ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

В дипломных проектах (работах) документы должны оформляться в соответствии с требованиями государственных стандартов:

– текстовые документы – по разделу 4 настоящих Правил и по государственным стандартам;

– в части содержания основных надписей – по ГОСТ 2.104.68;

– общих требований к текстовым документам – по ГОСТ 2.105.95, ГОСТ 2.106.96;

– библиографическая запись – по ГОСТ 7.1-2003;

– перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.

Дипломным работам присваивается обозначение, состоящее из индекса работы (ДР – дипломная работа), аббревиатуры учебного заведения (НТИ (филиал) СКФУ), кода специальности, индивидуального регистрационного номера, соответствующего номеру зачетной книжки, двух последних цифр года окончания выполнения дипломной работы, разделяемых тире. Например, ДР-НТИ (филиал) СКФУ» – 080109 – ОН031000-08 (заполняется на титульном листе).

Общие требования к оформлению текста предусматривают, что дипломная работа должна быть сброшюрована в папке формата А4 по ГОСТ 2.301-68 или потребительского формата, близкого к формату А4.

Текст дипломной работы может быть выполнен с применением печатающих и графических устройств ЭВМ (ГОСТ 2.004-88) на одной стороне белой бумаги формата А4 (210×290 мм), через полуторный межстрочный интервал. Поля должны оставляться по всем четырем сторонам листа. Размер левого поля – 30 мм, правого – 10 мм, размер верхнего и нижнего полей не менее 20мм.

Допускается использование отдельных листов формата АЗ (297×420) для графиков, таблиц.

Шрифт принтера должен быть четким, черного цвета. Вписывать в текст работы отдельные слова, формулы, условные знаки (от руки чертежным шрифтом), а также выполнять схемы и рисунки допускается только черными чернилами или черной тушью.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе оформления работы, должны быть исправлены. При выполнении работы на компьютере (в текстовом редакторе WORD) необходимо установить следующие параметры:

– шрифт Times New Roman, размер шрифта 14;

– выравнивание по ширине;

– абзацы в тексте начинают отступом равным 5 ударам пишущей машинки или 15 мм;

– межстрочный интервал – полуторный (при этом отступ справа/слева и интервал перед/после равны нулю).

Вся работа выполняется в одном цвете (синем или черном), при этом по тексту не допускается никаких курсивов, выделений или подчеркиваний.

Рекомендуется использовать компьютерные текстовые редакторы типа Lexicon, Word.

При первом упоминании в тексте иностранных фирм, малоизвестных фамилий их пишут в русской транскрипции и на языке оригинала (в скобках).

Каждая страница дипломной работы должна иметь порядковый номер, который ставится арабскими цифрами в верхнем правом углу без других дополнительных знаков. Нумерация страниц должна быть сквозной: первой страницей является титульный лист. При этом титульный лист считается первым, но сам не нумеруется, так же как и содержание. В общую нумерацию входят список использованных источников и приложения.

Оглавление (содержание) включает в себя наименование частей дипломной работы. Против каждого наименования глав и параграфов в правой стороне листа указывается номер страницы, с которой начинается данная часть работы. Над цифрами слово «страница» или «стр.» не ставится.

Само слово «содержание» записывается с прописной буквы симметрично тексту в виде заголовка. Все наименования частей работы, включенные в содержание, пишутся строчными буквами, начиная с прописной буквы.

Содержание (текст работы) включает разделы и подразделы (параграфы), которые нумеруются арабскими цифрами, например: раздел 1, параграф 1.1 или 1.3 (третий параграф первого раздела). В ряде работ подразделы могут дробиться на пункты и подпункты, что также должно найти отражение в нумерации. Например, 2.1.3 (третий пункт первого параграфа второго раздела). Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Содержание основной части пояснительной записки следует делить на разделы, подразделы, пункты. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всей пояснительной записки, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа в виде заголовка, следует писать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Не разрешается помещать заголовки отдельно от последующего текста. На странице, где приводится заголовок, должно быть не менее двух строк последующего текста. Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3–4 единичным межстрочечным интервалам. Расстояние между заголовком раздела и подраздела 2-х единичных межстрочечных интервала. Например, обратите внимание на непечатанные символы, они вам показаны в примере:

1 Заголовок раздела (¶)

(¶)

1.2 Заголовок подраздела (¶)

(¶)

(¶)

Текст работы.

