Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

 

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки.

Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения. Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Вторым этапом является определение экспертизы ценности уже самих документов. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах ведомственных архивов. ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом, руководителя бухгалтерии и отдела кадров. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению.

Для дел кратковременного хранения (до 10 лет) процедура хранения дел упрощается:

· документы оставляют в делах в скоросшивателях,

· листы не нумеруются,

· описи на дела не составляются.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений и отражают общие функции и вопросы их деятельности.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министров, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

На базе типичных перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуру дел, т.к. в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней, срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Поэтому необходим анализ фактического содержания дела путем его полистного просмотра, результат которого может привести к необходимости переформирования дела, выделению документов постоянного и временного хранения.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

Ø постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив:

Ø длительного пользования в архиве учреждения (свыше 10 лет);

Ø временного хранения (до 10 лет);

Ø подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Срок хранения документов исчисляется с 01 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2014 года, то срок его хранения будет исчисляться с 01 января 2015 года.

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Документы, отобранные к уничтожению, запрещено использовать для хозяйственных нужд или сжигать. Их измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

 

9.5. Систематизация документов и оформление дел

 

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащих в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, то есть от методов их классификации. Единый порядок к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел.

Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; служит основным учетным документом в делопроизводстве. В ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного до 10 лет (включительно) хранения, а также при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, – охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Общие требования к номенклатуре дел изложены в основных нормативных документах по организации делопроизводства и архивного дела ГСДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная и типовая. В номенклатуре дел крупных организаций выделяют номенклатуры структурных подразделений. Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Они одобряются центральной экспертной комиссией или экспертными комиссиями учреждения, обязательно рассматриваются экспертно-проверочными комиссиями соответствующего архивного органа, согласовываются с ним и затем утверждаются руководителями.

Нормативно-методические материалы по составлению номенклатуры дел рекомендуют сначала помещать в нее дела с организационно-распорядительными документами директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, далее дела с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел располагают дела с планово-отчетными документами (годовые, квартальные, месячные) и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом учреждения одобряется ЭК и визируется руководителем структурного подразделения. На основе номенклатуры дел структурных подразделений документационная служба организации составляет единую номенклатуру дел организации, разделами (рубриками) которой будут названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом обязательно ставится служба ДОУ, а общественные организации идут в конце номенклатуры дел после структурных подразделений. Расположение разделов и дел в номенклатуре закрепляет индексацию дел – условное обозначение каждого дела.

В маленькой организации индекс дела будет состоять из его порядкового номера в номенклатуре. В сводной номенклатуре индекс каждого дела более сложной и состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения.

Для однородных дел в пределах разных структурных подразделений устанавливают одинаковые индексы, что повышает оперативность поиска документов. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела. Индекс обозначается арабскими цифрами, например, индекс дела 03–09 означает, что оно принадлежит структурному подразделению под индексом 03 и занимает девятое место в номенклатуре дел структурного подразделения. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая приведена в Основных правилах работы ведомственных архивов и ГС ДОУ.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура может оставаться в течение нескольких лет без изменений. Однако не реже одного раза в пять лет она подлежит пересмотру и согласованию заново.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Формирование дел – это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в каждом учреждении и должно отвечать следующим основным требованиям:

Ø документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

Ø подлинники отделять от копий;

Ø годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;

Ø утвержденные штатные расписания предприятия – от проектов;

Ø включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. Дело должно содержать не более 250 листов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность оформления (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.

Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

1. Подшивку или переплет дела;

2. Нумерацию листов;

3. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

4. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

5. Оформление всех реквизитов обложки дела.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов.

В дела группируют документы одного документационного года. Исключения составляют:

переходящие и судебные дела;

личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении;

учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (она формируется за учебный год).

Приложения большого объема подшиваются в отдельные тома; небольшие приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.

Отдельно группируются экземпляры документов, размноженных массовым тиражом (обзоры, сводки, бюллетени и т.д.), получаемые для сведения из других учреждений, некоторые первичные (счета, наряды и т.п.) и другие документы.

При большом числе документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или более узким вопросам.

Основные принципы расположения документов внутри дел: вопросный, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Чаще других используют вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, называния учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов и т.д.

При нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Распорядительные документы – формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениям. Приказы по вопросам основной деятельности учреждения и по личному составу группируются отдельно.

Документы в личных делах размещают в последовательности:

· внутренняя опись документов;

· заявление о приеме на работу;

· направление, представление;

· анкета;

· автобиография, резюме;

· копии документов об образовании;

· выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, трудовой договор.

Далее документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий.

Переписку группируют в дела за период календарного учебного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивают за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями группируют по конкретным вопросам.

Документы коллегий группируются в два дела протоколы и
решения коллегии и документы к заседаниям коллегии (повестка
дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др. документы).

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.

В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, где оформлялось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов.

Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепки и в конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа – заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, – бланки форм внутренней описи. Затем дело подшивается в твердую папку (обложку) в 4 прокола, или переплетаются листы дела, для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруются в правом верхнем углу.

После подшивки и нумерации оформляется обложка дела.

9.6. Хранение дел

Различают горизонтальный и вертикальный способы хранения дел.

При горизонтальном способе хранения дела кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы по номенклатуре, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе проставляют номер и индекс. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, а затем по номеру – папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезками по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

Выемка из дел какого-либо документа не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В таком случае на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ и расписка в получении дела.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в котором указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудниками отдельных документов из дела не допускается.

Дела хранятся по месту формирования до передачи их в архив учреждения. Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования – завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.

В архив организации дела постоянного и длительного временного хранения передаются через год после окончания работы с ними. В архивах организаций документы хранятся не более 15 лет, кроме материалов по личному составу, которые хранятся 40 лет. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов организаций в федеральные архивы.

На оформленные и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляются описи. Опись «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.

 

Вопросы для самостоятельной подготовки:

1. В чем заключается цель документооборота?

2. Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

3. Какие виды номенклатуры дел разрабатываются учреждениями?

4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

5. В чем заключаются задачи экспертизы документов?