Сортировка, фильтрация и группировка таблиц

Сортировка таблицы позволяет упорядочить ее строки в соответствии со значением некоторого поля базы данных проекта, в том числе и поля, не отображенного в таблице. По умолчанию таблицы отсортированы по идентификатору (поле Ид).

Для сортировки предназначен пункт меню Проект/Сортировка, в котором раскрывается подменю, состоящее из нескольких типовых вариантов сортировок, доступных в текущей таблице. Состав предлагаемых вариантов сортировки зависит от самой таблицы. Например, таблицу ввода данных диаграммы Ганта можно сортировать по датам начала и окончания, по приоритету, затратам и идентификатору задач.

В том случае, когда среди предложенных вариантов сортировки нет подходящего, в списке вариантов имеется пункт Сортировать по, при помощи которого можно выполнить многоуровневую сортировку, учитывая значения до трех полей. Окно параметров сортировки изображено на рис. 4.3.

Флажок Сохранять структуру позволяет сортировать строки только внутри фаз (если он снят, выполняется сортировка по всему проекту). Для отмены результатов сортировки нужно выполнить сортировку по идентификатору или отменить действие (Правка/Отменить сортировку, кнопка на панели инструментов.

Рис. 4.3. Параметры многоуровневой сортировки

Фильтрация таблицы позволяет отобразить только те строки, которые соответствуют задачам или ресурсам, удовлетворяющим заданному условию. Если таблица содержит данные о задачах, то фильтр накладывает ограничения на задачи. Если же таблица является таблицей ресурсов, то ограничения накладываются на ресурсы.

Фильтр может быть четырех видов:

1. структурный фильтр;
2. автофильтр;
3. предопределенный фильтр;
4. фильтр, определенный пользователем.

Структурный фильтр предназначен для отбора задач по уровням. Каждая задача характеризуется номером уровня (поле Уровень структуры базы данных проекта). Задачи, вехи и фазы самого верхнего уровня относятся к уровню 1. Задачи, вехи и фазы, непосредственно входящие в фазы уровня 1, имеют уровень 2 и т.д. Структурный фильтр позволяет отобразить в таблице только задачи, имеющие номер уровня не ниже указанного числа. Например, если указать значение 2, то таблица будет содержать задачи 1 и 2 уровней.

Структурный фильтр назначается пунктом меню Проект/Структура/Показать. Открывается список, состоящий из номеров уровней (от 1 до 9) и пункта Все подзадачи. Выбор номера означает установку структурного фильтра, а пункт Все подзадачи отменяет его действие.

Автофильтр используется для отбора строк таблицы по значениям ее столбцов. Для его установки нужно выбрать Проект/Фильтр/Автофильтр. Повторный выбор этого же пункта удаляет автофильтр.

После назначения автофильтра в заголовках столбцов таблицы появляются кнопки выбора, предназначенные для ввода правила отбора по значениям столбца. Правила отбора могут быть нескольких видов и зависят от поля отбора (рис. 4.4).

1. Пункт Все. Отменяет фильтрацию по столбцу.
2. Пункт Условие. Открывает окно для ввода условия, которому должно удовлетворять значение столбца.
3. Список всех значений, встречающихся в столбце. Устанавливает отбор по выбранному значению.
4. Список предопределенных условий, зависящих от конкретного столбца. Например, для столбца длительности задачи автофильтр предлагает варианты: <= 1 дня, > 1 дня, <= 1 неделе, > 1 недели, оценка длительности.

увеличить изображение
Рис. 4.4. Список условий автофильтра

Пункт Условие открывает диалог, изображенный на рис. 4.5. В нем имеется возможность сформулировать одно или два условия отбора и связать их логическими связками и/или. Например, если мы хотим отобразить задачи с длительностью от 7 до 10 дней, условие отбора нужно разделить на два, связанных связкой и:

• длительность больше либо равна 7;
• длительность меньше либо равна 10.

Рис. 4.5. Окно условия для автофильтра

Предопределенный фильтр позволяет выбрать условие отбора из списка условий, предопределенных разработчиками Microsoft Project. Список этих условий зависит от типа обрабатываемой таблицы (задачи или ресурсы) и находится в пункте меню Проект/Фильтр (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Выбор предопределенного фильтра

В меню размещены не все, а только наиболее часто используемые фильтры. Полный список выводится в диалоге, открывающемся выбором пункта Проект/Фильтр/Другие фильтры, который изображен на рис. 4.7.. Кнопка Применить этого диалога назначает выбранный в списке фильтр.

Рис. 4.7. Окно для выбора других фильтров

Для отмены установленного предопределенного фильтра служит пункт Проект/Фильтр/Все задачи (Все ресурсы).

