Составление и оформление справочно-аналитических документов
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов (акты ликвидации, списания, инвентаризации проведения испытания несчастных случаев и др.). Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Вначале члены комиссии изучают существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Акт оформляется на общем бланке. Типовой формуляр акта содержит следующие реквизиты: наименование организации-автора; вид документа (АКТ), дата; индекс; место составления (дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события – заголовок к тексту); текст. Текст введения во всех актах формализован. Он состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номер и заголовок. Например: Основание: приказ генерального директора «О проведении инвентаризации на складе» от 10.11.2014 № 12 С новой строки от поля с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации, но эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов. После текста при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов и их местонахождение. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Ряд разновидностей актов требуют утверждения. Утверждение оформляется грифом утверждения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы актов. Справка – это документ, который составляют для описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера. Справки бывают информационные, аналитические и личного характера. Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что _____________ действительно работает» и т.д. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководства предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Например, О проведении итогов конкурса в 2014 г. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Сводка – это документ, который содержит обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации – руководителем. Заключение – это документ, который содержит мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом… согласен» или «По проекту… замечаний нет». Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов – его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения. Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется на общем бланке организации в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Они составляются в целях регистрации или информирования. Составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.
Вопросы для самостоятельной подготовки: 1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма? 2. Какие реквизиты используются при составлении протокола? 3. Каково назначение справочно-информационных документов в управленческой деятельности? 4. Какие документы составляют систему справочно-информационной документации? 5. Каковы особенности системы справочно-информационной документации?
|
