Практичне заняття № 4.1Створення шаблонів юридичних документів з полями форм Мета заняття: Вивчити методи створення шаблонів типових серійних документів з використанням полів форм. Перелік питань, що підлягають вивченню: 1. Підготовка тексту головного документа – зразка. 2. Захист документа. 3. Збереження документа як шаблона Word. 4. Створення конкретного юридичного документа на основі захищеного шаблона з полями. Створення електронних форм для юридичних документів. У сучасному діловодстві спостерігається тенденція до стандартизації документів. Велику частину документообігу складають форми, тобто типові документи, у яких міняються тільки окремі поля, а основна частина залишається незмінною. Текстовий редактор Word 97/2000 підтримує роботу з трьома видами форм: · друковані форми, що заповнюються і використовуються за допомогою текстового процесора і мають на увазі створення твердої копії форми, тобто її друкування. · форми Web, тобто інтерактивні форми, що заповнюються і використовуються за допомогою технологій Інтернет · поштові форми, що заповнюються і використовуються за допомогою електронної пошти Ми обмежимося найбільш традиційним, першим типом. Як приклад візьмемо типовий договір. Для підготовки за допомогою комп'ютера друкованих форм використовуються три основних способи: · Можна використовувати звичайний документ, що являє собою вже заповнену форму як зразок для нової форми. Відповідні частини зразка заміняються новою інформацією, і виходить новий екземпляр, що і друкується. · Можна заздалегідь віддрукувати типографським способом бланки форми, а потім заповнювати їх від руки чи вводити інформацію в заготовлені порожні поля бланка. · Можна підготувати особливий документ, що дозволяє тільки вводити інформацію певним чином і захищений від інших змін. Перший спосіб не вимагає ніяких спеціальних засобів, але незручний і чреватий помилками. Другий спосіб був (на жаль, ще є) характерний для ручного діловодства. В даний час друковані бланки стрімко зникають з побуту сучасного офісу, за винятком тих випадків, коли порожній бланк сам по собі є документом строгої звітності. Засоби Word дозволяють трактувати другий випадок як окремий випадок третього. Третій спосіб, що заснований на використанні документів особливого типу, і буде предметом розгляду в цьому параграфі.
Вправа №1. Створення електронної форми договору. Допустимо, що є якийсь зразок незаповненого типового договору, що ми хочемо перетворити в інтерактивну форму. 1. Створимо новий текстовий документ, що є зразком договору (сильно спрощеного). Наберіть текст договору, приведений нижче. У цьому договорі поля для заповнення відзначені двома " підкреслюваннями" __ (тобто двома символами «підкреслення», що вводяться за допомогою комбінації клавіш: Shift +" Знак-мінус "). У нашому прикладі таких крапок буде сім (дата над назвою міста не буде полем форми). Наше перше завдання полягає в тому, щоб уставити замість них спеціальні об'єкти, називані полями форми. У зразку договору ці місця спеціально виділені за допомогою заливання __. Відкрийте новий порожній документ і наберіть у точності весь цей договір:
ВИДАВНИЧИЙ ДОГОВІР № __ __ Видавництво “Цікаве читання”, іменоване надалі “Видавництво”, в особі директора Петренко Я. П., що діє на підставі Статуту, і __, іменований надалі “Автор”, уклали договір про нижченаведене: 1. Предмет договору 1.1. Автор передає чи зобов'язується створити і передати право Видавництву для видання свого твору __, іменованого надалі “Твір”, терміном на три роки з дня схвалення його Видавництвом. 1.2. Вимоги до оформлення матеріалу: · Автор передає Видавництву текст і ілюстрації Твору на магнітному носії; · текст повинний бути підготовлений засобами текстового процесора Word. 1.3. Термін здачі робіт за договором __.
2. Вартість робіт і порядок розрахунків 2.1. За виконану і прийняту Видавництвом роботу Автору виплачується винагорода в сумі __ гривень за один авторський аркуш Твору (40 000 друкованих знаків). 3. Порядок здачі і приймання робіт 3.1. При завершенні роботи над Твором Автор надає Видавництву акт про приймання робіт. 4. Відповідальність сторін 4.1. За невиконання чи неналежне виконання зобов'язань за цим договором Автор і Видавництво несуть матеріальну відповідальність. 4.2. Суперечки, не урегульовані угодою сторін, вирішуються у судовому порядку відповідно до чинного законодавства. 5. Права сторін на результати роботи за дійсним договором 5.1. Авторське право на Твір належить Автору. 5.2. Інформація про авторські права Автора повинна бути присутньою у вихідних реквізитах Твору. 6. Адреси і розрахункові рахунки сторін ВИДАВНИЦТВО: ТОО “Цікаве читання”; адреса: 94456, м. Дніпропетровськ, вул. Огіркова, 3. Розрахунковий рахунок: Кіровський філіал АТ ПСБ р/р 9876543210, МФО 123456.
