Запросы.

Запросы являются мощным инструментом работы с данными, которые позволяют извлекать данные, автоматически обновлять или удалять записей из одной или нескольких таблиц, а также выполнять вычисления, используя значения, хранимые в таблице. С помощью запросов можно создать новую таблицу по результатам запроса или скопировать данные из одной таблицы в другую. Запросы позволяют реализовать сложные операции манипулирования данными, например, удалить сразу несколько записей, удовлетворяющих определенному условию, или изменить значение поля в нескольких записях.Перечислим основные преимущества запросов:

· запросы позволяют собирать воедино информацию из нескольких таблиц, учитывая связи, установленные между таблицами в БД;

· при разработке запроса можно выбрать, какие поля исходных таблиц и в какой последовательности будут включены в таблицу результатов;

· запросы позволяют выполнять вычисления, основываясь на значениях полей таблицы.

СУБД Access позволяет создавать запросы различных типов:

· запрос на выборку данных,

· запрос на обновление данных,

· запрос на удаление данных,

· запрос на добавление данных,

· запрос на создание новой таблицы,

· перекрестный запрос.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запросов. Он позволяет осуществить выборку данных, соответствующих заданным условиям отбора, из одной или нескольких таблиц. В результате его выполнения будет сформирован набор записей, удовлетворяющих заданному условию. Условие отбора может быть достаточно сложным. Для его задания используются арифметические операции, логические операции, операции отношения и специальные функции, предусмотренные в СУБД. Кроме того, применяя при использовании запроса на выборку групповые операции, можно группировать данные или, например, вычислять суммы, средние значения или количество записей, удовлетворяющих критерию отбора.

Запрос на обновление данных позволяет изменить данные для группы записей одной или нескольких таблиц.

Запрос на добавление данных позволяет добавить данные из одной таблицы в другую.

Запрос на удаление данных позволяет удалить из одной или нескольких таблиц записи, удовлетворяющие определенному критерию.

Запрос на создание таблицы позволяет сформировать новую таблицу. При этом записи результирующего набора становятся основой для новой таблицы, структуру которой определяет структура самого запроса. Как правило, такие запросы используются для создания таблицы при экспорте данных в другие БД Microsoft Access или для резервного копирования существующих таблиц.

Результатом перекрестного запроса является набор записей, представленных в специальном формате, напоминающем электронную таблицу. Данные в такой таблице группируются по двум наборам данных: первый выводится в столбце слева

СУБД Access предоставляет пользователю возможность разрабатывать запросы с параметрами. Они позволяют задавать один или несколько параметров для условия отбора. Прежде чем запрос будет выполнен, на экран выводится диалоговое окно с приглашением ввести один или несколько параметров. Таким образом, запрос обеспечивает возможность уточнения параметров отбора при каждом своем запуске.

Создать запрос можно с помощью Мастера запросов или Конструктора запросов. Мастер запросов позволяет реализовать только самые простые запросы на выборку, в которых нельзя определить условия отбора записей. Главное преимущество Мастера запросов заключается в том, что с его помощью можно выбрать только те поля, которые вам необходимы. Самый мощный инструментарий, позволяющий сформулировать свой вопрос к БД − это Конструктор запросов. Он позволяет создавать запросы любой сложности, изменить запросы, построенные с помощью Мастера запросов.

 

Отчеты

Отчет позволяет подготовить данные из БД для вывода на экран или бумажный носитель в удобном для восприятия и работы виде. Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов, быть как одностраничными, так и многостраничными. В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, отображаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.

В Access можно создать различные виды отчетов:

· В столбец. В таком отчете, напоминающем макет формы, все поля выводятся на экран как один столбец.

· Ленточный. Каждая запись выводится в таком отчете в отдельной строке, а каждое поле − в отдельном столбце. Ленточные отчеты позволяют группировать данные по одному или нескольким полям, а также печатать итоговую информацию по группам и по отчету в целом.

· Почтовые наклейки. С помощью мастера можно быстро создать отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек Каждая такая наклейка − это набор данных, расположенных в нескольких полях одной записи

Создать отчет в СУБД Access можно различными способами:

· с помощью Мастера отчетов, который поможет выбрать требуемые поля и стиль оформления для формы;

· с помощью Конструктора отчетов.

Мастер отчетов позволяет в диалоговом режиме сформировать отчет, разработанный на основе существующих в системе шаблонов. Отчет, созданный с помощью Мастера отчетов может быть доработан с помощью Конструктора отчетов. Этот процесс во многом аналогичен процессу создания форм в режиме конструктора. Отчет может состоять из различных разделов.

· Заголовок отчета, который содержит информацию общего характера.

· Верхний колонтитул.

· Заголовок группы, который содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы

· Область данных, в которой располагаются фактические данные из полей таблиц