Кафедра менеджменту практикум
Дніпропетровськ – 2007
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ Дніпропетровська державна фінансова академія економічний факультет
самоменеджмент Практикум (Розвиток навичок самоменеджменту) для студентів денної форми навчання, які навчаються з напрямку 0501 “Економіка і підприємництво” за спеціальностями 6.050100 „Управління персоналом і економіка праці”, „Фінанси”, „Економіка підприємства”
Дніпропетровськ – 2007 Шукіс І.З. Самоменеджмент. Практикум. - Дніпропетровськ: ДДФА, 2007, – 64 с.
Збірку підготовлено відповідно до навчальної програми та робочої навчальної програми дисципліни «Самоменеджмент». Практикум містить індивідуальні завдання, методичні рекомендації до їх виконання, приклади виконання і тести. Тести можуть використовуватись на практичних заняттях, у самостійній роботі, індивідуальних заняттях з дисципліни «Самоменеджмент».
Розглянуто та схвалено Вченою радою економічного факультету (протокол № від)
Розглянуто та схвалено на засіданні кафедри менеджменту (протокол № від) ЗМІСТ стор.
Вступ Один з найвідоміших філософів Стародавнього Риму Луцій Анней Сенека у своєму творі „Нравственные письма к Луцилию” писав про проблему часу та його значення: „...Отвоюй для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило… Часть времени у нас отбирают силой, часть похищают, часть утекает впустую. Но позорнее всех потеря по нашей собственной небрежности… Ведь большую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую – на безделье, и всю жизнь – не на те дела, что нужно”. У цьому ж творі Сенека вказав і спосіб вирішення проблеми нестачі часу: „Укажешь ли ты мне такого, кто ценил бы время, кто знал бы, что стоит день, кто понимал бы, что умирает с каждым часом? Не упускай ни часу! Удержишь в руках сегодняшний день – меньше будешь зависеть от завтрашнего. Не то, пока будешь откладывать, вся жизнь и промчится. Все у нас, Луцилий, чужое, одно лишь время наше… Но и его кто хочет, тот и отнимает. Быть может, ты спросишь, как поступаю я, если смею тебя поучать? Как расточитель тщательный в подсчетах, я знаю, сколько растратил. Не могу сказать, что не теряю ничего, но сколько теряю и почему, и как, скажу и назову причины моей бедности”. Минуло майже дві тисячі років відтоді, як Сенека залишив нам свій моральний заповіт. Але час так само лишається єдиним надбанням людини, що не можна ні поповнити, ні накопичити, ні передати в спадщину. Сьогодні завдання ті ж самі, що і в ті далекі часи: не припускати витрачання часу зі своєї особистої провини, або з провини інших людей, чітко визначати свої цілі, розраховувати витрати часу на їх виконання і докладати максимум зусиль для їх досягнення. Час є тим критерієм, який визначає ефективність використання інших ресурсів: фінансових, матеріальних, фізичних та духовних. Особливо актуальна проблема ефективного використання та економії часу для менеджерів, керівників, бізнесменів, яким щоденно доводиться вирішувати безліч різноманітних питань. Тобто у сучасних умовах як менеджеру, так і фахівцям будь-якого профілю, особливо фінансистам, податківцям, важливо вміти працювати в умовах дефіциту часу. Даний Практикум розроблено з метою відпрацювання практичних навичок самоменеджменту керівника (менеджера), знання яких необхідно спеціалісту для найбільш ефективної організації своєї діяльності, досягнення поставлених цілей та вміння працювати в умовах дефіциту часу. Практикум містить індивідуальні завдання за кожною темою курсу самоменеджменту, методичні рекомендації і приклади виконання індивідуальних завдань. Завдання виконуються кожним студентом особисто, враховуючи свої види діяльності, свої устрімлення, бажання, свої сильні та слабкі сторони тощо. Для самоконтролю за розвитком навичок самоменеджменту рекомендується кожне індивідуальне завдання виконувати у три етапи: Перший етап – визначення вихідних параметрів своїх особистих навиків самоменеджменту, особистих і ділових якостей за допомогою тестів, наведених у даному практикумі. Другий етап – виконання індивідуального завдання з використанням рекомендацій, правил і технічних прийомів самоменеджменту. Третій етап – повторне тестування і порівняння результатів першого і третього етапів. Самостійне виконання завдань є гарантією оволодіння навичками і технікою самоменеджменту що, в свою чергу, допоможе досягти поставлених цілей і побудувати кар’єру. індивідуальні завдання та методичні рекомендації до їх виконання
Завдання:
1. Зробити інвентаризацію усіх видів своєї діяльності (протягом 4-6 днів) та проаналізувати витрати робочого часу (відпрацювання навичок аналізу використання свого часу).
