Способи створення таблиць

Нижня частина вікна має назву Свойства поля, містить дві вкладки - Общие та Подстановка; на вкладці Общие для поля встановлюються загальнівластивості; на вкладці Подстановка використовуються можливості інших полів.

Рисунок 7. 5. Вікно конструктора таблиці

Таблиця7.2. Типи даних

7.2.3. Проектування таблиці за допомогою Конструктора

Конструктор потрібен для створення структури таблиці.

Порядок роботи у вікні конструктора наступний:

1. Полю надається Ім'я.

2. Встановлюється Тип даних по умовчанню тип даних - текстовий.

3. Вводиться опис поля(не обов'язково)

4. Встановлюється властивість поля.

5. Визначається первинний ключ (якщо більше одного, то використовується клавіша Ctrl). Ключі – трьох типів: Счетчик, Простой, Составной. Ключ Счетчик встановлюється для поля з типом даних Счетчик. Простой ключ встановлюється для одного поля крім поля з типом Счетчик. Составной ключ для двох полів і більше.

6. Зберігається таблиця (ім’я не більше 64 символів)

7.2.4. Копіювання структури таблиці та властивості полів

Створену структуру таблиці можна скопіювати в буфер, попередньо виділивши її, а потім у чистому вікні конструктора виконати вставку даних з буфера.

Властивості поля

Размер поля. Ця властивість полявизначає граничну довжину (у символах) даних у даному полі. Користувач має можливість указати розміри текстових і числових полів за замовчуванням, у групі Размеры полей по умолчанию н а вкладці Таблицы /запросы в діалоговому вікні Параметры, що відкривається командою Параметры в меню Сервис. Максимальна довжина текстового поля 255 символів, поле МЕМО65535 символів.

Формат поля. Цявластивість дозволяє вказати спеціальні формати тексту, чисел, дат, значень часу для виводу на екран і на друк. Властивість Формат поля (Format) визначає тільки спосіб відображення даних. Воно не впливає на спосіб їхнього збереження. За замовчуванням в Microsoft Access визначені стандартні формати для полівз типами даних «Числовий», «Дата/час», «Логічний», «Текстовий» і «ПолеMEMO». Як стандартні формати використовуються національні формати, обрані у вікні Язык и стандарты панелі керування Windows. Набір форматів визначається настроюванням для конкретної країни.

Число десятичных знаков (для числового поля) дозволяє задати число знаків праворуч від десяткового роздільника.

Маскаввода - визначає форму, у яку вводяться дані в поле або елемент керування, тобто задає маску (шаблон) даних, що вводяться. В основному маска уведення використовуються в текстових полях і полях Дата/Час, а також у числових й грошових. Маска уведеннявикористовується в таблицях, запитах, фо­рмах.

Подпись - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля. Якщо зазначено ім'я поля в таблиці й підпис у властивостях, то в заголовку поля буде виведений підпис.

Значение по умолчанию - дозволяє вказати у властивості те значення, що вводиться в комірки поля автоматично (наприклад, для числового поля можна задати 0 або інше число).

Условие на значение - обмеження, яке використовують щоб перевірити правильність уведених даних (наприклад, Like”А???? ” - значення повинне містити 5 символів і починатися із символу “А”).

Максимальна довжина властивості 2048 символів.

Сообщение об ошибке - текстове повідомлення, що виводиться автоматично при спробі уведення в поле помилкових даних (перевірка помилковості виконується автоматично, якщо задана властивість Условие на значение).

Максимальна довжина цієї властивості може становити 255 символів.

Обязательное поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази даних (установлюється в цій властивості значення Да чи Нет).

Пустые строки - властивість, що дозволяє уведення порожніх строкових даних (для текстового поля).

Индексированное поле - якщо поле має цю властивість то всі операції пошуку або сортування записів за значенням істотно прискорюються та виключається дублювання даних. Властивості полів можуть відрізнятися залежно від типу полів, які визначаються даними що вводяться в поле.

7.2.5. Робота в таблиці

Для роботи в таблиці можна скористатись наступними правилами:

§ Для переходу з режиму Конструктор таблиц у режим таблицы варто скористатися відповідними командами з підменю Вид основного меню або піктограмами на панелі інструментів.

