Конструктор отчетов

В созданном отчете присутствует множество недостатков, которые можно исправить с помощью конструктора отчетов.

1. Щелчком на кнопке Режим вкладки Главная перейдите в режим конструктора отчета Родственники сотрудников (рис.5.2). Либо, если вы только что загрузили базу данных, перейдите в области переходов в группу Отчеты, выберите отчет Родственники сотрудников и правым щелчком мыши перейдите в контекстное меню, где выполните команду Конструктор.

2. В схеме отчета присутствует несколько разделов. Их назначение указано в таблице 5.1. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.

Рис.5.2. Конструктор отчетов

 

Таблица 5.1

Разделы отчета

Раздел	Назначение
Заголовок отчета	Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой вкладки Упорядочить ð группы Отображение ð Заголовок/примечание отчета
Верхний колонтитул	Печатается в верхнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой вкладки Упорядочить ð группы Отображение ð Колонтитулы страницы
Заголовок группы Код	Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля Код
Область данных	Основные данные отчета
Нижний колонтитул	Печатается в нижнем поле каждой страницы
Примечание отчета	Печатается в самом конце отчета

3. Для начала изменения элементов отчета выделите мышкой группу полей Карточка сотрудника_Фамилия, Карточка сотрудника_Имя, Карточка сотрудника_Отчество. В ленте перейдите на вкладку Упорядочить и в группе Макет элемента управления выполните команду Удалить. Будет удален макет отображения полей по умолчанию.

4. Затем щелчком выделите надпись поля Карточка сотрудника_Фамилия.

5. Удалите надпись нажатием клавиши Delete.

6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите из раздела Заголовок группы 'Код' надписи Карточка сотрудника_Имя и Карточка сотрудника_Отчество. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.

7. Разместите поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Карточка сотрудника в одну строку. Установите для данных полей размер шрифта 14.

8. Щелчком выделите поле Карточка сотрудника_Фамилия. Увеличьте его горизонтальный размер, перетащив вправо серединный маркер правой границы поля.

9. Повторите шаг 8 для полей Карточка сотрудника_Имя и Карточка сотрудника_Отчество.

10. Заголовок отчета Родственники сотрудников разместите по центру страницы.

11. В области Заголовок группы 'Код' выделите все надписи полей из таблицы Родственники сотрудника. В ленте перейдите на вкладку Упорядочить и в группе Макет элемента управления выполните команду Удалить.

12. В области заголовка группы измените надпись Степень родства на Родственники, удалите из оставшихся надписей название таблицы Родственники сотрудника_ оставив наименование полей: Фамилия, Имя, Отчество.

13. Разместите надписи с полями из таблицы Родственники сотрудника по ширине страницы.

14. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелчками мыши выделите все объекты, находящиеся в области заголовка группы Код.

15. Используя маркер перемещения, перетащите выделенные объекты выше и уменьшите по вертикали область раздела Заголовок группы 'Код'.

16. На вкладке Главная в группе Режимы выполните команду Представление отчета для перехода в режим предварительного просмотра.

На рисунке 5.3 показан фрагмент нового варианта отчета Родственники сотрудников.

В нижней части страницы отчета выводится текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул конструктора отчета.

Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения изменений макета или структуры отчета щелкните на кнопке Да.

Рис.5.3. Фрагмент нового варианта отчета