. Редагування формул. Копіювання і переміщення формул

 

Для редагування формули необхідно установити курсор в комірку з формулою, а потім натиснути на клавішу F2 і редагувати формулу в комірці. Можна також редагувати в рядку формул без натиску клавіші F2. Для групових замін у формулах можна скористатися командою меню Правка ► Заме­нить, попередньо виконавши команду меню Сервис ► Параметры, на вкладці Вид указати параметри вікна - Формулы. У цьому випадку замість представлення значень у комірках виводяться формули.

Як і будь-які дані формули можна копіювати і переміщати в будь-яке місце - у межах листа, чи книги в іншу робочу книгу, результат залежить від виду посилань, у формулі: відносніпосилання автоматично змінюються (при цьому треба пам’ятати що, при копіюванні копіюються незмінно зв’яжи між формулою і даними) абсолютні - ні. Ознака абсолютного посилання по одній чи двом координатам адреси комірки є символ $.

Для вказівки абсолютного посилання необхідно встановити курсор на посилання і натиснути відповідне число раз клавішу F4, наприклад:

 

· =N3 - відносне посилання на комірку з адресою N3;

· =$N$3 - абсолютне посилання по двох координатах на комірку з адресою N3;

· =N$3 - абсолютне посилання по номеру рядка на комірку з адресою N3;

· =$N3 - абсолютне посилання по імені стовпця на комірку N3.

 

При копіюванні формул, у яких маються імена блоків, посилання на блоки не змінюються, їх можна вважати абсолютними.