Понятийный инструментарий темы. Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий

Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Заявление – это документ адресован должностному лицу и содержит просьбу работника.

Деловое письмо – представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой.

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности.

Организационно-правовая документация – совокупность правовых документов, устанавливающих статус организации, сферу ее деятельности и структуру.

Отчетная документация – совокупность документов о результатах деятельности за определенный период.

Плановая документация – совокупность документов, регулирующие деятельность организации во временной перспективе.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той, или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единичного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Протокол – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, деловых встречах.

Распорядительная документация – совокупность документов, регулирующих текущую деятельность организации.

Реквизиты – обязательные элементы оформления документов.

Устав – это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации и учреждения.

Факсимиле – точное воспроизведение чьей-либо подписи, нужного почерка.

Чат – специально организованная веб-страница, попав на которую можно пообщаться в реальном времени с другими посетителями.

 

13.3 Социально – психологический практикум

(задания, упражнения, деловые ситуации, тренинги, игры, тесты).

1 Задание Впишите в глоссарий и выучите основные термины темы, воспользовавшись предложенным выше «Понятийным инструментарием темы», учебным и лекционным материалом.

2 Задание Попробуйте написать образцы следующих видов деловых писем: рекомендательное письмо, письмо-заявление, письмо-отказ, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-уведомление, письмо-претензия, гарантийное письмо, письмо-просьба, циркулярное письмо.

3 Задание «С оставление резюме»

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственное предприятие. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обрат­ном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профес­сиональные навыки по другой специальности и т. д.

Необходимо составить резюме по нижеприведенной схеме.

1) Ф.И.О. адрес, телефон.

2) Личные сведения:

Ø Возраст

Ø Семейное положение

3) Цель:

Ø Опишите, на какую должность Вы претендуете.

Ø Ваши пожелания по поводу будущей работы.

4) Образование в обратном хронологическом порядке:

Ø 20хх – 20хх гг. (укажите год окончания), название организации.

Ø Факультет, основные дисциплины.

Ø Укажите также любое дополнительное образование.

5) Опыт работы в обратном хронологическом порядке:

Ø 20хх – 20хх гг. название организации.

Ø Должность, основные обязанности, укажите иностранные языки, которым Вы владеете и уровень их знания.

6) Навыки работы на компьютере:

Ø Укажите программное обеспечение, которым Вы владеете.

7) Дополнительные сведения:

Ø Наличие водительских прав.

Ø Общественная деятельность.

8) Интересы:

4 Деловая игра «Прием на работу»

Цель: провести деловые беседы с поступающими на работу на конкурсной основе. Определить соответствие требованиям должности, выявить лучшего претендента.

Инструкция: Выбирается один человек для ис­полнения роли директора фирмы или менеджера по пер­соналу. Его задачи:

¨ продумать название фирмы, придумать вакансии;

¨ составить личностную спецификацию для вакант­ной должности: физические особенности (обяза­тельные требования и противопоказания); имидж претендента; образование, наличие квалификации; компетентность; личностные и деловые характеристики; интересы; данные о претенденте (пол, воз­раст, прописка, семейное положение и т. п.);

¨ провести собеседование.

Задачи претендентов на должность:

Ø ознакомиться с содержанием труда специалиста, на чью должность составлена вакансия;

Ø выяснить требования, которые предъявляются та­кому специалисту;

Ø составить резюме;

Ø продумать ответы па вопросы, которые могут быть заданы;

Ø подготовить не менее 5 вопросов, которые задаст работодателю претендент;

Ø отработать версии самопрезентации.

На каждую объявленную должность может быть при­нят только один претендент.

Какие вопросы вам могут задать на собеседовании?

1) Расскажите немного о себе.

2) Как вы смотрите на жизнь, какие видите в ней сложности и как с ними справляетесь?

3) Чем вас привлекает работа у нас в данной должности?

4) Почему вы считаете себя достойным занять эту дол­жность? В чем ваши преимущества перед другими кандидатами?

5) Каковы ваши сильные стороны?

6) Каковы ваши слабые стороны?

7) Почему вы ушли с предыдущей работы?

8) Получали ли вы другие предложения о работе?

9) Не помешает ли ваша личная жизнь данной работе, связанной с дополнительными нагрузками?

