Лабораторная работа № 11. Цель работы: Сформировать умения для представления данных в виде отчетов

Цель работы: Сформировать умения для представления данных в виде отчетов.

Наилучшим средством для представления данных в виде печатного документа являются отчеты. Отчет предоставляет возможность наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. В них можно отобразить данные в виде диаграммы или графика, использовать другие средства оформления. Отчеты очень похожи на формы, однако между ними имеется существенное различие – отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. Поэтому в них можно отказаться от элементов управления, предназначенных для ввода данных: списков, полей ввода со списком, флажков, переключателей и т.п.

Сконструируем отчет, который будет выводить имеющуюся в базе данных информацию о книгах, их общем количестве и средней стоимости по каждому издательству. Для этого нам понадобятся данные из двух таблиц: Издательства и Книги. Поэтому перед созданием отчета необходимо сначала создать запрос.

В окне базы данных перейдите на вкладку Запрос, нажмите кнопку Создать и выберите вариант Новый запрос. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите Издательства и Книги. В область конструктора запроса перенесите поля Название, Автор, Объем, Год издания, Стоимость таблицы Книги и поле Наименование таблицы Издательства. Сохраните запрос с именем Каталог.

Теперь можно начать создание отчета. Раскройте вкладку Отчеты в окне базы данных Библиотека и нажмите кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет в поле ввода с раскрывающимся списком для выбора источника данных введите имя только что созданного запроса. Для создания отчета выберите команду Конструктор и нажмите кнопку ОК (см. рис. 1).

Рис. 1. Диалоговое окно Новый отчет.

MS Access выведет на экран пустой бланк отчета с разделами Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, в центре между которыми находится Область данных. Этот бланк показан на рис. 2.

 

Рис. 2. Пустой бланк для создания отчета.

Линейки с делениями по верхнему и левому краям отчета помогут Вам спланировать расположение данных на странице. Если Вы хотите сделать по бокам печатной страницы поля по 2 см, то вы должны располагать предназначенные для печати элементы отчета в области шириной до 17 см для страницы стандартного размера 210x297 мм. Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как вы зададите верхний и нижний колонтитулы (верхнее и нижнее поля страницы). Как и при работе с формами, вы можете перетащить край любого раздела, чтобы сделать его больше или меньше. Заметьте, что ширина всех разделов должна быть одной и той же, поэтому если вы измените ширину одного из разделов, то MS Access автоматически изменит ширину и всех других разделов.

Отчет, в отличие от формы, предоставляет пользователю возможность задать группировку данных прямо в отчете с помощью команды Сортировка и группировка меню Вид. В диалоговом окне можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие элементы – подгруппы внутри группы предыдущего уровня.

 

Рис. 3. Диалоговое окно Сортировка и группировка

Чтобы подсчитать общее количество имеющихся в настоящее время книг и среднюю стоимость книги по каждому издательству, необходимо сгруппировать данные по полю Наименование. Для этого в меню Вид выберите команду Сортировка и группировка. В появившемся диалоговом окне Сортировка и группировка (см. рис. 3) щелкните по первой строке в столбце Поле/выражение и раскройте кнопку раскрывающегося списка. Выберите поле Наименование (вы можете также использовать выражение, содержащее ссылку на любое поле таблицы или запроса). По умолчанию MS Access сортирует значения по возрастанию. В отчете должно быть зарезервировано место, куда вы поместите заголовок для каждой группы и примечание для вычисляемых полей (общего количества и среднего значения). Чтобы добавить эти разделы, установите для свойств Заголовок группы и Примечание группы значения Да. MS Access добавит в отчет требуемые разделы. Закройте окно сортировки и группировки.

Теперь вы можете закончить построение отчета, выполнив приведенные ниже действия (результат ваших действий должен выглядеть так, как показано на рис. 4).

Рис. 4. Отчет Каталог в режиме конструктора.

– Разместите несвязанную подпись в области верхнего колонтитула в введите в нее Каталог. Выделите эту подпись и установите для нее полужирный шрифт Arial Cyr размером 18 пунктов. Чтобы привести размер элемента управления в соответствие с назначенным шрифтом, выполните команду Размер | по размеру данных в меню Формат.

– Раскройте список полей и перетащите поле Наименование в область заголовка группы. Для подписи и элемента управления установите полужирный шрифт Arial Cyr размером 10 пунктов. Измените текст подписи Наименование на Издательство.

