Основне вікно табличного процесора

Перш ніж завантажувати табличний процесор Microsoft Excel, доцільно виконати деякі підготовчі операції засобами операційної системи Windows. Це пов’язано з особливостями використання розділових знаків.

В арифметичних формулах можуть використовуватись дробові десяткові числа та списки аргументів функцій. Міжнародний стандарт пропонує використовувати крапку як відокремлювачем між цілою і дробовою частиною десяткового числа, а кому – як відокремлювач елементів списка аргументів функцій. Разом з тим, у русифікованих версіях MS Excel з цією ж метою можуть використовуватись кома і крапка з комою.

Вправа 3.2.1. Підготовка до роботи з табличним процесором.

Ø Натиснути кнопку Пуск і вибрати спочатку пункт Настройка, а потім пункт Панель управления.

Ø У відповідному вікні двічі клацнути ЛКМ по пункту Язык и стандарты, після чого у діалоговому вікні Свойства: Язык и стандарты вибрати вкладинку Числа.

Ø У полі Разделитель целой и дробной части числа ввести точку (замість коми).

Ø У полі Разделитель элементов списка ввести кому замість крапки з комою.

Ø Закрити всі вікна шляхом натискування кнопок OK.

Способи завантаження табличного процесора Microsoft Excel нічим не відрізняються від способів завантаження текстового процесора Microsoft Word. Таким чином, для цього можна скористуватись одним із перерахованих нижче способів.

q Клацнути ЛКМ по кнопці Пуск Панели задач, вибрати у головному меню системи пункт Программы, отримати відповідне каскадне меню, в якому і вибрати пункт Microsoft Excel.

q Двічі клацнути ЛКМ по кнопці-піктограмі Microsoft Excel на Рабочем столе.

q Одноразово клацнути ЛКМ по кнопці-піктограмі Microsoft Excel в зоні швидкого запуску на Панели задач.

Після завантаження табличного процесора на екрані з’являється його основне вікно. При цьому автоматично з’являється також і порожнє вікно документа Книга1. Склад основного вікна при стандартній настройці такий: рядок заголовка, головне меню, панелі інструментів Стандартная і Форматирование, рядок формул, робоча область (електронна таблиця Лист1 робочої Книги1) із сіткою пронумерованих рядків та стовпчиків, ярлики листів разом з горизонтальною смугою прокручування, а також рядок стану. З правої сторони основного вікна знаходиться вертикальна смуга проручування. Завантажений табличний прцесор відображується належним чином і на Панели задач.

Вправа 3.2.2. Встановлення стандартних елементів основного вікна табличного процесора.

Ø Завантажити табличний процесор будь-яким способом.

Ø При відображенні табличного процесора на Панели задач можливі два варіанти: відображення кнопки табличного процесора в цілому або відображення кнопок відкритих робочих книг. Другий варіант, безумовно, зручніший. Щоб реалізувати його, виконайте команду Сервис-Параметры…, далі у вікні Параметры перейдіть до вкладинки Вид і в полі Отображать встановіть відмітку на пункті окна на панели задач.

Ø Клацнути ПКМ на рядку головного меню і у списку, що розкрився, вибрати пункт Настройка.... Виникає вікно Настройка, в якому треба вибрати вкладинку Панели инструментов. В полі Панели инструментов: відмітити пункт Строка меню листа, після чого натиснути кнопку Сброс.... Далі у відповідь на запит “ Отменить изменения панели инструментов ‘Строка меню листа’? ” натиснути кнопку OK. Завершуючи операцію, натиснути кнопку Закрыть вікна Настройка.

Ø Виконати команду Сервис-Настройка..., а далі у вікні Настройка перейти до вкладинки Параметры і в полі Другие установити відмітку на пункті Отображать подсказки для кнопок, після чого натиснути кнопку Закрыть вікна Настройка.

Ø Розкрити меню Вид і в отриманому списку функцій відмітити (якщо він не відмічений) пункт Строка формул.

Ø Розкрити меню Вид і в отриманому списку функцій відмітити (якщо він не відмічений) пункт Строка состояния.