10) Как вы представляете свое положение через пять (десять) лет?

11) Какие изменения вы бы произвели на новой работе?

12) На какую зарплату вы рассчитываете?

13) Что вы можете рассказать о своих профессиональ­ных связях, которые вы могли бы использовать на новой работе?

14) Как вы повышаете свою профессиональную квали­фикацию?

15) Чем вы любите заниматься в свободное время?

16) В какие сроки вы могли бы приступить к работе?

17) За что вас критиковали последние четыре года?

18) Вы чаще соглашаетесь или спорите и почему?

19) Какие из своих должностных обязанностей вы вы­полняете с наибольшим удовольствием?

20) Назовите те ситуации, в которых вам не удалось добиться успеха. Почему?

21) Как вы относитесь к методу принуждения и угроз по отношению к подчиненным? В каком случае следует прибегать к угрозам?

22) Часто ли вы используете похвалу в адрес подчинен­ных и других людей?

23) Человеку свойственно приукрашивать себя, устра­иваясь на работу. В чем вы приукрасили себя?

5 Задание Попробуйте подготовить официальную характеристику на своего коллегу (подчиненного, сослуживца) и на себя. Что будет сделать труднее и почему?

6 Выполните тесты:

1 Современные формы деловой переписки сложились около ста пятидесяти лет назад в:

а) Германии;

б) Италии;

в) Англии;

г) Франции.

2 Состав управленческих документов определяется:

а) порядком решения вопросов;

б) компетенцией и функциями организаций;

в)объемом и характером взаимосвязей с другими организациями;

г) всем вышеперечисленным.

3 Ниже приведены некоторые этапы работы с документами. Расположите их по порядку:

а) утверждение и подписание;

б) регистрация;

в) согласование;

г) регистрация;

д) составление;

е) визирование.

4 Какие реквизиты обязательны для делового письма?

а) номер счета в банке;

б) отметка о наличии приложений;

в) индекс документа.

5 Письмо, в котором адресату сообщается о направлении каких-то документов, материальных ценностей, называются:

а) гарантийное письмо;

б) письмо-извещение;

в) письмо-запрос;

г) сопроводительное письмо;

6 Когда документ подготовлен несколькими организациями, подписывают его соответственно их руководители. Как следует расположить подписи лиц, занимающих одинаковые должности?

а) на одном уровне;

б) одна под другой, в алфавитном порядке;

в) не имеет значения.

7 Верно ли утверждение: «Телефонограмма – это официальные сообщения, переданные по телефону, факсовые и телетайпные материалы»?

а) да;

б) верно отчасти.

8 В современном деловом мире большой популярностью пользуются факсы. Для того чтобы отправить факс, необходимо:

а) подготовить отсылаемые документы, которые должны иметь все требуемые реквизиты;

б) указать номер своего факса для осуществления обратной связи;

в) проставить номер факса делового партнера, название города, его код, название учреждения и фамилии, имя, отчество адресата;

г)на официальных бумагах должны стоять подпись ответственного лица и печать;

д) все ответы верны;

9 Где определены функции отдельных сотрудников?

а) в Уставе организации;

б) в должностных инструкциях;

в) как в Уставе, так и в должностных инструкциях.

10 Где на документе ставится гриф утверждения?

а) в верхнем правом углу;

б) в левом верхнем углу;

в) в нижнем правом углу;

г) в нижнем левом углу.

 

Вопросы для самоконтроля

1 Что называют «документом», и каковы основные виды служебной документации?

2 Каковы общие правила оформления документации?

3 Какие существуют виды письменного делового общения, и каковы требования к ним.

4 Каковы этические требования к оформлению деловых писем?

5 В каком случае деловое письмо, согласно требованиям этики, должно быть написано от руки?

6 Каковы, по Вашему мнению, перспективы развития письменного делового общения?

7 Какие характеристики письма влияют на его восприятие?

8 Раскройте особенности речевого этикета письменной деловой речи.

9 Есть ли отличия в требованиях к переписке внешней и внутриорганизационной?

10 Какие психологические аспекты необходимо учитывать при составлении коммерческих писем?

11 Насколько приемлемы общие требования к оформлению деловых писем, к письмам, отправляемым по электронной почте?