Базовые возможности Microsoft Project

Project, как и все остальные приложения, связанные с пакетом Microsoft Office, использует ленточный интерфейс. При первом запуске создаётся новый проект, и Вы видите на экране окно, разделённое на две большие части.

Слева отображается таблица, похожая на лист Excel, справа – поле с календарём. Также Project отображает всплывающее окошко с информацией, что по умолчанию планирование осуществляется в ручном режиме.

Для первого знакомства с программой лучше переключиться в автоматический режим, выбрав соответствующий пункт в раскрывающемся из строки состояния меню.

Проект (в нашем случае – разработка сайта) состоит из множества небольших задач, которые необходимо выполнить для успешного завершения. Все они вводятся в столбец таблицы Название задачи. После ввода каждой задачи, нажимайте клавишу < Enter > или переходите на новую строку любым другим удобным Вам способом.

Введите 8 задач (http: //www.oszone.net/figs/u/72715/100426061521/image003.jpg), не указывая никаких подробностей. В таком виде это не несёт никакой пользы, однако Project уже сейчас пытается задать продолжительность работ. На «календаре» при этом показываются небольшие отрезки – это зачатки диаграммы Ганта.

Давайте возьмём управление в свои руки и укажем предполагаемую длительность работ. Можно сделать это в явном виде, введя даты начала и окончания каждой задачи, но тогда Вы лишите себя гибкости в управлении. Лучше указывать предполагаемую длительность в соответствующем столбце. По умолчанию цифры интерпретируются как рабочие дни, но Вы можете указать и другие временные отрезки (недели, месяцы, годы, часы, минуты и т.д.). Просто вписывайте рядом с цифрой нужную единицу времени полностью или сокращённо, например, «2нед» для двухнедельного срока. Знак вопроса в этом столбце означает предполагаемую длительность, но мы пока не будет пользоваться этой возможностью.

Обратите внимание, что по умолчанию Project пользуется календарём пятидневной рабочей недели и на выходные ничего не намечает.

В настоящий момент мы имеем не совсем корректную картину, т.к. задачи не должны начинаться в одно время – между ними имеются определённые зависимости.

 

 

Так, программирование следует начинать после разработки проекта базы данных, XSL - вёрстка осуществляется на основе HTML - шаблона, а раскрутку незавершённого сайта делать невозможно. Давайте зададим зависимости между нашими задачами.

Самый простой способ установления связей – перетаскивание одного временн о го отрезка на другой. При этом курсор принимает вид небольшой цепочки, а за ним тянется прямая линия.

После того, как Вы отпустите левую кнопку мыши, отрезки расположатся таким образом, чтобы вторая задача начиналась по окончании первой. Между ними также будет визуальная связь в виде стрелки (http: //www.oszone.net/figs/u/72715/100426061521/image006.jpg). Вы можете задавать зависимость от нескольких процессов. В нашем примере наполнение сайта производится по завершении программировании и вёрстки, а по окончании этапа продумывания идей параллельно начинается создание дизайн - макета и проектирование базы данных.

Если Вы ошиблись при создании зависимости, дважды щёлкните по стрелке и в открывшемся окошке нажмите кнопку Удалить.

В списке задач Project также указывает даты начала и окончания каждой части проекта.

Если всё пойдёт по плану, то проект будет завершён 11 июня (при условии, что процесс начнётся 12 апреля). Итого – 2 месяца. Также весьма удобным может быть отображение так называемой суммарной задачи проекта. Чтобы включить её, отметьте флажком соответствующий пункт на вкладке Формат

(http: //www.oszone.net/figs/u/72715/100426061521/image008.jpg).

Суммарная задача отображает статистику проекта. Пока у нас настроено мало параметров, поэтому мы видим только общую длительность (в рабочих днях), а также даты начала и окончания.

Другая полезная функция Project– поиск критических задач. Отметьте флажком пункт Критические задачи на вкладке Формат, чтобы увидеть этапы, которые определяют продолжительность всего проекта. Поставив дополнительно флажок Временной резерв, Вы, как руководитель команды разработки сайта, заметите, что программисту можно будет безболезненно выделить пару дней для более качественного выполнения работы. На диаграмме Ганта запас по времени отображается небольшой чёрной линией на правой стороне отрезка.

Удобно также привязать проект к некоторым точкам отсчёта, так называемым вехам проекта.

С точки зрения Project веха – это задача нулевой длительности. На диаграмме Ганта она будет отображаться небольшим ромбиком с датой.

Чтобы вставить новую задачу - веху не в конец списка, а где - нибудь в середину или в начало, щёлкните по занятой строке и нажмите клавишу < Insert > для вставки. Можно также воспользоваться контекстным меню или кнопками ленточного интерфейса.

 

Теперь, если мы изменим дату вехи Начало работ, Project автоматически пересчитает даты всех этапов и обновит диаграмму Ганта.

Предположим, мы начали работу над сайтом 14 апреля, а 16 числа выяснилось, что программист заболел и до 27 выйти на работу не сможет. Отразим это в нашем проекте. После корректировки даты вехи весь проект сдвигается на несколько дней. Но когда мы попытаемся передвинуть дату начала этапа Проектирование базы данных (этим тоже у нас занимается программист), Project выдаст предупреждение о возможном нарушении связей.

Отметьте второй пункт и нажмите кнопку ОК.

Project построил новый критический путь (http: //www.oszone.net/figs/u/72715/100426061521/image011.jpg). Теперь на продолжительность проекта влияет работа программиста, а не верстальщика.

Также в столбце информации появились значки, оповещающие об установки даты начала этапа не ранее определённого числа. Наведите на них курсор, чтобы увидеть всплывающие подсказки.

Теперь возьмём этап Программирование, и детализируем его. Для этого вставьте несколько пустых строк ниже и распишите выполняемые действия более подробно (http: //www.oszone.net/figs/u/72715/100426061521/image012.jpg).

Но наша детализация выглядит несколько неуместно в общем плане. Было бы неплохо иметь возможность свернуть её в один этап Программирование. Для этого нам потребуется всего лишь изменить уровень задач. Здесь прослеживается чёткая аналогия с многоуровневыми списками Word.

Есть два основных способа изменения уровней.

Во-первых, Вы можете перетащить заголовок задачи вправо, ухватившись мышью за его левую часть, как показано на http: //www.oszone.net/figs/u/72715/100426061521/image013.jpg (при наведении курсор принимает вид двунаправленной стрелки).

Во-вторых, Вы можете выделить несколько задач и нажать кнопку изменения уровня на вкладке Задача (http: //www.oszone.net/figs/u/72715/100426061521/image014.jpg).

При этом все наши небольшие части автоматически будут сгруппированы в этап Программирование.

Какие изменения произошли в проекте после проделанной работы?

1. Мы получили детализацию этапа Программирование, чтобы иметь возможность более чётко контролировать работу программиста.

2. Мы выяснили, что 12 дней программисту недостаточно (суммарное время этапа отображается в соответствующей строке).

3. Мы обнаружили, что начинать наполнение сайта можно не по окончании написания всех скриптов, а немного раньше (поисковая система и административная панель влияют на наполнение сайта незначительно). Надо только отметить это изменением связей. Удалите стрелку, идущую от этапа Программирование, способом, описанным выше, и добавьте зависимость наполнения сайта от подготовки каталога.

Закончив детализацию и связывание данного этапа, Вы можете свернуть его, щёлкнув по кнопке «минус» в соответствующей строке.