Ø Виконати команду Вид-Панели инструментов і у списку, що розкрився, встановити відмітки Стандартная і Форматирование, а всі інші відмітки зняти. Майте на увазі, що за одне звернення до команди можна виконати операцію лише з однією відміткою.

Ø Розкрити перелік кнопок панелі інструментів Форматирование (для цього треба натиснути на ній кнопку Другие кнопки і перейти на пункт Добавить или удалить кнопки), після чого клацнути ЛКМ на пункті Сброс панели. Далі у відповідь на запит “ Отменить изменения панели инструментов ‘Форматирование’? ” натиснути кнопку OK. При цьому встановлюється стандартний набір кнопок панелі інструментів Форматирование.

Ø Операцію, аналогічну попередній, виконати для панелі інструментів Стандартная.

Ø Захопіть вказівником миші лівий кінець головного меню і при натиснутій ЛКМ перетягніть його в робочу область. Це ж саме проробіть і з обома панелями інструментів.

Ø Тим же самим способом перетягніть головне меню і панелі інструментів назад на своє місце і рівненько розташуйте їх в стандартному порядку.

Ø Виконати команду Сервис-Параметры..., а далі у вікні Параметры перейти до вкладинки Вид і в полі Параметры окна встановити відмітки на пунктах сетка, заголовки строк и столбцов, горизонтальная полоса прокрутки, вертикальная полоса прокрутки, ярлычки листов, а відмітку на пункті формулы – зняти.

Ø Виконати команду Сервис-Параметры..., а далі у вікні Параметры перейти до вкладинки Общие і в полі Параметры зняти відмітку на пункті Стиль ссылок R1C1.

Ø Виконати команду Сервис-Настройка..., а далі у вікні Настройка перейти до вкладинки Параметры і в полі Настраиваемые меню и панели инструментов зняти відмітку на пункті В меню сначала отображаются последние использованные команды, після чого натиснути кнопку Закрыть вікна Настройка.

Ø Деякі функції табличного процесора вимагають встановлення принтера навіть тоді, коли його немає фізично. Установити принтер можна таким шляхом: натиснути кнопку Пуск на Панели задач і вибрати в меню пункт Настройка, у каскадному меню вибрати пункт Принтеры, у вікні Принтеры розкрити піктограму Установка принтера, прослідувати вказівкам, які з’являються у вікні Мастер установки принтера.

Розглянемо елементи основного вікна табличного процесора, звертаючи увагу на ті особливості, які відрізняють його від основного вікна текстового процесора.

Рядок заголовка. Містить кнопку системного меню вікна табличного процесора, найменування Microsoft Excel, найменування робочої книги, а також три кнопки Свернуть, Восстановить/Развернуть і Закрыть. При натискуванні на кнопку системного меню з’являється перелік функцій, який співпадає з функціями указаних кнопок.

q При натискуванні на кнопку Свернуть вікно табличного процесора згортається до неактивних кнопок відкритих книг на Панели задач. Відновити робочий стан будь-якої книги можна шляхом клацання ЛКМ на потрібній кнопці Панели задач. До речі, в такий же самий спосіб можна здійснювати перемикання між відкритими робочими книгами.

q При натискуванні на кнопку Восстановить вікно табличного процесора набуває властивостей, за яких стають доступними переміщення та зміна розмірів вікна звичайними способами. При натискуванні на кнопку Развернуть вікно табличного процесора розгортається на повний екран. При цьому управління вікном стає недоступним.

q При натискуванні на кнопку Закрыть всі вікна відкритих робочих книг і вікно самого табличного процесора закриваються. Робота з табличном процесором припиняється. В процесі закриття на екрані можуть виникати панелі із системними запитами про необхідність збереження змін, внесених до тієї чи іншої книги, тобто Сохранить изменения в файле ‘< наименование рабочей книги> ’?. Якщо при цьому натиснути на кнопку Да, то будуть збережені зміни в черговій відкритій книзі. Якщо натиснути на кнопку Да для всех, то будуть збережені зміни і в даній книзі, і в усіх інших без додаткових запитів. Якщо натиснути кнопку Нет, то зміни в даній книзі не зберігаються. Якщо ж натиснути кнопку Отмена, то це означає, що користувач відмовляється від операції закриття взагалі і бажає продовжити роботу. Для закриття табличного прцесора зручно користуватись клавішами < Alt> +< F4>;.

