Етап. Робота “Мастера слияния” MS WordВідкриваємо файл листи в MS Word. Найпростіше здійснити злиття даних, дотримуючись вказівок Мастера слияния. Майстер злиття запускається за допомогою кнопки Начать слияние на вкладці Рассылки
Рисунок 1.13
У версіях до Word 2007 слід виконати команду меню Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Крім того, для більш зручної роботи версіях до Word 2007 можна вивести панель інструментів Злиття. Ще раз звертаю увагу, що в бланку листа міститься тільки загальний для всіх листів текст, тому звернення виглядає як Уважаемый!, А номер карти і дата пропущені. Работа Мастера слияния включает 6 шагов: 1 крок: вибираємо тип документа для розсилки, в нашому випадку це Письма.
Рисунок 1.14 2 крок: вибираємо документ, на основі якого будуть створюватися розсилки, їм може бути відкритий поточний документ, шаблон або існуючий документ. При виборі варіанту Шаблон або Существующий документ являється можливість вказати потрібний файл в Провіднику. Ми вибираємо Текущий документ.
Рисунок 1.15 3 крок: вибираємо одержувачів. У нашому випадку джерелом даних буде таблиця Excel, значить відзначаємо варіант Использование списка. Потім за допомогою кнопки Обзор … вибираємо потрібний файл у Провіднику.
Рисунок 1.16 Після вибору файлу розкривається діалогове вікно з обраної таблицею. Якщо нам потрібні всі записи, то відразу натискаємо ОК. При необхідності можна список відсортувати, відфільтрувати потрібні записи або знайти їх за допомогою відповідних команд. Можливості фільтрації і пошуку тут, звичайно, набагато бідніші, ніж в Excel, але зробити найпростішу вибірку по текстовим або числовим значенням можна. Крім того, можливо вибрати записи для розсилки вручну за допомогою прапорців J У нашому випадку потрібно встановити фільтр по полю Рассылка за значенням «да» (значення «да» з’являється в таблиці, якщо термін дії клубної картки закінчується в наступному місяці). Фільтр можна встановити, клацнувши мишою на назві поля і вибравши «да» або скористатись посиланням Фільтр в цьому ж діалоговому вікні.
Рисунок 1.17 4 крок: вставляємо потрібні поля в документ. Перш, ніж вибрати один із запропонованих Майстром варіантів роботи, слід встановити курсор у тексті туди, куди Ви хочете вставити дані. Якщо Ви забули це зробити, теж нічого страшного, поля можна вставити в будь-яке місце документа, а потім перенести. У нашому випадку ставимо курсор після слова «Шануймо» перед знаком оклику. Так як нам потрібні окремі поля, вибираємо Другие элементы…
Рисунок 1.18 Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.
Рисунок 1.19 Вибираємо в полі Имя, натискаємо Вставить, те ж саме для поля Отчество. Закриваємо вікно Вставка полів злиття і додаємо прогалини між вставленими полями. Якщо параметр Затенение полей встановлений у положення Всегда, то вставлені поля будуть чітко видні на сірому тлі. Встановлюємо курсор після №, знову натискаємо посилання Другие элементы…, вибираємо № клубной карты – Вставить. Аналогічно вставляємо поле Дата окончания действия карты. Крім зазначених вище полів потрібно вставити закінчення звернення ый(ая), яке залежить від значення поля Пол. Для цього скористаємося спеціальним полем, що дозволяє вставляти одне з двох значень залежно від даних. Поставимо курсор відразу після слова «Уважаемый», натиснемо кнопку Правила на вкладці Рассылки і виберемо варіант IF … THEN … ELSE. У версіях до Word 2007 аналогічна кнопка називається Добавить поле Word і знаходиться на панелі інструментів Слияние.
Рисунок 1.20 У діалоговому вікні задаємо параметри.
Рисунок 1.21
Після натискання ОК, отримаємо результат.
Рисунок 1.21 5 крок: переглядаємо отримані листи, використовуючи кнопки навігації. На цьому кроці також можна змінити список одержувачів, застосувавши фільтр або забравши прапорці. Так як ми застосували фільтр раніше, одержувачів залишилося 3.
Рисунок 1.22 Придивившись уважніше до отриманого результату, бачимо, що він не цілком відповідає нашим очікуванням.
