Порядок виконання завдань практичних занять №1 - №2

1) Запустите MS Access

2) Виберіть варіант " Новая база данных ". За замовчуванням буде запропоновано зберегти файл БД у папці Мои документы. Уведіть ім'я вашого файлу, потім ОК. З'явиться вікно бази даних Access. Тепер можна перейти до створення таблиць БД - основних її об'єктів.

3) Наша база даних буде складатися з двох основних таблиць та двох додаткових. У першої основної таблиці, назвемо її Клієнти, будуть накопичуватися зведення про клієнтів фірми. Друга основна таблиця Операції буде містити дані про усі операції, зв'язані з клієнтами.

Перш ніж створювати основну таблицю Клієнти, створимо на початку в режимі конструктора просту додаткову таблицю-довідник. Вона буде використана при створенні основної таблиці і введенні даних.

Перша додаткова таблиця повинна мати ім'я ТипиКлієнтів і складатися з двох полів: КодТипа і ТипКлієнта

Поле КодТипа повинне мати формат Счетчик і його потрібно зробити ключовим. Клієнтів будемо розрізняти наприклад на таки типи: Реалізатор, Постійний, Випадковий, Важливий. Уведіть ці дані в поле Тип клієнта.

Для створення структури ключової таблиці Клієнти рекомендується використовувати режим конструктора.

Увага! У бланку Свойства треба обов'язково вказати довжину текстових полів, формат числових полів і дат. Поле КодКліента в таблиці Клієнти треба зробити ключовим. Збіги не допускаються.

3) Структура таблиці Клієнти може бути наступною:

Тип поля КодТипу визначимо за допомогою майстра підстановок з використанням таблиці ТипиКліентів. У якості доступних візуально при підстановці полів вибрати із таблиці ТипиКлієнтів одне поле ТипКлієнта.

Уводити дані в таблицю Клієнти рекомендується в режимі таблиці (треба ввести 20-25 записів). Для збереження введених записів потрібно просто закрити вікно таблиці.

 

6. Структура таблиці Операції може бути наступною:

Обов'язково треба визначити потрібні формати і довжини полів у бланку Свойства.

Тип поля КодКлієнта для цієї таблиці будемо визначати Мастером подстановок, використовуючи при заповненні підстановку даних з таблиці Клієнти. У якості доступних візуально при підстановці полів вибрати Прізвище й Ім'я. У якості підпису стовпця використовуйте рядок " Клієнт ". Для поля Сума виберіть тип даних " Числовой " або " Денежный " (у поле " число десятичных знаков" на вкладці Общие в нижній частині вікна конструктора введіть значення 2). Поле ТипОперації можна створити числовим або текстовим (операції можна позначати в такий спосіб: 1- купівля, 2 – продаж, 3 – бартер і так далі). Вводити приведені значення можна або вручну, або з використанням Мастера подстановок (з допомогою фіксованого списку значень або з допомогою додаткової таблиці, з ім'ям, наприклад, КодОпер).

6. Після визначення структур обох таблиць потрібно викликати вікно Схема данных і додати в схему даних обидві таблиці (Клієнти і Операції).

Увага!
Під час створення зв'язків між таблицями вони повинні бути закриті

Далі установити у вікні Схема данних зв'язок між таблицями по полю КодКлієнта.

У вікні Изменение связи включити перемикач Обеспечение целостности данных. Після цього потрібно включити опції Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных полей. Після цього закрити вікно Изменение связи.

1) У режимі таблиці ввести дані в таблицю Операції, використовуючи створений за допомогою Мастера подстановок список у поле КодКлієнта.

2) Для перевірки дотримання цілісності даних при роботі з таблицями потрібно:

· змінити значення ключового поля (КодКлієнта) для одного з записів у таблиці Клієнти. Перейти в таблицю Операції і перевірити, чи змінилося в ній значення загального поля для відповідних записів;

· видалити одну з записів у таблиці Клієнти. Перейти в таблицю Операції і перевірити, чи вилучені в ній відповідні записи.

Увага! Після редагування таблиці Клієнти потрібно спочатку зберегти в ній зміни, а потім переходити в " підлеглу" таблицю.

 

ПРАКТИЧНІ ЗАНЯТТЯ № 3 - №4

ЗМІНА СТРУКТУРИ І МАКЕТА ТАБЛИЦЬ.
ДОДАВАННЯ ТАБЛИЦЬ.

СОРТУВАННЯ І ПОШУК ДАНИХ У ТАБЛИЦЯХ.

1. ЦІЛЬ РОБОТИ

Освоїти прийоми редагування проекту БД і макета таблиць, пошуку і сортування даних у СУБД ACCESS.

