Эволюция отечественного делопроизводства

 

ВЕЧЕВАЯ ИЗБА НОВГОРОДСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

 

Придя к нам в колледж и выбрав профессию секретаря, задумывались ли вы о том, что должность секретаря была введена 27 февраля 1720 года Генеральным регламентом.

Но еще задолго до введения должности секретаря в России были люди, которые занимались работой с документами.

Так в жизни Новгородской республики большую роль играло ВЕЧЕ – оно являлось носителем верховной власти: разрешало вопросы войны и мира, внутренней политики, выдавало жалование, утверждало Уставы и Законы, было Судом республики.

Все решения ВЕЧЕ оформлялись в особой канцелярии – ВЕЧЕВОЙ ИЗБЕ – возглавлял ее «вечевой дьяк». Здесь же хранилась печать великого Новгорода.

Царский архив хранили в сундуках (их было 240), а заведовал архивом – ДЬЯК

Все документы описывались последовательно по сундукам (часть описи второй половины XVI века сохранилась до наших дней).

Этим архивом в повседневной работе пользовались чиновники высших государственных учреждений.

 

До XV века работу с документами вели - при князьях – дьяки - при наместниках и волостелях – писцы и подьячие

 

ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

В xvi-xvii веках в Русском государстве действовала система ПРИКАЗОВ - центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской Думе.

Приказов было около 80. В каждом приказе от 3 до 400 приказных людей.

Схема приказа

 

Люди, занимающиеся работой с документами по тому или иному вопросу, как правило, хорошо знали сам вопрос (дело), так как дьяки и подьячие были членами дипломатических миссий;
выполняли важные дела внутриполитического, управленческого финансового и судебного характера.

Свои канцелярии (или большой штат, или 1 дьяк) работали при каждом государственном, духовном, общественном учреждении.

Документы в них составлялись и оформлялись по общим правилам, которые передавались по традиции

Деятельность канцелярии заключалась в следующем (это прослеживается через различные элементы оформления документов)

1. На всех поступающих документах проставлялась дата	Отметка о поступлении
2. Дьяк делал «помету»: «выписать», то есть навести справку	Предварительное распределение
3. Дело готовили к докладу, обсуждали и выносили «приговор» приказа	Выносили решение
4. Готовился ответ: ü Дьяк приказывал старшим подьячим составить проект ответа ü Дьяк «чернил» его, то есть правил, редактировал ü Младший подьячий переписывал его набело ü Подьячий сверял черновик с чистовиком ü Дьяк его подписывал

 

В период XV – XVII вв. сложился штат людей непосредственно занимавшихся составлением документов или причастных к этому

 

Схема решения вопроса

Челобитная Я.Шетилова, февраль 1625

Подьячий поставил дату

Дьяк сделал помету «Выписать»

Младший подьячий Послал запрос Справился о старых «отпусках»   составил черновик

Старший подьячий Дает задание навести справки

Старший подьячий Исправил черновик

Младший подьячий Переписал

Дьяк отредактировал

Старший подьячий сверил с черновиком и подписал

Дьяк подписал

Подьячий Пишет адрес, готовит к отправке

Младший подьячий Вклеил в «столп» Челобитную и черновик ответного письма

Ответ на челобитную

Челобитная Я.Шетилова, август 1625

Дело Я. Шетилова 1. Челобитная Шетилова (февраль 1625 г) 2. Запрос по челобитной 3. Ответ на запрос 4. Ответ на челобитную 3. Челобитная Шетилова (август 1625) 4. Челобитная Межакова (август 1625) 5. Челобитная вологжан (август 1625) 6.Протокол допроса ноябрь 1625 7. Ответ на челобитную Шетилова декабрь 1625 8. Ответна челобитную вологжан декабрь 1625 9. Ответ на челобитную Межакова декабрь 1625 10. Повторные челобитные+ответы 11.Окончательное решение июль 1626 12. Доклад о выполнении решения январь 1627

Челобитная Межакова, август 1625

3 челобитные вологжан Август 1625

Повторные челобитные Шетилова Межакова, вологжан 1626

Доклад об исполнении решения 1627

КОЛЛЕГИАЛЬНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

 

Делопроизводство в учреждениях XVI-XVII вв. основывалось на канцелярских традициях и не регулировалось законодательством.

В 1715 году Петр I послал своих представителей в Швецию, Германию, Данию для изучения коллегиальной системы управления и предоставления докладов о возможности учреждения ее в России.

После изучения материалов за основу была принята шведская коллегиальная система управления и в 1718 году началась работа над системой норм по документированию внутренней деятельности центральных распорядительных органов отраслевого управления – КОЛЛЕГИЙ, которая была изложена в «Генеральном регламенте». Он имел 12 редакций (первоначальный вариант составлял Генрих Фик, используя шведский источник 1661 года), и был закончен в 1720 году.

Генеральным регламентом предписывалось:

1. Важные документы составлял секретарь

2. Менее важные по указанию секретаря – канцеляристами

3. Часть документов составлялось по обязательным формам – «генеральным формулярам»

В 1775 году издается «Учреждения для управления губерний», где в законченной форме излагаются нормы ведения делопроизводства.

Процесс работы с документами включал:

1. Все документы регистрировались в журналах, книгах, реестрах	Регистрация
2. Проставлялась дата поступления	Отметка о поступлении
3. Распределялась по исполнителям	Распределение
4. Создавались справочные аппараты	Картотеки
5. Составлялись ежемесячные отчеты о работе учреждений	отчетность

 

С созданием «Генерального регламента», ставшего основой организации делопроизводства в XVIII веке в государственных учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая система документирования

 

Данная система действовала вплоть до 1918 года. 2 марта 1918 года было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений», которое вводило новую единую форму бланка делового письма.

В 1922 году на I Московской инициативной конференции по нормализации техники управления было принято решение о стандартизации документных форм и процессов.

А в 1960-80 гг. были разработаны ГОСТы.

И в настоящее время при работе с документами необходимо выполнять много различных действий:

ü Создание и оформление;

ü Организация движения и обработки;

ü Систематизация и хранение и прочее.

Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством, то есть производством дел, их письменным оформлением или документационным обеспечением управленческой деятельности

Секретарь коллегии Записывает в настольный реестр

Коллежский регистратор Регистрирует документ В журнале В книгах С и Д

Секретарь коллегии Подбирает дополнительный материал

Секретарь коллегии Докладывает коллегии

Коллегия Обсуждает, принимает решение

Нотариус Протоколирует Записывает в реестры

Секретарь коллегии Составляет проект ответа

Канцелярист Оформляет ответный документ

Копиист Переписывает документ

Секретарь коллегии Подписывает

Члены коллегии Подписывают

Секретарь коллегии Записывает в реестр

Коллежский регистратор Регистрирует документ В книгах А и Б В журнале

Канцелярист отправляет