§ Для переміщення по комірках таблиці варто скористатися мишкою, клавішею Tab, клавішами керування курсором або навігаційним блоком з індикатором, розташованих у лівому нижньому куті вікна.

§ У таблиці можна вводити і змінювати інформацію, змінювати назви полів, змінювати шрифт, додавати і видаляти стовпці, фільтрувати і сортувати дані, робити пошук потрібного запису, змінювати розміри і комірок і таблиці та багато чого іншого.

Після того як робота з таблицею закінчена, варто обрати команду За­крыть з підменю Файл, у результаті чого Access автоматично збереже таб­лицю.

7.2.5.1. Операції обробки даних таблиць

ТаблицяБД підтримує різні види обробки даних:

1. робота з окремими записами відкритої таблиці:

· додавання записів– команда меню Вставка ► Новая запись;

· введення нового запису– команда Записи ► Ввод данных;

· групове коректування значень поля в записах таблиці- команда меню Правка ► Заменить;

· вилучення записів– команда меню Правка ► Удалить запись;

2. зміна структури таблиці:

· вилучення стовпців– команда меню Правка ► Удалить столбец;

· додавання нових стовпців– команди меню: Вставка ► Столбец, Вставка ► Столбец подстановок (Мастер подстановок), Вставка ► Столбец гиперссылки;

· зміна імен полів– команда меню Формат ► Переименовать столбец;

· вивід підтаблиці– команда меню Вставка ► Подтаблица, у діалоговому вікні Вставка подтаблица вибирається відповідна таблиця або запит та вказуються поля зв’язку;

3. зміна зовнішнього виду таблиці:

· вибір формату шрифту– команда меню Формат ► Шрифт;

· вибір формату ліній сітки, фона таблиціта т.і. – команда меню Формат ► Режим таблицы;

· визначення висоти рядків та ширини стовпців– команди меню: Формат ► Высота строки, Формат ► Ширина столбца;

· приховання стовпців таблиці– команда меню Формат ► Скрыть столбцы;

· відображення прихованих стовпців– команда меню Формат ► Отобразить столбцы;

· закріплення стовпців на екранідля перегляду таблиць, які мають велику кількість стовпців – команда меню Формат ► Закрепить столбцы;

· звільнення закріплених стовпців- команда меню Формат ► Освободить все закрепленные столбцы;

4. вибірка та упорядкування записів таблиці:

· сортування записів таблиціпо значенню вказаного поля - команда меню Записи сортировка;

· фільтрація записів таблиці по заданій умові.

7.2.5.2. Фільтраціязаписів таблиці

Розрізняють звичайні фільтри по значенню окремих полів та фільтри у вигляді запитів – розширені фільтри. Для відбору записів утримуючих вказане значення в полі, треба:

· встановити курсор на запис таблиці;

· виділити значення в полі, по якому фільтруються записи;

· виконати команду меню Записи ► Фильтр ► Фильтр по выделенному.

Видимими залишаються записи, які мають у вибраному полі таблиці вказане значення.

Команда меню Записи ► Фильтр► Исключить выделенное забезпечує інверсію відібраних записів – на екрані залишаться тільки ті записи, які не мають у вибраному полі вказане значення.

Якщо потрібно відібрати записи по значенням декількох полів, виконується команда меню Записи ► Фильтр ► Изменить фильтр. На екран виво­диться набір вкладок, на кожній з яких представлена таблиця з пустими полями для введення умов відбору.

Перша вкладка – Найти, всі останні вкладки – ИЛИ. На кожній вкладці задається умова відбору записів у вигляді значень у вказаних полях.

Всі умови однієї вкладки об’єднані логічною зв’язкою И. Умови різних вкладок об’єднані логічною зв’язкою ИЛИ.

Для пошуку пустих значень в полі вводяться ключові слова is Null, для пошуку непустих значень - is Not Null.

Для завдання умов відбору по декільком полям треба:

· Виконати команду меню Записи ► Фильтр ► Изменить Фильтр;

· на першій вкладці НАЙТИ задати умови відбору записів (значення полів вибирається із списків які відкриваються);

· при необхідності перейти на нову вкладку ИЛИ для того щоб задати альтернативну умову відбору записів і т.д.;

· виконати команду меню Фильтр ► Применить фильтр.