2. ЗАДАЧІ РОБОТИ

• Зробити зміни в проекті БД, макеті однієї з таблиць.
• Виконати пошук і сортування записів у таблицях.
• Змінити деякі дані в таблицях

3. ВИМОГИ ДО ЗВІТУ

У результаті виконання всіх завдань треба пред'явить викладачеві файл своєї бази даних з усіма змінами.

 

4. ЗМІСТ РОБОТИ

1) Змінити структуру головної таблиці, додавши нові поля і змінивши властивості для деяких полів, створених раніше.

2) Заповнити даними нові поля таблиці і перевірити, як працюють зміни у властивостях полів.

3) Змінити схему даних для багатотабличної БД.

4) Змінити макет однієї з таблиць БД.

5) Зробити сортування записів у таблицях по одному та декільком полям.

6) Знайти в таблицях записи, що задовольняють визначеним умовам, і замінити їхнього значення.

 

5. Підготовка до ПРАКТИЧНИХ занять №3 – №4.
ЗАГАЛЬНІ теоретичні відомості.

5.1. Зміна проекту бази даних

ПРОЕКТ БАЗИ ДАНИХ МІСТИТЬ У СОБІ СТРУКТУРИ УСІХ ТАБЛИЦЬ І ЗВ'ЯЗКи МІЖ НИМИ.

Можна змінити існуючі таблиці, змінити зв'язки, додати нові таблиці і т.д.

Проект уже створеної БД легко змінити. Однак потрібно враховувати, що деякі зміни в проекті БД (видалення полів, зміна типу і формату полів, зміна первинних ключів, зв'язків між таблицями) можуть привести до втрати чи псування даних. Тому до них варто прибігати у випадку крайньої необхідності. У будь-якому випадку Access попереджає про можливу втрату даних і дає можливість відмовитися від таких змін.

Щоб забезпечити себе від випадкових помилок чи непередбачених наслідків, перед внесенням серйозних змін у проект БД варто зробити її резервну копію шляхом копіювання файлу бази даних.

Якщо зміни потрібно внести тільки в одну таблицю, то її копію можна зробити безпосередньо в Access. Для цього у вікні бази даних на вкладці Таблицы потрібно виділити ім'я таблиці та скопіювати її в буфер обміну (команда Правка/Копировать) і відразу ж уставити її з буфера обміну, задавши нове ім'я (команда Правка/Вставить).

5.1.1. Зміна структури таблиць

У режимі Конструктора таблиці можна змінювати імена, типи і властивості полів, порядок їхнього проходження, видаляти і додавати поля.

Для зміни імені поля потрібно перейти в рядок з ім'ям цього поля у вікні Конструктора таблиці і внести зміни в стовпці Имя поля.

Для вставки нового поля потрібно установити курсор на поле, перед яким воно буде вславлено, і виконати команду Вставка - Столбец чи натиснути клавішу Insert. На порожньому рядку, що з'явився, потрібно ввести ім'я нового поля і вибрати тип даних для нього.

Для видалення поля потрібно виділити рядок з його ім'ям і виконати команду Правка - Удалить чи натиснути клавішу Delete.

Для зміни типу поля чи його формату потрібно в режимі Конструктора виділити це поле, перейти в стовпець Тип даних, розкрити список типів даних і вибрати потрібне значення. Аналогічно можна змінювати властивості поля, перейшовши в бланк Властивості.

Для збереження всіх змін досить просто закрити вікно Конструктора.

5.1.2. Видалення і перейменування таблиць

У випадках, коли одна з таблиць БД містить застарілу чи непотрібну інформацію, її варто видалити з проекту БД. Для цього потрібно виділити ім'я таблиці у вікні бази даних натиснути клавішу Delete чи виконати команду Правка / Удалить. Access відкриє діалогове вікно для підтвердження скасування чи видалення.

Також для видалення таблиці можна використовувати команду Правка/Вырезать. У цьому випадку копія таблиці міститься в буфер обміну, відкіля її можна вставити в іншу БД.

Для зміни імені таблиці її також потрібно виділити у вікні бази даних і виконати команду Правка/Переименовать. Після чого Access дасть можливість увести нове ім'я таблиці.

5.1.3. Зміна первинних ключів

Визначений на етапі проектування ключ надалі може не завжди однозначно визначати запис. У цьому випадку ключ потрібно визначати заново. Або колись потрібно скасувати невірно заданий ключ.

Для цього потрібно виконати команду Вид > Индексы. У вікні Индексы виділити рядок, якій визначений ключовим, і натиснути клавішу Delete. Потім вікно Индексы можна закрити, а в структурі таблиці визначити нове ключове поле. Причому поле, що раніше використовувалося як ключ, не завжди підлягає видаленню зі структури таблиці, тому що необхідність у його даних може залишитися.

5.1.4. Редагування зв'язків

Якщо потрібно змінити вже існуючі зв'язки, то варто перейти у вікно бази даних і викликати вікно Схема данних (команда Сервис/Схема данних).

