Оформление реквизитов
По ходу объяснения Вы будете заполнять Рабочую тетрадь по делопроизводству и пользоваться ГОСТом Р 6.30-2003
Реквизит "01 – Государственный герб Российской Федерации" стр.8 Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 1) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".[4] Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.[5] Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.[6] На бланках учреждений может быть воспроизведен одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.[7] Герб Российской Федерации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.[8] Схема расположения реквизита "Герб Российской Федерации" и вид одноцветного герба на геральдическом щите приведены на рисунках в ваших рабочих тетрадях. стр.14 (рис.14) стр15(рис.15) стр.16 (рис.16) На верхнем поле Реквизит "02 – герб субъекта Российской Федерации"; Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 2) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.[9] Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Например: Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках документов. На верхнем поле стр. 10 (рис7) стр.11 (рис 8) Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.[10] Реквизит "03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)"; Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 3) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).[11] Стр.11 (рис.9-10) стр 12 (рис.11) стр 13 (рис.12) Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования – это взаимоисключающие реквизиты. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо.[12] Право на товарный знак охраняется законом. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.[13] Эмблема организации или товарный знак относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.[14] На верхнем поле Пример оформления реквизита «Эмблема» приведен в Рабочих тетрадях. Реквизит "04 – код организации"; Код организации (реквизит 4) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)[15]. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют код организации, состоящий из 8 знаков. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем[16] На рисунке 4 в Рабочих тетрадях приведен пример оформления код организации и следующих двух реквизитов. Стр 9 (рис.4) Реквизит "05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица";
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 5) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами[17]. ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.[18] На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. Примечание: В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В статье 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.[19] Стр 9 (рис.4) Реквизит "06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 6) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.[20] Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица[21]. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового Кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).[22] ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.[23] Стр 9 (рис.4) Реквизит "07 – код формы документа"; Код формы документа (реквизит 7) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).[24] Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД.[25] В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.[26] Стр 104 Приложение 6 Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В Рабочих тетрадях приведен пример и расшифровка ОКУД. Внимательно прочитайте. Стр10 Место расположения – сразу от л.п. (вместо ОКПО) после наименования виды документа на бланках стр 53-61 специально отведенном месте
Реквизит "08 – наименование организации" Наименование организации (реквизит 8), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.[27] Стр 10 (рис7) стр 11 (рис 8,9,10) На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.[28] При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.[29] Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.[30] Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.[31] При этом выделяют три вида бланков документов по автору: ü бланк организации; стр 100 ü бланк структурного подразделения; ü бланк должностного лица. Стр 101 слева Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица. Реквизит "09 - справочные данные об организации"; Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации[32]. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web -страницы в Интернете). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. То есть от меньшей территориальной единицы к большей. Пример оформления справочных данных приведен в Рабочей тетради (Рис. 8). Стр 11 12 13Это пример оформления бланка письма субъекта РФ. Обратите внимание, что реквизит «Наименование организации» и «справочные данные» напечатаны на двух языках и располагаются напротив друг друга. Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем.На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.[33] Реквизит "10 - наименование вида документа"; Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.[34] Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма).[35] В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами. Если наименование вида документа содержит менее 8 знаков – вразрядку (через пробел), если менее 5 – через двойную разрядку. Сразу от л.п. или посередине стр 11 (рис.9,10) Реквизит "11 – дата документа"; Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.[36] Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.[37] Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.[38] Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.[39] Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.[40] Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.[41] Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.[42] Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. Сразу от л.п. Реквизит "12 – регистрационный номер документа"; Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.[43] Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.[44] При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. 16 зн от л.п или 4,1 см – угловое 56 зн от л.п. или 14,5 см Реквизит "13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа"; Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.[45] Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: сразу от л.п.На № ___________ от 4,1 см или 16 зн._________. Реквизит "14 - место составления или издания документа"; Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.[46] Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте.[47] В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.[48] При указании места составления не ставится буква "г" перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой. Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков. Сразу от левого поля или посередине Реквизит "15 – адресат"; В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.[49] При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.[50] Например:
При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.[51] Например:
При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.[52] Например:
или
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.[53] В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.[54] Например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.[55] Например:
Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения. 32 зн от л.п. или 8,3 см Реквизит "16 – гриф утверждения документа"; Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.[56] Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.[57] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.[58] Например:
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.[59] Например:
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.[60] Например:
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 10,4 см через 1,5
Реквизит "17 – резолюция"; Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.[61] Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.[62] Например:
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.[63] Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.[64] Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения.[65] Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п. Обязательно определение срока исполнения документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.[66] На документе не должно быть более четырех резолюций. Несмотря на то, что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунке 14 в Рабочей тетради. ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ 1. Какие организации имеют право изображать на бланках своих документов Государственный герб РФ? 2. Что представляет собой код организации и код формы документа? 3. Какие части включает в себя реквизит 08 «Наименование организации»? 4. Что входит в реквизит 09 «Справочные данные об организации»? 5. Какие способы оформления реквизита 11 «Дата документа» Вы знаете? 6. На каких документах проставляется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»? 7. Из каких частей состоит реквизит 12 «Регистрационный номер документа»? Объясните понятие «простой и сложный индекс документа». 8. Всегда ли на бланке должен присутствовать реквизит 14 «Место составления или издания»? 9. Какие части включает в себя реквизит «Адресат»? Есть ли разница в оформлении этого реквизита в документах, направляемых в организацию и физическому лицу? 10. Каковы составные части реквизита 16 «Гриф утверждения»? Какие отличия в оформлении этого реквизита в случаях, когда утверждается документ должностным лицом или документом? 11. Какие составные части входят в реквизит «Резолюция» и где она должна оформляться? 12. В какой последовательности оформляются адресные данные?