2. Розробити свій особистий план життя, кар’єри (відпрацювання навичок постановки життєвих цілей та планування їх досягнення).
3. Розробити особистий довгостроковий план роботи. На основі довгострокового плану розробити річний, місячний, тижневий, денний плани (відпрацювання навичок системного планування своєї роботи, досягнення цілей).
4. Проаналізувати своє життя та діяльність протягом останніх років. Згадати свої успіхи та невдачі. Описати ситуацію, коли Вас супроводжував успіх, та ситуацію коли Вам спіткала невдача. Проаналізувати їх причини. Визначити свої сильні та слабкі сторони (відпрацювання навичок аналізу своїх ділових та особистих якостей, сильних та слабких сторін).
5. Описати 3-4 конкретні приклади ситуацій з вашої діяльності (або Вашого кола друзів, знайомих, підлеглих), коли правильна (або неправильна) постановка цілі приводила до відповідних результатів. Зробити аналіз цих ситуацій (відпрацювання навичок правильного формулювання цілей).
6. Описати та проаналізувати 3-4 конкретні приклади ситуацій з Вашої діяльності, коли раціональне планування робочого часу та використання методів прийняття рішень (яких?)допомогло вчасно виконати якусь роботу, або справитися з купою задач. Проаналізувати, які прийоми та методи планування та прийняття рішень були використані в цих ситуаціях. Чи правильно вони були застосовані? Може слід було використати якісь інші методи та прийоми? (відпрацювання навичок планування робочого часу та прийняття рішень щодо пріоритетів у справах).
7. За допомогою комп’ютерної програми “Біоритми для Windows” (BIOW) (адреса в INTERNET: http: // biow. kc.ru/) побудувати лінії змінення на протязі місяця Ваших власних біоритмів (фізичного, інтелектуального, емоційного). Зробити аналіз біоритмограм. Визначити Ваші критичні дні і найсприятливіші дні для праці і будь-якої діяльності (відпрацювання навичок планування і організації своєї роботи з урахуванням періодичної зміни своїх фізичних, емоційних та інтелектуальних кондицій – біоритмів). Методичні рекомендації до виконання індивідуальних завдань
Індивідуальні завдання бажано виконувати поступово протягом семестру. Оформляти індивідуальні завдання слід на аркушах паперу формату А4. Текст повинен бути набраний на комп’ютері у редакторі Word українською мовою. Шрифт тексту: Times New Roman № 14. Інші вимоги відповідають загальним вимогам до оформлення друкованих текстів. Індивідуальне завдання № 1 – аналіз витрат свого особистого часу. Щоб зробити аналіз витрат свого часу, слід вивчити методику виконання аналізу витрат свого особистого часу. Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу є „ самофотографія робочого часу”. Цей метод полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен вид роботи. Таке „самофотографування” повинне здійснюватися систематично: 1) „суцільне фотографування” (коли фіксуються усі види діяльності протягом доби) – один раз у рік протягом 2-3-х тижнів; 2) „вибіркове фотографування” (коли фіксуються визначені види робіт) – два-три рази на рік протягом 3-4-х типових днів тижня. Виконувати такий аналіз зручно за допомогою таблиці, у яку заносять види діяльності, інтервал часу на їх виконання, а також передбачені стовпчики А, Б, В, Г, що служать для виконання аналізу витрат часу і визначення сильних і слабких сторін свого робочого стилю (див. табл. конкретних ситуацій). Щоб робота зі складання „фотографії робочого часу” була ефективною, треба виконувати 2 умови: 1) Робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через деякий час забудуться „проколи” і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота; 2) Записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би того хотілося. Щовечора треба робити аналіз фотографії дня, виявляти „утрати” часу, їх причини і заходи щодо їх усунення. У таблиці є стовпчики А, Б, В, Г. Вони служать для виконання аналізу витрат часу і визначення слабких сторін. Наприкінці дня, коли вже заповнені стовпчики 2, 3 і 4, у яких зазначені види Вашої діяльності і їх тривалість, Ви даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями і заносите відповіді в стовпчики А, Б, В і Г: А – чи була ця робота необхідна? Відповідь «Так» чи «Ні» занести в стовпчик 5. Відповідь «Ні» треба занести також у стовпчики Б і В.
