РАСПОРЯЖЕНИЕ

дата №

город

 

Заголовок документа, в котором сообщается тема текста – о чем…

 

Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина создания распоряжения). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ:

Пункты распоряжения строят по схеме: должность, исполнитель – действие – срок исполнения.

Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:

Контроль за исполнением распоряжения возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).

 

Наименование должности лица,

подписавшего документ (подпись) И.О. Фамилия

 

1. Напишите распоряжение от имени директора гимназии (см. задание № 67.)

№ 70. Познакомьтесь с текстом протокола коммерческой фирмы. Выполните задания.

 

ПРОТОКОЛ № 7

Общего собрания учредителей общества с ограниченной ответственностью “ЛЮТИК”

г. Старый Оскол 24 марта 2006 года

 

Председатель собрания: Ступин Николай Васильевич.

Секретарь собрания: Комарова Светлана Станиславовна.

Присутствовали: Комарова Светлана Станиславовна, Ступин Николай Васильевич, Тулинов Олег Львович.

 

Повестка дня:

1. Об избрании генерального директора общества с ограниченной ответственностью “ЛЮТИК”.

Постановили:

1. Избрать генеральным директором общества с ограниченной ответственностью “ЛЮТИК” Комарову Светлану Станиславовну.

 

Голосовали по этому вопросу единогласно “ЗА”: (подписи)

 

Председатель собрания: (Ступин Николай Васильевич)

Секретарь собрания: (Комарова Светлана Станиславовна)

 

1. Определите, из каких частей состоит текст протокола.

 

№ 71. Проанализируйте макет протокола заседания кафедры. Выполните задания.

ПРОТОКОЛ №

заседания (название кафедры и учебного заведения)

дата

ПРИСУТСТВОВАЛИ: (перечисление состава присутствующих членов кафедры)

ПОВЕСТКА ДНЯ: (перечисление пунктов повестки дня)

СЛУШАЛИ: (перечисление докладчиков и тем их выступления согласно каждому пункту повестки дня)

ВЫСТУПИЛИ: (перечисление выступивших и текстов их выступлений по каждому вопросу повестки дня)

ПОСТАНОВИЛИ: (перечисление решений заседания кафедры по каждому пункту повестки дня)

 

Завкафедрой (название кафедры, должность и звание) подпись

Секретарь (должность) подпись

 

1. Сравните тексты документов этого и предыдущего задания. Определите, что общего и чем отличаются эти варианты протоколов.

2. Составьте протокол заседания студенческого совета вашего факультета.

 

№ 72. Чаще всего для оформления каких-либо документов, где важно решение коллектива, вам необходимо предоставить ВЫПИСКУ ИЗ ПРОТОКОЛА собрания. В тексте выписки сообщаются те сведения, которые касаются вашего вопроса, поэтому перечисление повестки дня опускается, все остальные части протокола сохраняются, но выписываются данные только по вашему вопросу.

1. Представьте, что вас рекомендуют на звание, например, “Лучший студент группы”. Подготовьте выписку заседания студенческой группы.

№ 73. Прочитайте текст объяснительной записки. Выполните задания.

Декану юридического факультета

К.А. Соловьеву

Объяснительная записка

 

Я, Иванов Петр, лаборант кафедры гражданского права, 16.04.1998г. вывел из строя компьютерную технику, что привело к срыву лекции профессора С.С. Ларина. Это произошло совершенно случайно, я устанавливал новую программу, но мощности компьютера оказалось недостаточно, и тот перестал работать. На следующий день, 17.04.1998г., я установил новый жесткий диск и все исправил. Готов понести любое наказание.

18. 04.1998 П. Иванов

1. Какова цель написания объяснительной записки?

2. Чем отличается этот документ от докладной записки?

3. Охарактеризуйте тип речи этого документа, его языковые особенности.

 

№ 74. Напишите текст объяснительной записки, повод для составления этого документа придумайте сами.

№ 75. Прочитайте те требования, которые предъявляются служебным письмам. Выполните задания.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами для сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-либо.

В заголовке письма печатаются следующие реквизиты:

- дата;

- номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, приводятся ссылки на факты, даты, документы.

Например: В ответ на ваш запрос от 10.11.2006 г. № 392-п сообщаем...

Во второй части письма формулируется его основная часть (предложение, отказ, гарантия, просьба и т.д.).