Аналогічний відбір записів можна виконати за допомогою команди контекстного меню Фильтр для.

Умову фільтрації записів таблиці для розширеного фільтру можна задати на бланку за допомогою команди Записи ► Фильтр ► Расширенный фильтр.

Для складних умов фільтрації можна використати поля таблиці або запиту, зв’язаних з вихідною таблицею.

Умова фільтраціївводиться в рядку Условие отбора, використовуючи будівельник виразів.

Фільтрзберігається як властивість Фильтр, яку можна відредагувати в конструкторі таблиці за допомогою команди меню Вид ► Свойства.

Команда меню Записи ► Удалить фильтр вилучає фільтр і відновлює показ всіх записів таблиці.

7.2.6. Встановлення реляційних зв'язків між таблицями

Щоб встановити реляційні зв’язкинеобхідне виконати наступне:

1. Закрити всі таблиці.

2. Активізувати команду Схема данных із команди Сервис.

3. У діалоговому вікні Добавление таблицы, яке з’явиться при виконанні команди Связи ► Добавить таблицы (або через контекстне меню) по черзі виділяти таблиці, клацаючи щораз кнопку Добавить, а наприкінці по кнопці Закрыть.

4. У вікні Схема данных за допомогою лівої кнопки мишки відбуксирувати виділене поле або поля з одного вікна таблиці в інше.

У вікні Изменение связей, що з'явиться, установити прапорець Обеспечение целостности данных та вказати поля таблиць через які буде виконува­тись зв'язок між таблицями, клацнути по кнопці Создать.

У результаті будуть створені реляційні зв'язки (рис.7.6).

Рисунок 7.6. Вікно Схема данных

7.2.7. ПідтаблиціБД

Підтаблиціце таблиці або запити які пов’язані з основною таблицею згідно схеми даних. Підтаблиці додаються в таблицю, запит або форму для одер­жання ієрархічної структури даних. Підтаблиця в свою чергу може мати свою підтаблицю і т.д. Максимальна глибина вкладеності підтаблиць - 8. Для таблиць, зв’язаних співвідношенням 1: 1 або 1: М з другими таблицями, автомати­чно створюються підтаблиці, якщо співпадають поля первинного ключа ви­хі­дної таблиці та зовнішнього ключа підпорядкованої таблиці. В такому випадку властивість Имя подтаблицы для вихідної таблиці приймає значення Авто. Для відкритої таблиці додавання підтаблиці виконується за допомогою команди меню Вставка ► Подтаблица. В діалоговому вікні Вставка подтаблицы вибирається таблиця або запит, крім того в цьому вікні треба вказати поля зв’язку таблиць:

Подчиненные поля – поля підтаблиці.

Основные поля – поля вихідної таблиці.

Записи підтаблиці можна згорнути або розгорнути – команда меню Формат Подтаблица ► Свернуть все/Развернуть все (аналог маркера +/-).

Для вилучення підтаблиці використовується команда меню Формат ► Подтаблица ► Удалить.

7.2.8. Робота з декількома файлами, імпорт і експорт таблиць

У СУБДAccess можна встановити зв'язок з файлами інших баз даних, виконати імпорт таблиць (із зовнішнього файлу), запитів, форм і інших об'єктів, виконати експорт таблиць (зберегти в зовнішньому файлі). Імпорт можна виконати одним з двох способів:

1 спосіб:

· Активізувати команду Внешние данные ► Импорт із підменю Файл. У діалоговому вікні Импорт знайти файл потрібної бази даних, виділити його і клацнути по кнопці Импорт.

· У діалоговому вікні, що з’явиться (рис. 7.7), Импорт объектов виділити потрібну вкладку, а на ній необхідні об'єкти (таблиці, форми, макроси і т.д.). Після цього клацнути по кнопці ОК.

2 спосіб:

· На вкладці Таблицы клацнути по кнопці Создать.

· У діалоговому вікні Новая таблица активізувати команду Импорт таблицы. Далі – як у першому способі.

