Нормативная регламентация работы службы ДОУ. Регламентация документационного обеспечения кадровой службы.
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства стоит задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкции, правилах, структуре, штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей. Важнейшим документом является Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Разрабатываются на основе законодательства, нормативно-методических документов и организационных документов самой организации. Создание этих документов направлено на распределение функций и обязанностей, а также регламентацию технологии работы с документами. Положение о службе делопроизводства закрепляет задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ. Кроме того, в нем указывается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Подробно структуру и состав информации Положения о службе ДОУ не разбираем, так как оно не отличается от Положения о любом структурном подразделении (говорить будем позднее). В должностной инструкции указываются должностные обязанности конкретного работника. О ее структуре также поговорим позднее, при изучении темы «Организационная документация предприятия». Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям – это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, который содержит характеристика каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления состава документов и процедуры их подготовки. Нормативно-методические документы в которых указывается как правильно выполнять ту или иную операцию. К ним относятся федеральные законы, нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов власти (различные постановления), ГОСТы и другие документы. Для чего они нужны? Всю работу секретаря можно разбить на составные части, простейшие операции, каждую из которых нужно организовать так, чтобы сделать ее как можно лучше и с наименьшими затратами. Из этих простейших операций сложится полная цепочка научно-организованной работы. 1. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления (ГС ДОУ) - основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (закон для секретаря). 2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ 3. Государственные Стандарты (ГОСТы) с требованиями к оформлению документов: 4. Основные правила работы ведомственных архивов (может быть не отдельно, а в книге) 5. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный) 6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, в организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан) 7. Федеральный Закон о бухучете 8. Положение о бухучете и отчетности в РФ 9. Положение о документах и документообороте в бухучете 10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях в учреждениях, в организациях Это далеко не полный перечень документов регламентирующих делопроизводство, но это минимум. Для того чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников нужно знать нормы времени на операции, выполняемые секретарем.
НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ
1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления 2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления 3. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы 4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров работы по документированию трудовых правоотношений Во всех этих документах указываются не только виды работ с определением норм времени на их выполнение, НО И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИСЛЯЕТСЯ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ, то есть работа раскладывается на составляющие ее операции. Кроме этого в сборниках освещены вопросы: Тем более что знание норм на выполнение тех или иных работ поможет правильно спланировать рабочий день и вовремя выполнить все задания руководителя.
|