Например: … о готовности предоставить Вашей компании в аренду 20 кв. м. выставочной точной площади.

Если в заголовке письма-ответа заполнен реквизит “ссылка на регистрационный номер и дату документа”, то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используются следующие формы изложения:

- От 1-го лица множественного числа, например: направляем на
согласование, просим рассмотреть и т.п.;

- От 1-го лица единственного числа, например: прошу перечислить,
считаю необходимым и т.п.;

- От 3-го лица единственного числа, например: вуз не может согласиться, компания не возражает и т.п.

1. Представьте, что вы менеджер фирмы оптовой торговли, известите своих партнеров о наличии у вас нового товара.

2. Составьте письмо арендаторам с просьбой погасить задолженность по оплате помещений.

 

№ 76. Прочитайте особенности письма-просьбы. Выполните задания.

Письма-просьбы – среди деловых писем являются наиболее распространенным видом писем.

Письма-просьбы составляют в целях инициирования определённых действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем.

Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.

Например: Просим Вас выслать... Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении...

Однако большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования (объяснения), в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы. Обоснование и заключительная часть (просьба) письма являются одним предложением, даже в тех случаях, когда в первой части даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты и события.

Например: В связи с введением в программу обучения предмета “Информатика” убедительно просим выделить средства на приобретение компьютерного класса.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа: Просим Вас сообщить о... Просим Вас предоставить данные о... Обращаемся к Вам с просьбой о... Просим Вас провести... и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1 -го лица единственного числа: Прошу Вас рассмотреть вопрос о... Прошу Вас предоставить информацию о... и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты: Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести...), Одновременно просим Вас... и др.

1. Письменно обратитесь с просьбой к декану, проректору или ректору вашего вуза. Составьте письмо с обоснованием вашей просьбы.

 

№ 77. Прочитайте особенности некоторых служебных писем. Выполните задания.

Сопроводительное письмо – документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинают письма этой разновидности словами: направляем, возвращаем, прилагаем и т.п.

Например: В ответ на Ваш запрос от 12.04.2006 № 243 направляем отчет по воспитательной работе.

Письмо-приглашение предлагает адресатам принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Эти письма, как правило, начинаются словами: “Приглашаем Вас” или “Просим Вас принять участие”.

В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, условия участия в нем, сроки проведения.

Например: Приглашаем Вас принять участие в торжественном заседании, посвященном 75-летию нашей школы.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте мероприятия. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма. Направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола “ подтверждать ”. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и предотвращает отправку писем-напоминаний.

Например: ОАО “Энерго” подтверждает получение письма из налоговой инспекции от 12.08.2006 № 2647/п.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словами “ Напоминаем ”.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследования и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например: ООО “Табосс-Нева” гарантирует оплату ремонта помещений фирмы до 12 февраля 2008г.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариативность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается только изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, то он должен быть хорошо аргументирован.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

1. Определите, что общего и чем различаются эти документы.

2. Каковы языковые особенности деловых писем?

3. Составьте примеры разных типов служебных писем.

 

№ 78. Определите тип приведенных ниже деловых писем.

2. Просим поставить нам 200 комбайнов марки В-45. Оплату гарантируем.

3. На Ваш запрос сообщаем, что компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту ISO 9001.

4. Извещаем Вас, что конференция состоится 14.04.2006 в 10.00 в центральном корпусе университета по адресу: ул. Болотникова, д.34.

5. Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2000.

6. Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24—16 от 16.03.2006 Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.2006. Просим Вас сообщить о состоянии работы.

7. Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее телевизоров. Получение просим подтвердить.

8. Благодарим Вас за письмо и сообщаем, что Ваш перевод для оплаты заказа № 03338279-0020 еще не поступил на наш расчетный счет и заказ находится в статусе “Условно принят”. Срок зачисления денежных средств банковским переводом составляет 2-3 рабочих дня. Как только мы получим извещение из банка о том, что перевод пришел, заказ будет передан в обработку для комплектации и последующей отправки. Статус заказа изменится на “В обработке”. Желаем Вам приятных покупок! С уважением, специалист службы по работе с клиентами Интернет-магазина.

9. Уважаемые коллеги, обращаем ваше внимание на книгу И.Ш. Резепова “Психология рекламы и PR”. Эта книга ставит перед собой цель научить читателя применять знания психологии в рекламной и PR-деятельности. В книге освещаются общие положения, согласно которым человек в определенной ситуации поступает именно так, а не иначе. Уже после того, как получены знания, читатель может их применить, добавив к ним свою смекалку, фантазию, креатив и т. д.