Головне меню. Містить кнопку системного меню вікна документа, дев’ять випадаючих меню Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно і Справка, а також три кнопки Свернуть окно, Восстановить/Развернуть окно і Закрыть окно. При натискуванні на кнопку системного меню вікна документа з’являється перелік функцій, який співпадає з функціями указаних кнопок. Функції цих кнопок подібні до функцій відповідних кнопок вікна табличного процесора, тільки стосуються вони виключно вікон документів. Відмінність полягає в тому, що вікно документа згортається до кнопки, яка знаходиться в межах робочої області. Звичайно ж зберігається і відповідна кнопка документа на Панели задач. Крім того, для закриття вікна документа можна користуватись клавішами < Ctrl> +< W>;.

Доступ до випадаючих меню та конкретних функцій в них здійснюється звичайними способами. Від одного розкритого випадаючого меню можна перейти до сусіднього шляхом натискування клавіш управління курсором < Влево> і < Вправо>;. Якщо потреба у користуванні випадаючим меню відпала, то достатньо клацнути ЛКМ за його межами або двічі натиснути клавішу < Esc>;. Нагадаємо також про особливості технології використання пунктів випадаючого меню. Для прикладу скористаємось пунктами випадаючого меню Файл.

q Звичайний пункт. Наприклад, пункт Закрыть.

q Пункт із зображенням кнопки панелі інструментів. Наприклад, пункт Предварительный просмотр. Це означає, що відповідну функцію можна виконати без використання меню шляхом натискування на кнопку панелі інструментів. При цьому обов’язково слід пам’ятати, що в багатьох випадках кнопкою реалізовано єдиний основний варіант виконання команди. Більш детального і точного виконання команди можна добитись тільки шляхом доступу до неї через меню. Зокрема, це стосується команд Создать… і Печать….

q Пункт із вказівкою комбінації клавіш. Наприклад, пункт Сохранить. Це означає, що відповідну функцію можна виконати без використання меню шляхом натискування указаної комбінації клавіш. В цьому випадку теж справедливе попереднє зауваження.

q Пункт з багатокрапкою. Наприклад, пункт Сохранить как…. Це означає, що для виконання цієї команди буде викликано діалогове вікно для введення додаткових даних.

q Пункт зі стрілкою. Наприклад, пункт Отправить. Це означає, що при виконанні даної команди буде викликано додаткове підменю (каскадне меню).

Рядок формул. Використовується для введення будь-яких даних (в тому числі і формул) в комірки робочої області. В лівій частині рядка формул знаходиться поле Имя. В цьому полі відображується адреса (ім’я) поточної комірки. Поле Имя поєднане з розгортуваним списком, в якому знаходиться перелік всіх нестандартних імен комірок, застосованих користувачем. Якщо клацнути ЛКМ на правій вільній частині рядка формул, то можна побачити три кнопки управління процесом введення даних (червону кнопку Отмена, зелену кнопку Ввод і чорну кнопку Изменить формулу). Вся права частина рядка формул являє собою поле введення даних та формул. В цьому полі відображується також вміст відмічених комірок. Дуже важливо завжди пам’ятати наступну властивість ЕТ. Якщо вмістом відміченої комірки є значення, то, як і в самій комірці, так і в полі введення рядка формул воно відображується однаково, тобто у вигляді значення. Якщо ж вмістом відміченої комірки є формула, то в самій комірці відображується результат обчислення, тобто значення формули, а в рядку формул відображується сама формула.