АВТОР: __ паспорт __ Від Видавництва Автор ………………...
_______________ Я.П. Петренко ________________
 2. Викличемо панель інструментів Формы. Для цього виконаємо дії: Вид > Панели инструментов > Формы. Робота з полями форми виконується за допомогою панелі інструментів Формы. Кнопки цієї панелі інструментів описані в таблиці в тому порядку, у якому вони присутні на панелі інструментів Формы.
Спочатку розставимо в документі договору поля форми в тім же порядку, у якому буде заповнюватися форма договору (зверху вниз). Перше поле – це номер договору. 3. Виділіть два символи підкреслення праворуч від символу «№» у першому рядку договору. 4. На панелі інструментів «Формы» клацніть по передостанній кнопці (по тій, що перед «замочком»), а потім по крайній лівій кнопці «Текстовое поле», у договорі на місці виділення з'явиться миготливий вертикальний курсор. 5. На панелі «Форм ы» клацніть по кнопці " параметры поля формы " (четверта кнопка ліворуч). З'явиться діалогове вікно «Параметры текстового поля».(Слід зазначити, що різним типам полів будуть відповідати різні діалогові вікна параметрів.)
6. У цьому діалоговому вікні установіть параметри: Тип: число; Число по умолчанию: 1; Формат числа: 0 (тобто номер договору – ціле число, хоча в загальному випадку можливий і інший варіант текстового поля). 7. У цьому ж діалоговому вікні клацніть по кнопці «Текст справки». З'явиться діалогове вікно «Текст справки для поля формы». У ньому поставте прапорець (крапку) у коло з підписом «Текст справки» і нижче, у поле з миготливим курсором уведіть текстдовідки: «Уведіть номер договору». У цьому випадку, коли ви будете вводити інформацію в створене поле при підготовці конкретного варіанту договору, набраний вами текст буде відображатися в рядку стану документа Word. Можна змінити спосіб видачі довідки. Для цього в діалоговому вікні " Текст справки для поля формы " після уведення тексту довідки необхідно нажати кнопку " Клавиша F1 ". 8. Натисніть «ОК» і ще раз «ОК». Панель інструментів " Формы " не закривайте, а відбуксируйте поки її нагору до панелей інструментів чи у будь-яке зручне місце на екрані. Примітка. Виконані нами дії перший раз виглядають досить складно, але насправді мова йде про послідовне натискання двох кнопок на панелі інструментів Формы і завдання параметрів у двох діалогових вікнах. Перше приведене вікно визначає параметри поля. Різним типам полів форми відповідають різні діалогові вікна параметрів. Друге діалогове вікно служить для створення довідки по даному полю. Це вікно однакове для всіх типів полів форми. Наступна перемінна частина договору — це дата договору. Дата теж вставляється як поле, але це буде не поле форми, а буде просто поле дати, що заповнюється автоматично поточною датою із системної дати Вашого комп'ютера під час підготовки конкретного договору. 9. Виділіть, як і в пункті 3, два символи «підкреслення» якими відзначене місце для дати договору. 10. Далі виконайте: Вставка > Дата и время і виберіть Формат > 30 Марта 2000 г. > установіть прапорецьý - Обновлять автоматически > далі ОК _____________________________________________________________ Наступне поле — прізвище виконавця (замовник, тобто видавництво, вважається фіксованим). Це поле можна оформити як текстове якщо тільки один можливий виконавець - автор, але ми допустимо, що видавництво працює з деякою кількістю постійних авторів і оформимо це поле як список авторів, з якого варто вибрати тільки одного. 11. Виділіть місце під нове поле, де повинно бути прізвище виконавця (виконавців може бути декілька), і клацніть по третій ліворуч кнопці панелі інструментів «Форм ы» - «Поле со списком». 12. Клацніть по кнопці «Параметры поля формы …» 13. У вільне віконце над яким написано «Элемент списка» уведіть Прізвище І. та по Б. і натисніть «Добавить», потім інше Прізвище І. та по Б. і натисніть «Добавить», аналогічно введіть ще дані про двох – трьох виконавців. 14. Довідку по цьому полю введемо наступну: «Виберіть зі списку потрібного виконавця». 15. Далі в договорі потрібно ввести поле «Назва твору» – це просте текстове поле. Зробіть цей пункт самостійно. 16. Далі необхідно ввести поле " Термін здачі роботи ". Це теж текстове поле, але іншого типу: не число, а дата. На панелі інструментів «Формы» клацніть по крайній лівій кнопці «Текстовое поле». 17. На панелі «Формы» клацніть по кнопці «Параметры поля формы» (четверта кнопка ліворуч). З'явиться діалогове вікно «Параметры текстового поля». 18. У цьому діалоговому вікні установіть параметри: Тип: дата; Формат дат ы: дд.мм.гг. 19. У цьому ж діалоговому вікні клацніть по кнопці «Текст справки». З'явиться діалогове вікно «Текст справки для поля формы». У ньому поставте прапорець (крапку) у коло з підписом «Текст справки» і в поле з миготливим курсором уведіть текст «Уведіть дату терміну здачі роботи у вигляді дд.мм.гг ". 20. Натисніть «ОК» і ще раз «ОК». 21. Далі необхідно оформити поле " Винагорода за авторський аркуш " і поле " Винагорода за ілюстрацію " — це текстові поля форми, у які повинні вводитися числа, корисно також передбачити значення за замовчуванням і формат значень. Ці поля оформіть аналогічно з урахуванням змін: Тип > Число > Число по умолчанию – потрібно ввести конкретне число > Формат числа > 0, 00 22. Далі аналогічно оформіть два останні поля. 23. Поки що наш документ — це звичайний текстовий документ з полями форми. Уся різниця полягає в тому, що введені поля форми підсвічені сірим кольором й у них не попадає курсор введення.