Определенный пользователем фильтр используется в том случае, когда не подходит ни один из предыдущих способов фильтрации. Например, условие отбора содержит больше двух условий, накладываемых на значение столбца таблицы.

Для создания фильтра нужно выбрать пункт Проект/Фильтр/Другие фильтры, в открывшемся диалоге установить тип фильтра (задачи или ресурсы) и нажать кнопку Создать. Окно создания фильтра изображено на рисунке 4.8. На нем изображено описание фильтра, отбирающего критические задачи с длительностью от 7 до 14 дней. Это окно имеет флажок Показывать в меню, установка которого помещает созданный фильтр отдельным пунктом меню системы.

увеличить изображение
Рис. 4.8. Окно для создания нового фильтра

Удаление ранее созданного фильтра выполняется в пункте Проект/Фильтр/Другие фильтры. В открывшемся окне следует нажать кнопку Организатор, найти в правом списке название удаляемого фильтра, выделить его и нажать кнопку Удалить (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Удаление фильтра из проекта

Группировка используется для разделения строк таблицы на группы по какому-нибудь признаку. По умолчанию задачи группируются внутри фаз (суммарных задач), а ресурсы вообще не сгруппированы и отображаются просто в виде списка. При решении практических задач может потребоваться сгруппировать, например, отдельно критические и некритические работы. Или сгруппировать ресурсы по типам ресурсов.

В системе Microsoft Project используются три вида группировок:

• предопределенные;
• созданные пользователем;
• временные.

Так же как таблицы, представления и фильтры, группировки разделены на группировки задач и ресурсов.

Предопределенная группировка выбирается и удаляется в пункте меню Проект/Группировка (рис. 4.10). В его подменю перечислены все имеющиеся группировки. Например, для задач имеются пункты: вехи, длительности, завершенные и незавершенные задачи, критические задачи и другие. Отмена действия группировки выполняется пунктом Нет группировки того же меню.

Рис. 4.10. Выбор предопределенной группировки

В качестве примера используем группировку Длительности в диаграмме Ганта проекта "Разработка программного комплекса". В результате все работы оказываются разделенными на группы по значению длительности задачи, а в таблицу добавляются заголовоки групп, выделенные желтым цветом (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Результат группировки задач по длительности

Создание группировки пользователя выполняется в пункте Проект/Группировка/Другие группы. В раскрывшемся диалоге следует установить вид группировки (задачи или ресурсы) и нажать кнопку Создать. Создание новой группировки происходит в окне, изображен­ном на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Окно создания группировки

В этом окне заполняются следующие параметры:

1. имя – наименование группировки, по которому к ней можно будет обращаться;
2. показывать в меню – позволяет включить имя группировки в подменю пункта Проект/Группировка;
3. группировать по – описание первичного уровня группировки строк таблицы. Оно подразумевает выбор поля базы данных проекта, по которому выполняется группировка, и определение порядка следования групп в таблице (по возрастанию или убыванию).
4. Затем по – описание вторичного и всех последующих уровней группировки (заполняется аналогично).
5. Группировать назначения, а не задачи (ресурсы) – установка этого флажка означает, что вместо группировка задач в таблице задач следует группировать назначения ресурсов на задачи (а в таблице ресурсов вместо группировки ресурсов будут группироваться назначения).
6. Параметры группировки по полю – параметры шрифта, цвета заливки и узора для итоговых записей группировки, помещаемых в таблицу.
7. Определить интервалы группировки – кнопка, позволяющая создать интервальную группировку. По умолчанию группировка выполняется по каждому значению выбранного параметра. Интервальная группировка используется, когда требуется сгруппировать параметр по интервалам значений. Например, группировка работ по длительности с интервалами минута, час, день неделя, месяц. На рис. 4.12 для поля Длительность выбрана группировка по неделям.

Для создания интервальной группировки нужно выбрать строку уровня группировки, нажать кнопку Определить интервалы группировки, после чего в открывшемся окне (рис. 4.13) указать параметры:

1. группировать – единица измерения значений длительности;
2. начиная с – нижнее значение первого интервала;
3. интервал группировки – длина интервала.

Рис. 4.13. Окно определения интервала группировки

Для удаления группировки из проекта необходимо воспользоваться Организатором: Проект/Группировка/Другие группировки/Организатор. В его окне (рис. 4.14) правый список содержит ранее определенные группировки. Для удаления выделяется название группировки и нажимается кнопка Удалить.

Рис. 4.14. Удаление группировки в Организаторе

Временная группировка создается в пункте Проект/Группировка/Настройка группировки в таком же окне, как и изображенное на рис. 4.12. Единственным ее отличием является то, что параметры группировки нигде не сохраняются после ее применения.