Сведения из теории. Документированные процедуры СМК – это внутренние документы, регламентирующие порядок осуществления процессовДокументированные процедуры СМК – это внутренние документы, регламентирующие порядок осуществления процессов, обеспечивающие выполнение функций управления путем определения форм и видов взаимодействия всех подразделений предприятия. Документированная процедура должна отвечать на следующие вопросы: · какова ее область применения и сфера действия; · какова цель, задачи и результаты (выходы) описываемого процесса, деятельности или работы; · что, кем, как, где и в какой последовательности должно быть сделано. · какие документы, ресурсы, материалы и оборудование используются в процессе работы; · какими показателями и характеристиками оценивается качество и эффективность выполнения работы на всех ее этапах, как и кем они измеряются и контролируются; · каким образом документируется и регистрируется выполняемая работа; · как используются результаты выполненной работы (процесса). Документированные процедуры расширяют и дополняют Руководство по качеству путем подробного описания определенной тематически выделенной части процессов СМК и управление ими. Документированные процедуры определяют, как группы работников в одном или разных подразделениях будут совместно работать по выполнению определенных процессов и работ с обеспечением достижения заявленных руководством предприятия или организации целей в области качества. В качестве средств описания процесса могут использоваться текст, потоковые диаграммы, таблицы, комбинации из них, или любые другие подходящие средства в соответствии с потребностями предприятия. Рекомендации по содержанию и структуре документированных процедур. Каждая документированная процедура для наглядности и лучшей применяемости должна иметь, по возможности, одинаковую структуру и форму. Исходя из общих требований к документированным процедурам, ее содержание должно включать следующие разделы: Титульный лист (он же лист согласования/утверждения) должен содержать: наименование организации; наименование и статус документа; обозначение процедуры; срок введения и срок действия; утверждающую подпись, а также согласующие подписи с указанием должностных лиц, их фамилий, инициалов и дат согласования. 1. Назначение (цель процесса в рамках системы качества, что он обеспечивает на выходе, кто является потребителем процесса, что необходимо для его удовлетворенности). 2. Область применения (какие подразделения и сотрудники задействованы в реализации процесса). 3. Ссылки и определения ( приводятсяссылки на все нормативные документы как внешнего, так и внутреннего происхождения, которые относятся или используются при реализации данной процедуры; термины и сокращения из документированной процедуры, которые могут быть не понятны участникам процесса). 4. Перечень и расшифровка сокращений, обозначений, расшифровка символов, применяемых в процедуре. 5. Описание ответственности, относящейся к данной процедуре. 6. Описание самой процедуры, которое может быть оформлено как пояснение к графическому описанию(краткое описание процесса, понятное для сотрудников, участвующих в процессе, потребителей процесса, поставщиков процесса, руководства предприятия). Данное описание в дальнейшем будет помещено в Руководство по качеству. В описании процесса должны быть ответы на следующие вопросы: 1. Что делается? 2. Кем выполняется? 3. Когда (при каких условиях) выполняется процесс? 4. Какие регламентирующие документы при этом используются? 5. Какие документы при этом заполняются (записи по процессу)? 6. Что является результатом выполнения работы? 7. Каким образом осуществляется передача на следующий этап работ? Уровень детализации описания может меняться в зависимости от сложности действий, используемых методов и уровня опытности и подготовленности людей, необходимого для выполнения работы. Независимо от уровня детализации, желательно рассмотрение следующих аспектов: 1) определение потребностей предприятия, его потребителей и поставщиков; 2) определение процессов в форме текстовых терминов и /или потоковых диаграмм, относящихся к требуемым действиям; 3) установление того, что должно быть сделано, кем или при помощи какой организационной функции; зачем, когда, где и как; 4) описание контроля процесса и контроля идентифицированных действий; 5) определение необходимых ресурсов для выполнения действий (в отношении персонала, подготовки, оборудования и материалов); 6) определение соответствующей документации, относящейся к требуемым действиям; 7) определение входов и выходов процесса и отдельных работ; 8) определение измерений, которые должны быть предприняты.
7. Контроль ( укажите, при помощи каких показателей можно контролировать эффективность процесса). Эффективность – степень достижения запланированных целей и оптимальное использование ресурсов. Например, производительность, время реагирования на запрос, количество отказов, стоимость операций процесса, время выполнения процесса, удовлетворенность потребителей. Измерение процессов описывают в процедуре или дают ссылки на нормативные документы, где эти вопросы раскрыты с необходимой подробностью. Потоки работ и другая информация должны быть понятными и описанными в сопровождающих картах или справочных таблицах. Если ход работ представлен на картах, то в тексте нужно дать лишь необходимые пояснения по структуре карт. Обозначения на картах процессов должны совпадать с обозначениями информации, указанной в таблице. Описания в документированной процедуре требуют: · критерии и методы контроля качества и оценки продуктивности и результативности процесса; · правила и инструкции сбора данных о качестве и расчета показателей продуктивности и результативности процесса. Описание процесса завершается оценкой и анализом его продуктивности, а также удовлетворенности потребителя с принятием на его основе корректирующих действий для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения. Решение о необходимой корректировке принимает руководитель процесса. Приложения. В приложения могут быть включены таблицы, потоковые диаграммы и формы, содержащие информацию, поддерживающую документированную процедуру. На каждом листе процедуры должна быть указана следующая информация: · обозначение; · номер страницы и общее количество страниц в процедуре. Описание самой процедуры может быть представлено в форме: · текстовой; · табличной или матрично-алгоритмической; · различных сочетаний вышеуказанных форм. Предложения по изменению процедуры и данные по их анализу должны быть запротоколированы. Рекомендации по обозначению и оформлению документированных процедур. В обозначении процедур следует предусмотреть их идентификацию: · по виду документа и принадлежности к СМК; · по предприятию-разработчику (например, код ОКП-О); · по отношению к разделу основополагающего стандарта; · по регистрационному номеру в соответствии с принятой системой регистрации документа данного вида. Пример: СТО-СМК-4.2.4-01, где СТО - стандарт организации; СТО-СМК - стандарт организации системы менеджмента качества; 4.2.4 - раздел 4.2.4 стандарта ГОСТ ISO 9001-2011; 01 - регистрационный номер. Порядок выполнения работы: 1. Изучить требования ГОСТ ISO 9001-2011 к документации систем менеджмента качества. 2. Изучить рекомендации по содержанию и структуре документированных процедур. 3. Изучить рекомендации по обозначению и оформлению документированных процедур. 4. Разработать проект документированной процедуры для конкретного предприятия (пример приведен в приложении Б). 5. Сделать вывод. Контрольные вопросы: 1. Назначение и область применения документированных процедур? 2. На какие вопросы должна отвечать документированная процедура? 3. Структура и содержание документированной процедуры. 4. Каким образом обозначают документированные процедуры? 5. Перечислите названия шести разделов ГОСТ ISO 9001-2011, требующих использование обязательных документированных процедур.
|