Каждый раздел рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Перед содержащимися в пункте перечислениями следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте записки на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставиться скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставиться скобка, а запись производиться с абзацного отступа. Пример:

а) ________________________

б) ________________________

1) ________________________

2) ________________________

в) ________________________

Перечень условных обозначений, символов и специальных терминов составляется и включается в работу лишь в том случае, если их общее число более двадцати и каждое из них повторяется в тексте не менее 3–5 раз. При частом употреблении сложных словосочетаний возможно их сокращение, например, акционерное общество (АО), государственное регулирование (ГР). При первом употреблении в тексте словосочетание дается полностью, а рядом в скобках пишется сокращение. В дальнейшем словосочетание дается только в сокращенном виде.

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.

Правилами определяются некоторые ограничения на использование специальных знаков, сокращений, обозначений. Так, в тексте не допускается:

– употреблять математические знаки =, №, % без цифр, вместо соответствующих слов: «равно», «номер», «процент» и т.д.;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, пунктуации и соответствующими государственными стандартами недопустимо, например, использование в тексте сокращений типа «госуд. поддержка инвестиц. проектов» или «гос-во на ден-м рынке» и т.п.;

– применять индексы стандартов (ГОСТ, ОСТ и др.), указывать федеральные законы, постановления Правительства и др. без регистрационного номера.

В дипломной работе могут быть использованы иллюстрации, таблицы, математические формулы.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него. Пример: Плотность каждого образца Р, кг/м³, вычисляютпо формуле

Р=m/V, (1)

где m-масса образца, кг;

V-объем образца, м³.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках, выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «×». Знак умножения в виде «*» не допускается.

Формулы, за исключением формул помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают – (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например, в формуле (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например, формула (В. 1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

В работу следует помещать лишь такие иллюстрации, которые обогащают содержание. Каждая иллюстрация должна пояснять текст, а текст – иллюстрацию.

Иллюстрации (чертежи, схемы, графики, эскизы) располагают так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота или с поворотом по часовой стрелке.

Необходимые качества любого рисунка – наглядность, графическая выразительность, ясность. Рисунки должны быть выполнены черной тушью или черной пастой на белой непрозрачной бумаге.

Существует несколько способов построения графических приложений: линейные диаграммы, столбиковые, круговые.

Иллюстрации обозначаются словом «Рисунок» и нумеруются последовательно арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например – Рисунок 1.2 (второй рисунок первого раздела ).

При ссылках на иллюстрации следует писать «.... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «...в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации и пределах раздела.

Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и поясняющие данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом:

Рисунок 1 – Детали прибора. Точку в конце не ставить и располагать под рисунком по центру.

Цифровой материал оформляется, как правило, в виде таблиц в соответствии с рисунком 1. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным и кратким. Название следует помещать над таблицей. При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

Таблица_____________ – _________________________________

^{номер название таблицы}

Рисунок 1 – Образец оформления таблицы

Таблицы, за исключением таблиц приложений, нумеруют арабскими цифрами, сквозной нумерацией. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

На все таблицы должны быть приведены ссылки в тексте пояснительной записки, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы. Диагональное деление головки таблицы не допускается.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют заголовки подлежащего и сказуемого. При делении таблицы на части допускается заголовки подлежащего и сказуемого заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.

Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице.

Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее кавычками. Если предыдущая фраза является частью последующей, то допускается заменить ее словами «То же» и добавить дополнительные сведения.

При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок металлов итипоразмеров изделий, обозначение нормативных документов не допускается.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим.

Если цифровые или иные данные в таблице не приводят, то в графе следует ставить прочерк.

Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в пояснительной записке, то эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски.

Сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой они обозначены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны, а к данным, расположенным в таблице, в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом пояснения. Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта.

Пример – «…печатающее устройство ²»

Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.

Допускается вместо цифр выполнять сноски звёздочками: ^«*» Применять более четырёх звёздочек не рекомендуется.

Приложения оформляют как продолжение работы на последующих страницах или в виде отдельного документа, располагая их в порядке появлении ссылок в тексте.

В приложения включают формы бухгалтерской и статистической отчетности, иллюстративный материал, распечатки с ЭВМ, таблицы и текст вспомогательного характера.

Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы) с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение « и его обозначения и иметь в обоснованных случаях содержательный заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением Ё, 3,Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

Текст каждого приложения, при необходимости, разделяют на разделы, подразделы, пункты, нумеруемые в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Нумерация листов проекта и приложений, входящих в состав проекта, должна быть сквозная. Иллюстрации и таблицы нумеруются в пределах каждого приложения с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например – Рисунок А3.

Если в дипломной работе есть приложения, то на них дают ссылку в основном тексте, а в содержание включают все приложения с указанием номеров и заголовков. В приложение выносятся не только рисунки, таблицы, схемы, формулы, но и нормативно-правовые документы, инструкции, положения, методики, различные материалы местных органов управления, коммерческих организаций и др.

