Системный подход к управлению

Учения об управлении условно можно разбить на две группы: «одномерные» и «синтетические». «Одномерные» учения концентрируют внимание на решении одной из проблем управления: задачи, люди, организация управленческой деятельности. Таковы учения Тейлора, Файоля, Вебера. «Синтетические» учения рассматривают управление организацией как многоплановое, комплексное и динамичное явление, призванное обеспечить взаимосвязь внутренней среды организации с ее внешним окружением.

К началу 60-х гг. ХХ в. путь поиска научного подхода к процессу управления привел к зарождению количественной школы менеджмента, который характеризует системный подход к организационному мышлению. В 1951 г. выходит статья Людвига Фон Берталанфи (1901-1972 гг.) «Общая теория систем: новый подход к единой науке». Концепции, изложенные в ней, стали интеллектуальной основой «теории общих систем». Была поставлена задача – разработать системный теоретический каркас для описания любых отношений, существующих в реальном мире.

Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и функционированием систем – самостоятельных хозяйственных подразделений, которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Любая организационная форма отвечает этим критериям и может изучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие – система, которая превращает набор вкладываемых в производство ресурсов – затрат (сырье, машины, люди) – в товары и услуги. Она функционирует внутри более крупной системы – внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, с которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Система включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связана с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете, повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

Значение системного подхода заключает в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального менеджера, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Работы Берталанфи были использованы Норбертом Винером (1894-1964 гг.), который основал науку кибернетику. Кибернетика показала, что все системы могут быть сформированы так, чтобы контролировать себя с помощью коммуникаций. Винер пытался понять механизм взаимоотношений между человеком и машиной. Он определил кибернетику как науку об управлении и связи в живых организмах, в машинах и обществе. В кибернетических системах управления широко используются законы и принципы: обратной связи, иерархичности управления, соответствия управляющей и управляемой подсистем, внешнего дополнения, «черного ящика» и др.

Кибернетический подход к управлению позволяет формализовать управленческий процесс, включить в него систему электронно-вычислительной техники, в миллионы раз ускорить переработку информации, выработку исходных данных для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности.

Отличия системного подхода от прежнего, процессного, основанного на понимании управленческой деятельности как функционально обусловленных, вытекающих один из другого элементов, в следующем:

1) в управленческой деятельности стало учитываться влияние и взаимодействие множества факторов, находящихся как внутри организации, так и вне ее;

2) было обращено внимание на то, что в организациях наблюдается «синергетический эффект», показывающий, что целое всегда качественно отличается от простой суммы составляющих его частей;

3) в соответствии с системным подходом элементы, образующие управленческую деятельность, не просто функционально вытекают один из другого, но все без исключения связаны друг с другом. В результате изменения в одном из элементов неизбежно ведут к изменениям в других, и, соответственно, во всей системе управления в целом. Следовательно, любые проблемы организации – большие и малые, простые и сложные, должны решаться комплексно.

Одним из наиболее последовательных представителей системного подхода можно считать Питера Друкера (род. в 1909 г.). Самое известное положение, выдвинутое им – концепция управления по целям, согласно которой, управление должно начинаться с выработки целей и потом переходить к определению функций, системы взаимодействия и процесса.

 

Теория «7S»

Разработчики теории Том Питерс, Роберт Уотерман, Ричард Паскаль и Энтони Атос утверждали, что эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых требует соответствующего изменения остальных шести. Модель семи S (рис. 1.1.) появилась на свет в июне 1980 г. в

 

 

Рис. 1.1. Система «7S»

графическом подразделении консалтинговой фирмы McKinsey. Она была благозвучна, понятна и имела свой логотип (позже названный «счастливый атом»), что обеспечило ее успешность. Основная идея модели 7S – это способ достижения организацией успеха.

А вот составляющие модели:

– стратегия организации (strategy) – планы и направления действий, которые определяют распределение ресурсов, указывают осуществление определенных процессов во времени для решения поставленных задач и достижения целей организации;

– состав персонала (skill) – состав работников, трудящихся в подразделении организации и отличающихся между собой по возрасту, полу, образованию, навыкам и т.д.;

– совместно разделяемые ценности (shared values) – миссия, смысл и содержание основных направлений деятельности организации; важнейшие ценности или основополагающие концепции, которые доводятся до сознания всех сотрудников фирмы;

– структура организации (structure) – внутреннее строение организации, отражающее иерархические отношения подразделений и распределение власти и ответственности между ними;

– системы и процедуры (sistems) – описание процессов, установленный порядок, процедуры (например, системы планирования, системы ответственности, обратной связи, управления качеством, обучения персонала);

– сумма навыков (staff) – квалификация персонала, сумма их навыков, возможностей, умений работников; способности, отличающие персонал и фирму в целом;

– стиль руководства (style) – способ управления организацией ее лидером, руководителем. В определение стиля входят также понятия «организационная культура», «имидж».

При изменении организации семь составляющих изменяются именно в такой последовательности. На первом этапе определяется новая стратегия, далее компания определяет, в чем она особенно сильна, и какие навыки надо приобрести или развить для того, чтобы стратегия воплотилась в жизнь.

Можно представить систему «7-S» несколько по-другому. При этом ее элементы на жесткие, отражающие формальные стороны организации, материализуемую через различные документы каждой конкретной компании – это структуры, стратегии и системы управления, и мягкие – стиль управления, сумма навыков персонала, состав персонала и совместно разделяемые ценности. До недавнего времени главным объектом управления со стороны руководства организаций были жесткие элементы управления. Ситуация выровнялась в связи с успехами японского менеджмента и умелым использованием им мягких элементов управления.

В соответствии с теорией «7-S»эффективно могут функционировать и развиваться только те организации, в которых система, состоящая из семи составляющих, находится в гармонии, и, соответственно, задача менеджмента такой организации – гармонизация этих семи составляющих.

Привлекательность теории «7-S» заключается в том, что ее элементы очень легко запомнить и они очень просты.