Перед редагуванням зв'язків потрібно закрити всі таблиці, яких це стосується!

Для редагування існуючого зв'язку потрібно клацнути правою кнопкою миші на її лінії. У контекстному меню, що з'явилось буде усього дві команди: Изменить связь.. та Удалить ( связь ). Вибір першої команди дає діалогове вікно Связи де потрібно змінити існуючі установки.

Якщо в схему даних необхідно додати нову таблицю, то потрібно клацнути по кнопці на панелі елементів чи виконати команду Связи > Добавить таблицу. Після цього буде виведене вікно Добавление таблицы де потрібно вказати ім'я таблиці, що додається.

Деякі зі зв'язаних таблиць у схемі даних можна сховати. Для цього використовується команда Связи / Скрыть таблицу. Зв'язки при цьому не порушуються, але в схемі даних таблиця не відображається. Це можна робити для різних довідкових таблиць, використовуваних, наприклад, Мастером подстановок. Це роблять звичайно тільки при великій кількості таблиць-довідників для баз даних складної структури.

Для видалення непотрібної таблиці зі схеми даних потрібно виконати команду Связи / Удалить таблицу

5.2. Зміна макета таблиці

Під макетом таблиці мають на увазі її представлення на екрані, чи зовнішній вигляд. Макет таблиці ніяк не зв'язаний з її структурою. Тому якщо вимагаються чисто зовнішні зміни, те їх можна зробити в режимі таблиці, не змінюючи її структуру. Для установки параметрів макета таблиці використовуються відповідні команди меню Формат.

5.2.1. Зміна шрифту і зовнішнього вигляду осередків таблиці

Команда Формат > Шрифт виводить вікно діалогу, у якому можна вибрати тип шрифту, розмір, накреслення, колір. Обраний шрифт буде застосований для всієї таблиці.

Команда Формат > Ячейки встановлює параметри оформлення осередків у всій таблиці: наявність горизонтальних і вертикальних ліній сітки, їхній колір, колір фона осередків, оформлення.

Якщо потрібно установити шрифти й оформлення осередків, що будуть використані за замовчуванням у всіх таблицях (у тому числі і в знову створюваних), то варто скористатися командою Сервис/Параметры. У вікні діалогу, що з'явилося, потрібно перейти на вкладку Режим таблицы і задати нові параметри оформлення.

5.2.2. Зміна висоти рядків і ширини стовпців у таблицях.

Висоту рядка і ширину стовпця таблиці можна змінити безпосередньо на екрані, установивши покажчик миші в область заголовка стовпця чи рядка. Покажчик прийме форму стрілки «. Після цього можна змінити ширину стовпця чи висоту рядка, перетаскуючи їх границі як у MS Excel.

Команди Висота строки, Ширина столбца виводять вікна діалогу, де пропонується задати нову висоту чи ширину, указавши її розмір у пунктах (1 пункт дорівнює 1/72 дюйма чи приблизно 0, 035 см.). Можна також установити стандартну висоту рядка і ширину стовпця, уключивши відповідну опцію. Якщо відразу важко підібрати ширину стовпця, то можна натиснути кнопку По ширине данных і вона буде підібрана таким чином, щоб у нову ширину помістилися всі дані цього поля.

5.2.3. Зміна порядку проходження стовпців у таблицях.

За замовчуванням порядок стовпців у режимі таблиці збігається з послідовністю розташування полів у структурі таблиці. При перегляді таблиці цей порядок легко змінити, зробивши більш зручним.

Для цього в режимі таблиці варто цілком виділити потрібний стовпець, клацнувши на його заголовку. Щоб перемістити виділений стовпець, перенесіть область виділення в нове місце.

5.2.4. Інші зміни макета таблиці

Команда Формат дає можливість внести в макет таблиці наступні зміни:

· Переименовать столбец - задати нове ім'я стовпця, відмінне від імені відповідного поля в структурі таблиці. У структурі таблиць часто використовують скорочення в іменах полів. Це робить їх менш інформативними. При перегляді таблиць можна виправити цей недолік, перейменувавши відповідний стовпець.

· Скрыть столбцы - сховати виділені стовпці при перегляді таблиці. Для виділення стовпця досить клацнути мишею в будь-якім місці стовпця.

· Показать столбцы - відображення діалогового вікна, у якому пропонується вибрати стовпці, необхідні для відображення на екрані.

· Закрепить столбцы - фіксувати виділені стовпці при перегляді таблиці. Зафіксовані в такий спосіб стовпці при прокручуванні таблиці ліворуч чи праворуч постійно присутні на екрані. Це значно полегшує читання таблиць, що містять багато полів.

· Освободить все столбцы - скасування фіксації стовпців.