– В заголовок группы необходимо поместить в качестве заголовков столбцов несколько несвязанных подписей. Для этого увеличьте область данных и перетащите поля Название, Автор, Год издания, Объем и Стоимость из списка полей в область данных. Выделите подпись поля Название и выполните команду Вырезать меню Правка, чтобы поместить ее в буфер обмена. Выделите заголовок группы и выполните команду Вставить меню Правка. Подпись будет вставлена в левый верхний угол области заголовка группы. Теперь она стала несвязанной и ее можно разместить независимо от поля. Аналогичным образом отделите остальные подписи и переместите их в заголовок группы.

– Разместите подписи столбцов в заголовке группы таким образом, чтобы они располагались точно над соответствующими элементами управления. После этого выделите все подписи и выполните команду Выровнять | по верхнему краю в меню Формат, чтобы выровнять эти подписи по горизонтали.

– Чтобы улучшить внешний вид отчета, с помощью инструмента Линия проведите линию вдоль верхней границы заголовка группы и две линии вдоль нижней границы заголовка группы.

– Размер области данных определяет расстояние между строками в отчете. Нам не требуется, чтобы между строками отчета было какое-то расстояние. Поэтому уменьшите размер области данных до высоты размещенных в ней полей.

– Проведите линию вдоль верхней границы примечания группы Наименование и разместите под ней два несвязанных поля.

– Измените подпись первого поля на Всего:. Откройте бланк свойств элемента управления и в качестве значения свойства Данные введите выражение =Count([Название]). С помощью этой функции вычисляется количество записей внутри группы, т.е. общее количество книг данного издательства. Поместите это поле под полем Название.

– Измените значение подписи второго поля на текст Средняя стоимость:. В качестве значения свойства Данные элемента управления введите выражение =Avg([Стоимость]). По данной формуле вычисляется среднее значение стоимости внутри группы. Чтобы вместе с числовым значением выводился денежный знак, для свойства Формат поля установите значение Денежный. Поместите это поле под полем Стоимость.

– В правый нижний угол нижнего колонтитула поместите несвязанное поле. Измените подпись этого поля на текст Страница, а для свойства Данные элемента управления введите выражение =[Page].

Иногда отчет должен содержать информацию, относящуюся к заголовку отчета или его примечанию. Увидеть заголовок отчета и его примечание в режиме конструктора можно, выполнив команду Заголовок/примечание отчета в меню Вид.

Чтобы просмотреть результаты работы, выберите команду Предварительный просмотр в меню Файл (см. рис. 5). Сохраните созданный отчет под именем Книжный каталог.

Рис. 5. Созданный отчет в режиме предварительного просмотра.

 

Познакомимся более детально со структурой макета отчета. Макет отчета разделен на несколько областей, каждая из которых имеет свое назначение и особенности (см. рис. 6). У верхнего края окна отчета расположена область заголовка. Заголовок появляется в сформированном отчете только один раз – в начале отчета – и будет расположен на первой странице. В нем обычно размещают подпись, а также выражение =Now(). В режиме предварительного просмотра на месте этого выражения будет помещена текущая дата. Благодаря этой функции в заголовке всегда присутствует информация о том, насколько свежи данные отчета. Ниже расположен верхний колонтитул, который в режиме просмотра вы увидите вверху каждой страницы отчета. Если отчет имеет табличную структуру, то в верхнем колонтитуле обычно располагаются имена полей.

 

Рис. 6. Макет отчета.

Далее расположен заголовок группы, который MS Access печатает для каждой группы данных. В случае группировки по нескольким полям в макете отчета будут присутствовать несколько заголовков групп. Ниже заголовка группы расположена область данных, содержащая основные, детальные данные для отчета. В сформированном отчете каждая группа будет представлена детальными данными для каждой записи данных из этой группы.

Далее расположено примечание группы, которое появляется в конце каждой группы записей детальных данных. Оно используется для указания промежуточных итогов по группе. Ниже расположен нижний колонтитул, который появляется в конце каждой страницы отчета. Мастер по разработке отчетов вносит в нижний колонтитул функцию =[Page]. Если отчет займет несколько страниц, то благодаря этой функции они будут пронумерованы автоматически.

И последняя область – примечание отчета. Оно появляется только один раз в конце отчета и содержит общие итоги по всем суммируемым полям. И хотя примечание отчета является последней областью макета отчета, оно появляется в сформированном отчете перед нижним колонтитулом последней страницы.