Импорт данных из электронных таблиц

 

Лабораторная работа № 13

Цель работы: Сформировать умения для организации импорта электронных таблиц в базу данных MS Access.

 

MS Access позволяет импортировать данные из файлов электронных таблиц, созданных в Lotus 1-2-3, Lotus 1-2-3 для Windows MS Excel версии 2 и выше. Вы можете импортировать всю электронную таблицу или только ее часть как в новую, так и существующую таблицу MS Access. Если первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов, вы можете использовать их в качестве имен полей новой таблицы MS Access.

Импорт электронной таблицы в базу данных Access можно выполнить следующим образом:

1. Откройте базу данных, в которую вы хотите импортировать электронную таблицу. Если она уже открыта, переключитесь в окно базы данных.

2. Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт. При этом откроется диалоговое окно Импорт.

3. В раскрывающемся списке Тип файлов этого окна выберите тип электронной таблицы, которую вы хотите импортировать. Затем найдите исходную папку и выделите имя файла, содержащего импортируемую электронную таблицу.

4. Нажмите кнопку Импорт. Если файл содержит несколько рабочих листов или именованных диапазонов, откроется первое окно мастера импорта электронных таблиц. В этом диалоговом окне выберите нужный рабочий лист или именованный диапазон и нажмите кнопку Далее.

5. MS Access откроет следующее окно мастера импорта электронных таблиц. Установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов, если вы хотите использовать значения, находящиеся в первой строке электронной таблицы, в качестве имен полей таблицы MS Access. После нажатия кнопки Далее в появившемся окне мастера вы можете добавить импортируемые данные в существующую таблицу MS Access, указав ее имя, или сохранить их в новой. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

6. Если для сохранения данных выбрана новая таблица, в следующем окне мастера, вы можете изменить определения ее полей, в том числе указать индексные поля. Раскрывающийся список Индекс содержит те же значения, что и свойство Индекс таблицы в режиме конструктора. В поле со списком Тип данных отображается тип данных текущего поля таблицы, выбранной мастером на основе анализа нескольких первых строк. Некоторые поля можно и не включать в новую таблицу MS Access. Для таких полей устанавливается флажок Не импортировать поле. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

7. Очередное окно мастера позволяет определить первичный ключ таблицы MS Access. Лучше здесь ключ не создавать и не определять, а установить переключатель Не создавать ключ и нажать на кнопку Далее.

8. В последнем окне мастера можно ввести имя для новой таблицы и попросить MS Access запустить мастера анализа таблиц после завершения импорта данных. Если указано имя существующей таблицы, MS Access спросит, хотите ли вы заменить имеющуюся таблицу новой.

9. Чтобы импортировать данные электронной таблицы, нажмите кнопку Готово. MS Access откроет окно сообщения, информирующее о результате выполнения операции импорта. Если все прошло успешно, то по умолчанию новой таблице MS Access будет присвоено имя исходной электронной таблицы. Если данные добавляются в существующую таблицу и MS Access обнаружил ошибки, вы можете завершить импорт электронной таблицы с ошибками или вернуться к мастеру и попытаться устранить причину (например, внести изменения в определения полей). В некоторых случаях вам придется выйти из мастера и исправить данные в исходной электронной таблице. Иногда имеет смысл исправить данные уже в полученной таблице в MS Access.

Типы данных для полей новой таблицы MS Access определяет, анализируя значения в первых импортируемых строках. При импорте данных из электронных таблиц MS Access анализирует значения в первых импортируемых строках. Алфавитно-цифровая информация сохраняется в текстовых полях с размером 255 символов, числовые данные – в числовых полях со свойством Размер поля, установленным в значение С плавающей точкой (8 байт), числовые данные в денежном формате – в денежных полях, значения дат или времени – в полях типа Дата/время. Если в первых строках столбца MS Access обнаружит смешанные данные, он импортирует столбец в текстовое поле.

Задание

 

1. Создайте в папке Мои документы электронную таблицу Сотрудники, используя для этих целей приложение MS Excel. Первый лист электронной таблицы Сотрудники должен содержать информацию, представленную на рис. 1. Закройте приложение MS Excel.

 

Рис. 1. Информация о сотрудниках.

2. Запустите MS Access и откройте базу данных Библиотека. Окно базы данных Библиотека будет выглядеть так, как это показано на рис. 2.

 

Рис. 2. Окно базы данных Библиотека.

3. В пункте меню Файл выберите команду Внешние данные | Импорт. При этом откроется диалоговое окно Импорт. В раскрывающемся списке Тип файлов этого окна выберите тип электронной таблицы, которую вы хотите импортировать. Затем найдите исходную папку и выделите имя файла, содержащего импортируемую электронную таблицу. После этих действий диалоговое окно будет иметь вид, представленный на рис. 3.

 

Рис. 3. Диалоговое окно Импорт после задания типа файла, адреса таблицы и выбора ее имени.

 

4. Нажмите кнопку Импорт. В появившемся диалоговом окне мастера импорта электронных таблиц (см. рис. 4) выберите первый рабочий лист (Лист1) и нажмите кнопку Далее.

5. MS Access откроет следующее окно мастера импорта электронных таблиц. Установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов, поскольку в первой строке электронной таблицы Сотрудники находятся значения, которые следует взять в качестве имен полей таблицы MS Access. После нажатия кнопки Далее в появившемся окне мастера укажите, что вы будете добавлять импортируемые данные в новую таблицу MS Access. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

 

Рис. 4. Окно мастера импорта.

Поскольку для сохранения данных выбрана новая таблица, в следующем окне мастера, вы можете изменить определения ее полей, в том числе указать индексные поля. Раскрывающийся список Индекс содержит те же значения, что и свойство Индекс таблицы в режиме конструктора. В поле со списком Тип данных отображается тип данных текущего поля таблицы, выбранной мастером на основе анализа нескольких первых строк. Некоторые поля можно и не включать в новую таблицу MS Access. Для таких полей устанавливается флажок Не импортировать поле. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

 

Рис. 5. Последнее окно мастера импорта.

6. Очередное окно мастера позволяет определить первичный ключ таблицы MS Access. Лучше здесь ключ не создавать и не определять, а установить переключатель Не создавать ключ и нажать на кнопку Далее. В последнем окне мастера можно введите имя для новой таблицы Сотрудники, как это сделано на рис. 5.

7. Чтобы импортировать данные электронной таблицы, нажмите кнопку Готово. При успешном выполнении операции импорта MS Access откроет окно сообщения, показанное на рис. 6.

 

Рис. 6. Окно мастера импорта при успешном импорте таблицы.

 

После нажатия кнопки ОК мастер импорта закроет свои окна. Обратите внимание на то, что в окне базы данных Библиотека во вкладке Таблицы появилось имя импортируемой нами таблицы Сотрудники. Просмотрите эту таблицу в режиме таблицы и в режиме конструктора.

8. Откройте в базе данных Библиотека полученную в результате импорта таблицу Сотрудники в режиме конструктора. Обратите внимание, что поле Код сотрудника имеет тип данных Числовой, а свойство Размер данных имеет значение Двойное с плавающей точкой. Сделайте это поле ключом, а свойству Размер данных дайте значение Длинное целое. Аналогичным образом измените значение свойства Размер данных у поля Код должности. Свойству Размер данных поля Стаж дайте значение Целое.

Поля Фамилия и инициалы, Телефон имеют тип данных Текстовый, а свойство Размер поля для них по умолчанию равно 255. Это свойство для поля Фамилия и инициалы сделайте равным 20, а для поля Телефон – 9.