Рисунок 1.23 Номер клубної карти замість 001768 відображається як 1768, а дата і зовсім невірно: спочатку місяць, а потім день, хоча в таблиці Excel все було в порядку. Такі ж неприємності можуть виникнути при імпорті осередків з десятковими числами, грошовим форматом, тощо. Висновок невтішний: при злитті форматування чисел і дат не зберігається. Але вихід є! Поля документа Word, в які вставляються наші дані, являють собою код, який, по-перше, можна подивитися, а по-друге, змінити. Щоб побачити код поля, наприклад, з номером клубної картки, слід клікнути по ньому правою кнопкою миші (ПКМ) і вибрати команду Коды/Значения полей. Отримаємо наступне { MERGEFIELD «M__клубной_карты» } Сам код змінювати ми не будемо, а от формат допишемо. Принцип додавання формату буде зрозумілий кожному, хто хоч трохи знайомий із створенням користувальницького формату в Excel. Щоб число завжди складалося з шести цифр, формат має складатися з шести нулів: { MERGEFIELD «M__клубной_карты» \# «000000» }. Тепер знову ПКМ по полю – Оновити поле і бачимо число в потрібному форматі. Аналогічно робимо з датою {MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты» \@ «DD.MM.YYYY» } І отримуємо остаточний варіант
Рисунок 1.24 6 крок: вибираємо варіант Изменить часть писем… і переглядаємо отриманий документ, при необхідності його можна відредагувати, зберегти як окремий файл або відправити на друк.
Рисунок 1.25
4 Макроси 4.1 Визначення макросу. Якщо в MS Word необхідно багаторазово виконувати якесь завдання, то краще всього це зробити за допомогою макросу. Макрос - це послідовний набір команд, згрупованих разом під одним ім'ям. Замість того, щоб вручну робити, можна створити і запускати один макрос, який буде швидко виконувати записану послідовність. Макроси часто використовуються для таких цілей: - для прискорення часто виконуваних операцій редагування або форматування; - для об'єднання декількох команд, наприклад, для вставки таблиці з вказаними розмірами і межами і певним числом рядків і стовпців; - для спрощення доступу до параметрів у діалогових вікнах. 4.2 Запис макросу. Засіб запису макросів дозволяє швидко створювати макроси з мінімальними зусиллями. При цьому макрос записується у вигляді послідовності інструкцій мовою програмування Visual Basic для додатків. Допускається застосування миші для вибору команд і параметрів. Однак дії, пророблені у вікні документа за допомогою миші, не записуються. Для виконання цих дій використовуйте клавіатуру. Запис макросу можна тимчасово призупиняти і потім відновлювати з того місця, де запис був зупинений. Під час запису макросу можна помилятися і відволікатися на виконання паралельних завдань. ^ Робота з макросами виконується за допомогою вкладки Разработчик. За замовчуванням ця вкладка не відображається. Для виведення вкладки на стрічку натисніть вкладку Файл à Параметры à Настройка ленто à Поставте галочку в правому меню навпроти вкладки «Разработчик» à ОК. Для запису макросу виконайте наступні кроки: 1. Вкладка Разработчик à Група Код à Запись макроса à Начать запись... (Record New Macro...) MS Word відобразить ВД Запись макроса (Record Macro) (Рис. 1.26):
Рисунок 1.26 – Вікно діалогу(ВД) Зипись макроса 2. Введіть ім'я для макросу у відповідне поле. ^ Першим символом імені макросу повинна бути буква, в макросі не допускаються пробіли. 3. У полі Макрос доступний для: (Store macro in:) виберіть документ, в який повинен бути збережений макрос. ^ Щоб макрос був доступний незалежно від відкритого документа, його слід зробити доступним для Всіх документів (Normal.dotm) (All Documents Normal.dotm). ^ Щоб створити короткий опис макросу, введіть необхідний текст в поле Опис (Description). 4. Натисніть кнопку OK. 5. Виконайте послідовність команд, яку потрібно записати. 6. Натисніть кнопку Остановить запись (Stop Recording) ( ^ При записі макросу переміщення і виділення тексту можливо тільки за допомогою клавіатури. 4.3 Зміна макросу. Для зміни записаного макросу необхідно знайомство з редактором Visual Basic, який використовується для написання зміни макросів MS Word. Для цього виконайте наступне:
|
) на тому ж місці, де була кнопка Зипись макроса.