В конце пояснительной записки приводиться список использованных источников при выполнении работы. Элементами библиографического описания источника являются фамилии и инициалы авторов, наименование работы, сведения о месте издания и издательстве и др. При их записи следует особое внимание уделять правильной расстановке разделительных знаков: «/» – косая черта, «//» – две косые черты, «–» – тире, «:» – двоеточие и др.

Сведения об источниках, включенных в список, необходимо давать в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание».

Библиографические описания включаются в список использованных источников в порядке ссылок на них в тексте пояснительной записки.

Сведения об информационных источниках необходимо давать в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание» [3]. Правила библиографического описания одинаковы для всех объектов (опубликованных, депонированных и неопубликованных), независимо от их вида и типа носителя. Структура библиографического описания имеет следующий вид (сохранение предписанной пунктуации и пробелов обязательно):

Основное заглавие [Общее обозначение документа] / Сведения об ответственности. – Сведения об издании / Сведения об ответственности. – Специфические сведения. – Место издания: Имя издателя, Дата издания. – Физические характеристики. – (Основное заглавие серии / Сведения об ответственности, Международный стандартный номер сериального издания; Номер выпуска серии). – Примечание. – Стандартный номер: Условия доступности.

Библиографические сведения указываются в том виде, в каком они приведены в предписанном источнике информации (для книг – на титульном листе, для газет – на первой и последней полосах и т. п.), в тех же формулировках, в той же последовательности и с теми же знаками. Недостающие уточняющие сведения или полностью отсутствующие необходимые данные формулируют на основе анализа документа и приводят в квадратных скобках. Сведения, вызывающие сомнение, приводят в квадратных скобках с вопросительным знаком.

Если источник информации имеет несколько заглавий, то указывают то, которое выделено полиграфическим способом. Общим обозначением материала может быть «текст», «электронный ресурс», «мультимедиа», «предмет», «комплект» и т. п. [3]. Если в создании объекта описания участвовало более трех человек или организаций, то в сведениях об ответственности можно ограничиться указанием только первого наименования с добавлением в квадратных скобках сокращения «и другие» [и др.].

Сведения об издании обычно приводят в формулировках «издание», «версия», «репринт», «редакция» и т. п.

Специфические сведения указывают для особых типов публикаций (нормативных, технических и т. п.) или для материалов, размещенных на специфических носителях (например, для электронных ресурсов).

Физические характеристики определяют форму представления объекта описания (страница, оптический диск и т. п.), объем и, при необходимости, размер документа, число иллюстраций и сопроводительного материала, например: «186 с., 8 с. ил.», «2 электрон. опт. диска».

Область серии содержит сведения о документе, отдельным выпуском которого является объект описания. Международный стандартный номер сериального издания (ISSN) приводят, если он указан в источнике информации.

Примечание не является обязательным. Оно содержит дополнительную информацию вспомогательного характера.

В качестве стандартного указывается Международный стандартный номер книги (ISBN) или Международный стандартный номер сериального издания (ISSN), либо любой другой международный номер, присвоенный в установленном порядке. Условия доступности содержат краткие сведения о доступе к объекту, например: «175 р.», «бесплатно для сотрудников ун-та».

Для документов, состоящих из заранее определенного количества частей (томов, выпусков, номеров), составляют многоуровневое описание. На первом уровне приводят сведения, общие для большинства единиц, входящих в состав документа. На втором уровне приводят сведения об отдельных единицах. Описание каждого уровня размещается с новой строки.

Для сериальных документов (газет, журналов, сборников и т. п.) также составляют многоуровневое описание. В области специфических сведений первого уровня через тире указывают номера и (или) даты первого и последнего выпуска. Если документ продолжает издаваться, после разделительного тире оставляют интервал в 4 пробела.

Для составной части документа (статьи, раздела с самостоятельным заглавием и т. п.) составляется аналитическое описание, которое имеет следующую структуру:

Сведения о составной части документа // Сведения об идентифицирующем документе. – Сведения о местоположении составной части в документе. – Примечания.

Сведения о составной части документа одноуровневые. Сведения об идентифицирующем документе могут быть многоуровневыми. Сведения о местоположении составной части в документе приводятся в виде диапазона страниц, которому предшествует сокращение слова «страница», например: «С. 17-28». Тире между областями допускается не указывать.

Примеры библиографических описаний приведены в приложении П.

При ссылке в тексте на источник в квадратных или косых скобках проставляют его номер и при необходимости номер страницы, раздела, таблицы и т. п., например: «… приведено в [27, с. 43] …». Ссылки на неофициальные источники (например, конспекты лекций) не допускаются.