Б – чи були виправдані витрати часу? – Так чи Ні.
В – чи було доцільним виконання роботи? – Так чи Ні.
Г - чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи? – Так чи Ні. Таким чином, Ви занесли відповіді, що відповідають кожному виду діяльності, у відповідний стовпчик А, Б, В, Г. Далі треба визначити загальну тривалість роботи за день ( Далі треба порахувати по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь «Ні» ( Потім проведіть розрахунки:
а)
а) Якщо виявиться, що б) Якщо в) Якщо г) Якщо Таким чином, зробивши аналіз даних таблиці, Ви визначите сильні сторони свого робочого стилю. А за допомогою аналізу колонок А, Б, В, Г Ви визначите слабкі сторони робочого стилю менеджера. Потім треба дати рекомендації для усунення слабких сторін і зміцнення сильних сторін.
______________ * Наступну частину аналізу (розрахунки і висновки) можна виконати за допомогою однієї з двох компютерних програм, опис яких наведено нижче. Права частина таблиці служить для аналізу денних перешкод. Щоб провести аналіз перешкод, визначте:
- які перешкоди були найбільш дорогоцінними; - які відвідування були непотрібними? - які телефонні розмови могли б бути більш короткими та ефективними? - хто найчастіше відволікав Вас від справ? - яких термінових заходів Вам слід вжити, щоб зменшити кількість перешкод? Наступний етап – це: аналіз часових утрат і „поглиначів” часу. За допомогою тієї ж заповненої Вами таблиці «Аналіз видів діяльності і витрати часу» і «Денні перешкоди» Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і найбільш часто повторювані помилки Вашого робочого стилю на всіх етапах: постановки цілей, планування, вироблення рішень, через погану організацію праці, при складанні розпорядку дня, при обробці інформації. Проаналізувавши результат після заповнення анкети, ви зможете визначити свої слабкі місця, де ви гаєте час, і приділити їм більше уваги при вивченні курсу «самоменеджмент». Випишіть для себе 5 найважливіших ваших причин утрат часу і з наступного дня почніть працювати над собою. „Поглиначі” часу – це ті люди чи інші фактори, які найбільше відбирають (поглинають) Ваш час. Типові поглиначі часу наведені нижче. Визначте 5 найважливіших поглиначів часу, що віднімають найбільше часу, і намітьте міри для їх усунення.
типові поглиначі часу
1. Нечітка постановка цілей 2. Відсутність пріоритетів у справах 3. Спроби дуже багато зробити за один раз 4. Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення 5. Незадовільне планування робочого дня 6. Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл 7. Недостатня мотивація 8. Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів, тощо 9. Недоліки кооперації або розподілу праці 10. Відволікаючі від справ телефонні дзвінки 11. Незаплановані відвідувачі 12. Нездатність сказати “ні” 13. Неповна або запізнена інформація 14. Відсутність самодисципліни 15. Невміння довести справу до завершення 16. Відволікання 17. Тривалі наради 18. Відсутність комунікативних зв’язків 19. Занадто комунікабельність 20. Відкладання справ 21. Недостатнє делегування справ
Приклад виконання індивідуального завдання №1
|
ПД)*.
б) 
в) 
г) 
10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас є проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів.
