Начало XIX в. было ознаменовано новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая главным образом затронула верхний уровень управления — высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами, проведенными Екатериной II в последней четверти XVIII в., завершила формирование новой системы центральных и местных учреждений.
Новая система управления — министерская, основанная на принципе единоначалия, — зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее, некоторые из них назывались уже не президентами, а министрами. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для повышения оперативности системы управления, тем не менее, коллегиальный принцип принятия решений не был полностью исключен из новой системы: сначала коллегии были введены в состав вновь созданных министерств, а позже при министрах были созданы советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Однако отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «исполнительное
Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий:
- военно-сухопутных сил
- военно-морских сил
- иностранных дел
- внутренних дел
- внешних дел
- коммерции
- финансов
- народного просвещения
- юстиции
- государственное казначейство на правах министерства.
Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). «Главыне части, министерство составляющие, суть: 1. Департаменты, 2. Совет министра, 3. Общее присутствие отделений, 4. Канцелярия министра, 5. Особенные установления, при некоторых министерствах состоящие». Каждый департамент делился на отделения, а отделения на столы. Директор департамента имеет секретаря «для исправления разных дел и поручений». Каждое отделение департамента возглавляет начальник, а каждый стол управляется столоначальником. «Совет министра составляется из директоров департаментов. Совет составляется под председательством министра или его товарища, или же одного из директоров, по усмотрению министра». Общее присутствие составляется в том случае, если необходимо принять решение, требующее «общего соображения».
Одновременно с министерствами был учрежден Комитет министров — высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже (в 1810 г.) был создан Государственный совет — высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим была проведена реформа Сената, который стал высшей судебной инстанцией, выполнявшей также функцию надзора за правительственным аппаратом.
Схема министерств
Принятый 28 января 1811 г. законодательный акт «Общее учреждение министерств» определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношении с другими учреждениями и должностными лицами. В соответствии с этим актом увеличилось количество министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.
Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов.
| Директор канцелярии
регистрирует
|
| Министр
Отмечает срочные дела
|
| Директор
Распределяет дела
|
| Министр
Справка на следующий день
|
| Секретарь, столоначальник
справки
|
В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.
В 1973 году основные положения "Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)" были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. Необходимо также отметить, что ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.
Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Первые стандарты на организационно-распорядительную документацию были разработаны в 1972 году – ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр - образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел "Подготовка служебных документов" в ЕГСД.
В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 году.
Появившиеся на практике в 80-е гг. проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса.
В 80-х гг. с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название "Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)". Разработка этого документа была вызвана следующими причинами:
· внедрением в практику управления, в процессы подготовки и обработки документов вычислительной техники, а затем и персональных компьютеров, что и повлекло за собой изменение ряда традиционных (ручных) делопроизводственных операций, а также необходимость упорядочения работы с машинограммами и т.д.
· идей распространения основных положений ЕГСДОУ на документы всех систем документации, создаваемых и используемых в управленческой деятельности.
ЕГСДОУ - это документ, развивающий, уточняющий и дополняющий Основные положения Единой государственной системы делопроизводства в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к этому периоду времени. На основе ЕГСДОУ был подготовлен новый нормативный документ "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", который одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33. До настоящего времени он остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране.
ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.
