Макросы. Microsoft Office Access позволяет пользователю разрабатывать собственные процедуры работы с данными

Microsoft Office Access позволяет пользователю разрабатывать собственные процедуры работы с данными. Для этого используется алгоритмический язык Visual Basic. Ряд часто выполняемых действий может быть оформлен в виде макрокоманд и назначен командным кнопкам. Рассмотрим процесс создания кнопки в форме ввода, нажатие на которую открывает таблицу запроса Родственники.

Макросы — это последовательности команд, соответствующие выполнению пользователем ряда пунктов меню. Каждой последовательности может быть присвоено имя. Некоторые последовательности могут содержать параметры, определяемые значениями полей таблиц.

Самые простые действия — это открытие (закрытие) форм ввода-вывода данных или выполнение запросов. Ранее вами был создан запрос Родственники. Создадим макрос с одноименным названием, который бы открывал таблицу данного запроса.

Перед началом работы проверим разрешения безопасности Microsoft Access запускать макросы. Для этого нажмите на кнопку Office в левом верхнем углу экрана и выберите команду Параметры Access. Слева в списке команд выберите Центр управления безопасностью, а справа в окне нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью. Затем в списке выберите Параметры макросов и справа отметьте Включить все макросы (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы). Подтвердите все свои действия кнопкой OK.

1. Откройте вкладку Создание и в группе Другие нажмите на кнопку Макрос ð Макрос.

2. В поле со списком Макрокоманда выберите значение ОткрытьЗапрос (рис.6.1). В области Аргументы макрокоманды задайте имя запроса Родственники, режим Таблица, режим данных Только чтение.

3. Закройте окно конструктора и сохраните макрос под именем Родственники.

Рис.6.1. Окно конструктора макроса

 

Для выполнения разработанных макросов могут быть созданы специальные формы или включены элементы управления в уже существующие. Предположим, что при работе с формой Карточка сотрудника у пользователя возникает потребность просмотреть список родственников. Для этой цели разместим в форме командную кнопку и свяжем её нажатие с выполнением макроса Родственники.

1. В области переходов перейдите в группу Формы. Выберите форму Карточка сотрудника и в контекстном меню выполните команду Конструктор.

2. Наведите курсор на нижнюю границу формы (курсор при этом принимает вид двунаправленной стрелки ) и, нажав левую клавишу мыши, протяните ее немного вниз, увеличив тем самым область примечания формы.

3. На вкладке Создание группы Элементы управления убедитесь, что кнопка активирована. Затем щелкните по объекту Кнопка и укажите положение кнопки, щелкнув мышью в области примечания формы.

4. В окне Создание кнопок выберите категорию Разное, действия – Выполнить макрос. Следуя инструкциям Мастера, назначьте кнопке выполнение макроса Родственники. На кнопке поместите текст Родственники. Если Мастер создания кнопок не загружается, то, щелкнув правой кнопкой мыши по созданной кнопке, выберите в контекстном меню Свойства. Перейдите в Окне свойств на вкладку События, выберите событие Нажатие кнопки, в раскрывающемся списке укажите макрос Родственники.

5. Общий вид формы в режиме конструктора представлен на рисунке 6.2.

Рис.6.2. Конструктор формы Карточка сотрудника

 

6. Закройте и сохраните форму Карточка сотрудника.

Теперь при работе с формой Карточка сотрудника пользователь может в любой момент открыть запрос Родственники, нажав на командную кнопку.

 

Модули

Модули — это программные элементы на языке Visual Basic, выполнение которых связывают с элементами управления форм. Для написания модулей необходима специальная подготовка по программированию. В качестве примера рассмотрим модуль, проверяющий, правильно ли введено значение в поле Дата приема на работу. Поскольку при приеме на работу сотрудников МВД существует ограничение по возрасту, то предлагается создать процедуру, которая позволяла бы отследить прием на работу лиц, возраст которых превышает 35 лет.

1. Используя контекстное меню, откройте форму Карточка сотрудника в режиме Конструктор.

2. Щелкнув правой кнопкой мыши по полю Дата приема на работу, выберите в контекстном меню опцию Свойства. На вкладке События для свойства До обновления задайте значение Процедура обработки события. Нажмите кнопку построения процедуры (рис 6.3).

Рис.6.3. Свойства поля Дата приема на работу

 

3. Вставьте в предложенный шаблон (рис 6.4) текст программы

If int(([Дата приема на работу]–[Дата рождения])/365) > = 35 Then

MsgBox (" Возраст принимаемого сотрудника превышает 35 лет! Повторите ввод! ")

Cancel = True

End If

 

Рис.6.4. Окно редактора Microsoft Visual Basic

 

Для проверки синтаксиса введенных выражений выберите в меню Microsoft Visual Basic опцию Debug ð Compile Кадры. В случае обнаружения ошибки строка, содержащая ее, будет подсвечена желтым цветом.

Закройте окно редактора Microsoft Visual Basic. Изменения в модуле сохранятся автоматически после закрытия формы Карточка сотрудника.

Приведенная процедура выполняется при вводе значений в поле Дата приема на работу. Процедура вычисляет возраст сотрудника в день приема на работу, и если он превышает 35 лет, то на экран выдается сообщение о неверном вводе даты и необходимости ее изменения. Проверьте правильность работы программы. Для этого внесите в форму Карточка сотрудника для любой записи в поле Дата приема на работу такую дату, чтобы возраст сотрудника превышал 35 лет.

Приведенный пример носит демонстрационный характер. Разработка собственных процедур позволяет выполнять сложнейшие операции с базами данных, но требует специальных познаний в языке программирования.