Студопедия — Процедура издания распорядительных документов
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Процедура издания распорядительных документов






Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения состоит из следующих блоков (стадий):

А – инициирование решения

Б – информационный блок

В – подготовка проекта документа

Г – согласование документа

Д – внесение проекта документа на рассмотрения руководства

Е – подписание и выпуск документа

Ж – доведение документа до исполнителей

Схематично процедура подготовки документа выглядит следующим образом:

Рисунок 9. «Процедура подготовки документа»

Стадия 1(А) – инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа может быть изложено в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме и т.д. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Стадия 2 (Б) – сбор и анализ информации по вопросу – включает работу по осуществлению сбора и представления информации для принятия объективного и обоснованного по содержанию проекта документа.

Для этого в организации должны быть определены минимально необходимые источники информации. Такими источниками могут быть две группы документов – документы, содержащие сведения о состоянии решаемого вопроса, в том числе документы вышестоящих и нижестоящих организаций, документы, изданные ранее по данному вопросу – (Б1), а также документы юридического характера – законодательные и нормативные документы, необходимые исполнителям для того, чтобы проект решения был точным с правовой точки зрения – (юридическая база – Б2).

Стадия 3 (В) – подготовка проекта документа – заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа.

Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не бланке, а на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Стадия 4 (Г) – согласование проекта – включает в себя редактирование документа по результатам его визирования руководящими работниками и специалистами данной организации и внешнего согласования с другими организациями, если проект решения затрагивает их интересы или требуется экспертиза проекта документа.

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, специалистами, если распорядительный документ касается их деятельности; с бухгалтерией, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой – на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству; с заместителями руководителя организации и др.

Стадия 5 (Д) – внесение проекта документа на рассмотрение руководству – предполагает внесение замечаний в проект по результатам согласования, окончательного оформления согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководству на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Стадия 6 (Е) – принятие решения (подписание) – подпись руководителя превращает проект в полноценный, имеющий юридическое значение документ.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписывают заместители руководителя, курирующие эти вопросы, что должно быть обязательно оговорено в соответствующих документах (положении, приказе).

Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

Стадия 7 (Ж) – доведение документа до исполнителей.

В день подписания документа должна производиться его регистрация.

Список адресатов, которым рассылается документ, пишут на обороте его последнего листа. Например:

– в дело...

– Министерство образования РФ

При большом тираже список адресатов прилагается к документу в виде самостоятельного документа.

Снятие копий с распорядительных документов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок производится службой ДОУ или секретарем-референтом, где они формируются. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая отметка в списке на рассылку.

Выписки из распорядительных документов содержат все реквизиты до распорядительной части, а из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии. Подлинники для пользования не выдаются.

В условиях коллегиальности процедура издания распорядительных документов включает следующие стадии:

1) Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) Принятие решения по рассмотренным материалам;

5) Оформление протокола заседания;

6) Издание распорядительного документа;

7) Доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

На первой стадии проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкретные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделений и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа.

Наряду со справкой специалист готовит практические решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы (справка и проект) передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленные для передачи материалов, которые обычно составляются 10 – 15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель структурного подразделения подготовившего их.

Третья стадия – обсуждение материалов на заседании – включает два этапа:

вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения;

основной – непосредственно обсуждение вопросов на заседании

На первом этапе проводятся ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организация мероприятия по подготовке заседания – членам коллегиального органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы к заседанию.

На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая стадия – отражает специфику деятельности коллегиального органа: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания.

Пятая стадия (оформление протокола заседания) – см. в разделе «Информационно-справочные документы».

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями и решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления, представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов РФ. Коллегиальные органы организации, учреждения издают решения (Решение Совета директоров).

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике учреждения такие решения называются «протокольными», доведение их до исполнителей осуществляется выпиской из протокола.

Седьмая стадия – доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

 







Дата добавления: 2014-11-12; просмотров: 2454. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета...

Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...

Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса...

Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар...

Лечебно-охранительный режим, его элементы и значение.   Терапевтическое воздействие на пациента подразумевает не только использование всех видов лечения, но и применение лечебно-охранительного режима – соблюдение условий поведения, способствующих выздоровлению...

Тема: Кинематика поступательного и вращательного движения. 1. Твердое тело начинает вращаться вокруг оси Z с угловой скоростью, проекция которой изменяется со временем 1. Твердое тело начинает вращаться вокруг оси Z с угловой скоростью...

Условия приобретения статуса индивидуального предпринимателя. В соответствии с п. 1 ст. 23 ГК РФ гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Каковы же условия такой регистрации и...

Типовые примеры и методы их решения. Пример 2.5.1. На вклад начисляются сложные проценты: а) ежегодно; б) ежеквартально; в) ежемесячно Пример 2.5.1. На вклад начисляются сложные проценты: а) ежегодно; б) ежеквартально; в) ежемесячно. Какова должна быть годовая номинальная процентная ставка...

Выработка навыка зеркального письма (динамический стереотип) Цель работы: Проследить особенности образования любого навыка (динамического стереотипа) на примере выработки навыка зеркального письма...

Словарная работа в детском саду Словарная работа в детском саду — это планомерное расширение активного словаря детей за счет незнакомых или трудных слов, которое идет одновременно с ознакомлением с окружающей действительностью, воспитанием правильного отношения к окружающему...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.009 сек.) русская версия | украинская версия