Главный принцип педагогики – научить человека учиться. Нельзя дать готовые знания, человек в этом случае не будет развиваться. В рекламной и PR-деятельности все точно так же. Прочитав книгу, читатель, несомненно, извлечет для себя массу полезной информации, с которой на практике будет проще “воевать” с конкурентами. Примером подхода со знанием дела с применением смекалки может стать рекламная деятельность одной газеты. Зная о способах привлечения внимания, сотрудники газеты объявили конкурс. Условия конкурса гласили: “Найдите среди рекламных объявлений контрольную фразу, и вы можете выиграть один из ценных призов”. В газету посыпались письма с ответами по конкурсу. По сути, газетчики “заставили” читателей перелопатить почти всю газету, перечитать все объявления и только после этого отыскать нужную контрольную фразу. Естественно, в ходе этого процесса читатели обращали внимание на содержание этих объявлений, многие из читателей нашли для себя нужные товары (хотя и не собирались их покупать).

В книге представлены необходимые теоретические знания, разъяснено их применение. Примеры из жизни помогут читателю применять свои знания и умения на практике, правильно сориентироваться в конкурентной борьбе на рынке, завоевать своего покупателя.

10. Уважаемый Петр Иванович! Мы официально заявляем Вам рекламацию на задержку в передаче технической документации на универсальный комплекс оборудования, по контракту № 78. В связи с этим мы настаиваем на возмещении всех расходов в сумме двух тысяч долларов. Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам свое решение. С уважением, директор ОАО “Пром” П.И. Лядов.

 

№ 79. Определите коммуникативные функции данных языковых моделей: гарантия, сопровождение, напоминание, подтверждение, сообщение, приглашение, рекламация. Закончите фразы. Выполните задание.

На ваш запрос сообщаем…

С благодарностью подтверждаем получение …

Фирма гарантирует, что…

Высылаем инструкцию по сборке…

К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение о …

Сообщаем о наличии на оптовом складе нашего предприятия …

Мы официально заявляем Вам рекламацию на …

Приглашаем принять участие …

Предлагаем Вам произвести оплату…

Напоминаем Вам, что сроки поставки груза …

1. Представьте, что вы со своим однокурсником руководители каких-либо предприятий. Составьте деловую переписку. Тему придумайте сами.

 

№ 80. Прочитайте текст. Определите его стиль и жанр.

 

Искусству составления писем, как и ораторскому искусству, тысячи лет. И искусство это всегда так ценилось, что сильные мира сего нанимали людей, владеющих им, на службу. И ставили свои подписи и печати под текстами, сочиненными безымянными составителями.

Прошли времена, грамотных людей стало больше. Стало больше текстов по разным поводам. Сегодня мы не посылаем гонцов за сотни километров со свитком и не привязываем записку к голубиной лапке. Достаточно взять телефон и набрать SMS, открыть крышку ноутбука и отправить сообщение через Skype. Письменная речь стала доступнее и обыденнее. Но письмо как искусство не стало цениться меньше. В армии и местах не столь отдаленных это хорошо заметно: там всегда находится “писарь”, которого просят написать письмо в особо щепетильных случаях: когда нужно попросить прощения у матери, сделать предложение любимой или попросить о помощи старого друга. Такой “писарь” пользуется особым покровительством и никогда не испытывает в чем-либо нужды. В обычной повседневности человек, виртуозно владеющий письменным словом, тоже обладает активом, который может помочь ему, его близким, его организации решить многие вопросы. Решить красиво и сэкономив при этом другие активы.

Лично мне, как и многим, лучше удается говорить, чем писать. Но вот воспринимаю я лучше, как и большинство, письменный текст. Когда мы выступаем с презентацией, нас мало заботит красота слога: мы хотим эффекта, результата, нас беспокоит прикладной характер наших слов. Письмо – это та же презентация, но без оратора, без жеста и мимики, без слайдов и микрофона. И поэтому адресат может сосредоточиться именно на тексте. Это и плохо и хорошо одновременно. Плохо тем, что мы не можем воздействовать на его органы чувств всем арсеналом наших приемов. И хорошо тем, что грамотно составленный текст не оставит шансов на отказ.