13. Реквизит "18 – заголовок к тексту" Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.[67]1 Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.[68] Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; через 1 инт чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.[69] Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.[70] Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.[71] К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.[72] Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".[73] Сразу от л.п. или посередине Реквизит "19 – отметка о контроле"; Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".[74] Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. 56 зн или 14.5 см Реквизит "20 – текст документа"; Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.[75] Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.[76] При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.[77] При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.[78] Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).[79] Абзац 1,25 см. инт – 1,5-2 В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,[80] при этом дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.[81] В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").[82] В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). [83] В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").[84] Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").[85] В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").[86] В письмах используют следующие формы изложения:[87] от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным"). В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.[88] Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.[89] Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.[90] Более подробно об особенностях составления текста будем говорить позднее. Реквизит "21 – отметка о наличии приложения"; Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ. Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:[91] Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.[92] Например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.[93] Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:[94] 2 инт
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:[95] Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказа, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.[96] Например:
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.[97] Например:
Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа. Сразу от л.п. ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ 1. Какие существуют особенности оформления реквизита 18 «Заголовок к тексту» в зависимости от вида документа? 2. Где проставляется реквизит 19 «Отметка о контроле» и как она может выглядеть? 3. Назовите основные виды реквизита 20 «Текст документа» и особенности их оформления. 4. Какова композиция текста документа? 5. Где располагается реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»? В каком случае в отметке о наличии приложения указывается только количество страниц и количество экземпляров приложения, без их названия? 6. В каком случае оформляется СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ на отдельном листе и какова форма этого списка?
Реквизит "22 – подпись" Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).[98] Например:
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.[99] Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.[100] При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.[101] Например:
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.[102] При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.[103] Например: сразу от л.п. 10, 4 см 40 знаков
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.[104] В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.[105] Например:
Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Реквизит "23 - гриф согласования документа"; Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.[106] Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.[107] Например: СОГЛАСОВАНО 2 инт коммерческий директор1,5 инт Личная подпись 4,1 см Е.Н. Ярославцева (2 инт) Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:[108] СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО "Термика" или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания собрания от 05.06.2005 № 10 1-й – сразу от л.п.; ворой – 40 зн или 10,4 см Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.[109] Лист согласования может оформляться следующим образом:
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.[110] Реквизит "24 – визы согласования документа"; Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.[111] Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.[112] Например: все через 2 инт сразу от л.п. Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:[113] Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.[114] Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.[115] Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.[116] Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.[117] Лист согласования может иметь различную форму. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.[118] Реквизит "25 – оттиск печати"; Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.[119] Оттиск - изображение клише печати на бумаге.2 Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации [120] Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Реквизит "26 – отметка о заверении копии"; Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.[121] Например: сразу от л.п. через 2 инт все Верно Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко 05.05.2005 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.[122] Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется от поля без абзацного отступа. Реквизит "27 – отметка об исполнителе"; Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.[123] Например: В.А. Жуков 924 45 67 Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется от поля без абзацного отступа. Сразу от л.п. Реквизит "28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.[124] Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.[125] Например: сразу от л.п. Отправлен факс от 09.09.2004 № 12 В дело № 05-10 Личная подпись Дата Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа. На лицевой стороне последнего листа сразу от л.п. на уровне нижнего поля Реквизит "29 – отметка о поступлении документа в организацию"; Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).[126] Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.[127] 48 зн или 12,6 см Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Реквизит "30 – идентификатор электронной копии документа"; Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.[128] Сразу от л.п. под исполнителем или на нижнем поле
МАШИНОПИСНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов Межстрочный интервал, или интерлиньяж, – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах: одинарный интервал – 12 пт; полуторный интервал – 18 пт; двойной интервал – 24 пт. Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.[129] Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Шрифты, используемые для оформления реквизитов Шрифт – комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами. [130] Начертание шрифта или гарнитура – графическое особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого или курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).[131] Размер шрифта (кегль) – высота шрифта, задаваемая в пунктах. Пункт – единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt. 1 pt = 0,352 мм. Размер шрифта на принтере в пунктах определяется расстоянием от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, "й"), а некоторые имеют нижний выступ (например, "у", "ф"). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики – свободные пространства над и под очком образующие межстрочные промежутки.[132] При составлении документов на ПК предлагается использовать Microsoft Word. Размер Шрифта 12 (оформление таблиц), 13, 14, 15 Times New Roman. ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ 1. Как оформляется реквизит 22 «Подпись», если документ подписывается несколькими должностными лицами, когда подписывается руководителями двух организаций? 2. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование и в каком месте располагается этот реквизит, если согласование проводится с двумя должностными лицами? 3. Какие виды печатей могут проставляться на документе и как правильно должна ставиться печать на документе? 4. Где проставляется отметка о заверении копий и как она оформляется? 5. Является ли реквизит 27 «Отметка об исполнителе» обязательным и где она проставляется? 6. Что входит в состав реквизита 28 «Отметка об исполнении и направлении его в дело»? 7. На каких документах проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию»? Назовите составные части этого реквизита 8. Где размещается реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» и в какой последовательности указывается информация о размещении электронной копии документа? 9. Назовите положения табулятора, применяемые при оформлении документов на п/м и на ПК 10. Через какой интерлиньяж оформляются части реквизитов, каким интервалом отделяются реквизиты друг от друга?
ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ: 1. Работа № 5 и № 6 в Рабочей тетради по делопроизводству. 2. Подготовиться к тесту по оформлению реквизитов
|
