Требования к бланкам документов
Документы изготавливают на бланках. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа и местом для переменной информации. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер. Получая документ, адресованный организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксирует и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатления о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но и ее стиль. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 ´ 297 мм) и А5 (148 ´ 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующим оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Правилами оформления документов в Администрации Президента РФ (утверждены распоряжением Администрации Президента РФ от 15 января 1997 г. № 102) установлены следующие размеры полей: левое – от 2, 75 до 3, 5 см; правое – от 1, 25 до 2, 25 см; верхнее – не менее 2, 5 см; нижнее – не менее 2 см. При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей: левое - от 1, 25 до 2, 25 см; правое - от 2, 75 до 3, 5 см; верхнее - не менее 2, 5 см; нижнее - не менее 2 см. Бланки документов оформляют в соответствии с рисунками 2 и 3. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рисунок 2) и продольный (рисунок 3). Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: – центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); – флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Правила оформления реквизитов В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Gyr № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL, размером № 12, 13, 14. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
|