Смуги прокручування та ярлики листів. Горизонтальна та вертикальна смуги прокручування забезпечують відповідні переміщення робочого листа так, що стає видимою потрібна його зона. Для цього використовуються стандартні засоби смуг: дві кнопки для покрокового переміщення вліво та вправо (вгору та вниз), бігунки з індикацією номера видимого стовпчика або рядка, а також вільні зони по обидві сторони від бігунків. Крім того, смуги прокрутки містять спеціальні рухомі розмежувачі для поділу екрана на частини. В кожній з них прокручування можна здійснювати окремо і таким шляхом бачити на екрані одночасно до чотирьох різних фрагментів робочого листа. У початковому стані розмежувачі знаходяться у верхній частині вертикальної смуги прокрутки і у правій частині – горизонтальної смуги прокрутки. При наведенні на розмежувач вказівника миші він набуває форми двонаправленої стрілки. При цьому розмежувач можна перетягнути у потрібне місце екрану при натиснутій ЛКМ. Для зняття поділу екрана розмежувачі перетягують назад на їх місце.

Горизонтальну смугу прокручування спеціальним рухомим розмежувачем розбито на дві частини. Оптимальне положення цього розмежувача – посередині екрану (переконайтесь в цьому, і, у разі потреби, перемістіть його). В лівій частині смуги знаходиться перелік ярликів листів з кнопками для покрокового переміщення переліку ярликів вліво та вправо, а також для його переведення в початок або в кінець.

Робоча область основного вікна. Як уже згадувалось, розбита на окремі рядки, стовпчики та комірки. В окремих комірках можуть бути розміщені дані різного типу, а також формули. В робочій області ЕТ завжди присутня певна комірка, яка вважається активною (поточною). Кристувачеві надається можливість виконувати операції (наприклад, введення та редагування) тільки з активною коміркою. Така комірка виділяється контурною рамкою. Цю рамку користувач може переміщати за допомогою курсорних клавіш або вказівника миші, і тому вона називається курсором ЕТ (селектором). Крім селектора, в робочій області ЕТ може бути присутнім також текстовий курсор, за допомогою якого здійснюється безпосереднє введення даних або формул. Він, як завжди, має вигляд вертикальної риски.

Рядок стану. Призначений для відображення оперативної інформації про хід роботи з електронною таблицею. В ньому відображується стан деяких керуючих клавіш клавіатури: < Num Lock>;, < Caps Lock>;, < Scroll Lock>;. Дія перших двох із указаних відома. Дія клавіши < Scroll Lock> проявляється в тому, що при її вмиканні клавіші управління кусором переміщують вже не селектор, а робочу область. В лівій частині рядка стану можуть відображуватись дані про хід та наслідки виконання окремих операцій, в тому числі і підказки. Крім того, у рядку стану можуть відображуватись результати певних автообчислень.

Вправа 3.2.3. Отримання у рядку стану результатів автообчислень.

Ø Завантажити табличний процесор будь-яким способом.

Ø Надрукувати у довільних комірках декілька довільних числових значень.

Ø Установити селектор в лівий верхній куток прямокутної області розташування надрукованих чисел.

Ø Утримуючи у натиснутому стані клавішу < Shift>;, за допомогою клавіш управління курсором (< Вліво>;, < Вправо>;, < Вгору>;, < Вниз>) розповсюдити селектор на всю прямокутну область розташування надрукованих чисел.

Ø Клацнути ПКМ на вільному місці рядка стану і отримати контекстне меню.

Ø В контекстному меню клацнути ЛКМ на пункті Количество чисел і переконатись, що відповідне повідомлення у рядку стану відповідає дійсності.

Ø Аналогічним способом перевірити працездатність автообчислень по пунктам Среднее, Количество значений, Максимум, Минимум, а також Сумма.

Основи роботи з електронними таблицями

Основами роботи з електронними таблицями передбачено вміння переглянути вміст ЕТ, здійснювати в ній різноманітні переміщення та виділення об’єктів, вільне володіння введенням даних, а також операціями з комірками, рядками та стовпчиками. Треба вміти виконувати операції з листами та книгами, а також належним чином оформляти таблиці.