Интересно написанная, богатая примерами из разных эпох и разных областей жизни книга Саши Карепиной “Искусство делового письма” – сама по себе блестящий пример того, как нужно писать любой текст. А кроме этого – очень своевременное и современное пособие для всякого, кто овладел ремеслом письменной речи и уже готов овладеть искусством. (Радислав Гандапас, тренер по ораторскому мастерству, мотивации и мастерству влияния, совладелец тренинговой компании “Ораторика”)

1. Познакомьтесь с книгой С. Карепиной.

2. Напишите несколько писем-просьб: вашему другу, руководителю крупной торговой фирмы, директору Центробанка, родителям.

 

№ 81. Прочитайте пример письма, который приводит в своей книге С.Карепина. Постарайтесь понять, почему Уотсон откликнулся на просьбу друга детства.

“Дорогой Уотсон, я не сомневаюсь, что вы помните Головастика Фелпса, который учился в пятом классе, когда вы были в третьем. Возможно даже, вы слышали, что ‹…› я получил хорошую должность в министерстве иностранных дел и был в доверии и чести, пока на меня не обрушилось ужасное несчастье и не погубило мою карьеру. ‹…› Не могли бы вы навестить меня вместе с вашим другом мистером Холмсом? Мне бы хотелось услышать его мнение об этом деле, хотя авторитетные лица утверждают, что ничего больше поделать нельзя. Пожалуйста, приходите с ним как можно скорее. Пока я живу в этом ужасном неведении, мне каждая минута кажется часом. Объясните ему, что если я не обратился к нему прежде, то не потому, что я не ценил его таланта, а потому, что, с тех пор как на меня обрушился этот удар, я все время находился в беспамятстве… Прошу вас, приходите вместе с вашим другом. Ваш школьный товарищ Перси Фелпс”.

Что-то в его письме тронуло меня… Попроси он что-нибудь неисполнимое, я и тогда постарался бы все для него сделать… (Артур Конан Дойл “Морской договор”)

 

1. Что должно содержаться в письме, чтобы просьба была выполнена?

2. Как бы вы учли этот опыт в своей практике?

 

№ 82. Наряду с общим речевым этикетом существует деловой речевой эти­кет.

Составьте диалоги.

а) Обратитесь с просьбой к начальнику отпустить вас с работы пораньше, повысить зарплату и проч.

б) Попросите коллегу помочь вам выполнить задание, поручение.

1. Чем отличается об­щение с начальником и с коллегами?

2. Опишите особенности делового речевого этикета.

 

№ 83. Прочитайте некоторые советы по ведению деловых телефонных разговоров.

Служебный разговор по телефону обычно включает в себя такие элементы, как взаимные представления, введение собеседника в курс дела, обсуждение вопроса, заключение.

После появления телефонного звонка как можно быстрее снимите трубку. Сняв трубку, тотчас же четко представьтесь или назовите свое учреждение: это поможет избавиться от ошибочных вызовов. После представления поприветствуйте абонента. Для последнего ответ по телефону формирует впечатление не только о вас лично, но и обо всем учреждении в целом.

Старайтесь не допускать начала разговора с односложных слов типа “Да”; “Слушаю”. Начинайте приветствие со слов “Добрый день (утро, вечер)”.

Отрицательное впечатление на собеседника оказывает употребление жаргонных выражений типа “добро”, “идет”, “привет” и др. Неправиль­ный тон в начале разговора способен повлиять на его эффективность, вы­звав ответную реакцию собеседника. Акустической особенностью теле­фонного разговора является эффект зеркальности: если вы говорите тихо, то и отвечать нам будут вполголоса, напротив, – если вы говорите громко, то и ответ тоже будет дан повышенным тоном.

В телефонном общении не употребляйте труднопроизносимые слова, говорите отчетливо, не торопясь.

Не употребляйте категоричных утверждений и не навязывайте реше­ний клиенту. Недопустимо, например, говорить: “Позвоните через час”. Предоставьте клиенту право выбора. Если возникает необходимость на­вести справку и отойти от телефона, то предупредите о продолжительности времени поиска. Лучше назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить, или предложить самому перезвонить в удобное для абонента время. (По В. А. Сухареву)

№ 84. Представьте, что вы работаете менеджером крупной торговой фирмы. Вам звонит новый клиент, предлагающий сотрудничество. Составьте диалог.