Документ перетворюється в інтерактивну форму одним із двох способів:
а) натиснути кнопку Защита формы панелі інструментів Формы,
б) виконати дії: Сервис > Установить защиту... > у діалоговому вікні " Защита документа " установіть у списку " Запретить любые изменения кроме" прапорець " Ввода данных в поля форм". Отже наш документ перетворився в інтерактивну форму, яку можна заповнити, зберегти на диску і надрукувати. Можна натиснути на кнопку Сохранить стандартної панелі інструментів. Одержимо просто документ із полями форми. Можна звичайно робити так: відкривати вже заповнену форму договору, заповнювати її і зберігати під новим ім'ям. Але набагато доцільніше скористатися механізмом шаблонів MS Word! 24. Для того, щоб створити шаблон на основі нашої форми потрібно взяти незаповнену та захищену форму з полями і зберегти її як шаблон: Файл > Сохранить как > вибрати зі списку типів документів Шаблон документа > вибрати дисковод і, якщо необхідно, створити папку > відкрити створену папку > задати ім'я файлу (тобто шаблона) > Сохранить. 25. Тепер можна створювати скільки завгодно договорів з різним змістом полів по готовому захищеному шаблону форми з полями. Для цього потрібно відкрити необхідний шаблон через меню Файл > Создать, з'явиться новий документ із текстом договору, а курсор буде знаходиться у полі номера договору, де за замовчуванням вже існує цифра 1. Уведіть новий номер, наприклад 323, натисніть на Tab. Курсор після цього перейде до нового поля введення. Уведіть знову необхідне значення поля і так далі. Після введення останнього поля збережіть новий договір як звичайний файл Word з відповідним ім'ям. (Якщо після введення значення останнього поля натиснути на Tab - курсор знову попаде на перше поле, тобто можна відразу ж переходити до підготовки нового варіанта договору.) Отриманий документ можна також надрукувати в потрібній кількості екземплярів. Висновки: Ми створили не дуже складну шаблон-форму юридичного договору. У юридичній і діловій практиці уміння використовувати шаблони - форми з полями має важливе значення, тому що при цьому завжди гарантується незмінність основної частини документа і заощаджується час на підготовку документів. У нашій роботі далеко не вичерпані всі можливості використання полів форм, наприклад можна в одні поля вводити числові значення, при цьому інші поля можуть містити формули, що використовують уведені значення. Дана робота є тільки введенням у створення шаблонів документів з використанням полів форм.
Контрольні питання і завдання: 1. Що таке форми в документообігу? 2. Які існують форми? 3. Як викликати панель Формы? 4. Чим відрізняється звичайний документ із полями від шаблона з полями? 5. Як зняти захист шаблона? 6. Як установити захист? 7. Як на основі отриманого шаблона створити новий шаблон? 8. Придумайте самостійно який-небудь простий документ з 3 – 4 полями, що вигідно зробити з полями і створіть його самостійно.
Практичне заняття № 4.2 ( 2 год.) Створення в текстовому процесорі Word серійних документів на основі злиття даних таблиць з бланком документа. Перелік питань, що підлягають вивченню: 1. Створення головного документа – зразка; 2. Побудова джерела даних; 3. Розміщення полів даних; 4. Злиття головного документа з даними таблиці; 5. Перевірка правильності злиття; 6. Використання результатів злиття (відправлення в новий документ, на принтер) зі збереженням в окремому файлі. Вступ. У діловій практиці часто приходиться готувати так називані " серійні" документи. Це листи, наклейки на листи і т.д. Суть злиття полягає в тому, що ви берете документ, наприклад зразок листа, і таблицю з прізвищами та адресами людей, яким потрібно розіслати цей лист, а потім, автоматично поєднуючи зразок документа з таблицею, генеруєте набір листів. Усі копії вихідного листа " успадковують" загальний текст, але містять різну інформацію в області адреси і прізвища одержувача, що заповнюється на основі таблиці даних. Результат такого об'єднання можна друкувати, зберігати у файлі, відправляти по електронній пошті і т.д.
|