Рисунок 7. 7. Вікно імпорту об’єктів

Щоб виконати експорт таблиці (зберегти в зовнішньому файлі), варто виконати наступне (рис.7.8):

· виділити в поточній базі даних об’єкт який експортується, активізувати команду Экспорт з підменю Файл;

· у діалоговому вікні Экспорт объекта знайти потрібну папку та файл, в який будемо експортувати об’єкт (наприклад, база даних, таблиця Excel або інший додаток;

· вказати ім'я об’єкту який експортується (можна змінити вказаний);

· клацнути по кнопці ОК.

Рисунок 7.8. Вікно експорту об’єктів

7.3. Створення запитів, форм, звітів у базі даних

7.3.1. Основні види запитів

Запит - це представлене у визначеній формі звернення до бази даних з метою одержання інформації, що відповідає визначеному критерію.

У СУБДAccess 2003 можна створити запити наступних видів:

§ прості запити;

§ перехресні запити;

§ записи що повторюються;

§ записи без підлеглих;

§ запити на виконання дії:

§ на додавання;

§ на видалення;

§ на відновлення;

§ на створення нової таблиці.

§ параметричні запити;

§ підсумкові запити;

§ запити з обчисленням.

Простий запит або запит на вибірку відбирає дані з однієї або більше таблиць по заданих умовах, а потім відображає їх у потрібному порядку.

Перехресні запити дозволяють представляти дані у вигляді зведеної крос - таблиці (як у додатку Excel, більше наочної, компактної).

Записи, що повторюються. Створення запиту на пошук записів, що повторюються в простій таблиці або запиті.

Записи без підлеглих. Створення запиту на пошук записів, яким не відповідає жоден запис в підлеглій таблиці.

Запити на виконання дії змінюють дані таблиць.

Запитна додавання додає відібрані записи з таблиці або запиту поточної бази даних у кінець іншої таблиці. Таблиця, що доповнюється, може знаходитися як у поточній, так і в іншій базі даних.

Запитна видалення видаляє групу записів, що задовольняють заданим умовам.

Запитна відновлення змінює групу записів даних, що задовольняють визначеній умові.

У з апиті на створення нової таблиці спочатку створюється (вибірка) динамічна таблиця, на основі якої створюється нова таблиця бази даних.

Параметричний запит містить параметри, за допомогою яких можна визначити додаткові умови, що змінюються, для одержання інформації з бази даних.

Запити з обчисленням – запит який має обчислювальне поле.

7.3.1.1. Класифікація запитів

Запити можна класифікувати наступним чином:

1. По числу таблиць, які обробляються – запити розділяються на однотабличні і багатотабличні (у багатотабличних всі таблиці/запити повинні бути зв’язаними).

2. По типу алгоритму обробки запити можуть бути такі:

· вибірки – результат запиту відображається тільки на екрані, може використовуватися для створення таблиць а також на їх основі форм, звітів, сторінок доступу, а також інших запитів;

· перехресний - створення зведеної таблиці, яка має групові підсумки;

· на створення таблиці – автоматичне формування структури запису нової таблиця бази даних та завантаження;

· на додавання - введення нових записів до таблиць бази даних;

· на вилучення – вилучення групи записів із таблиці бази даних;

· запит на відновлення - змінює групу записів бази даних;

· записи, що повторюються - створення запиту на пошук записів, що повторюються в таблицях бази даних;

· записи без підлеглих - створення запиту на пошук записів, яким не відповідає жоден запис в підлеглій таблиці бази даних.

· запити з обчислювальним полем – в запиті створюється поле з обчислювальним виразом.

3. По типу мови запитів.

Використовуються два типа мов запитів:

· QBE (Query By Example) – запит по прикладу, побудований на основі реляційної мови запитів графічного типу;

· SQL (Structured Query Language) – реляційно – повна мова запитів. Яка правило запити створюються з використанням засобів мови QBE. Запити QBE автоматично транслюються на мову SQL.

4. По стабільності умов фільтрації записів в запитах розрізняють:

· статистичні запити з незмінними умовами;

· динамічні (гнучкі) запити зі змінними умовами (запити з параметром).