Тема 2.4. Требования к тексту документаФОРМЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА Текст документа – основной реквизит и от того насколько точно, грамотно и убедительно вы составите его, будет зависеть какой результат вы получите.
ПРАВИЛА ПОСТРОЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 1. Документ должен быть написан официально-деловым стилем. Этот стиль менее исследован, но его особенности таковы: ü Нейтральность тона ü Трафаретизация ü Типизация речевых средств и стандартизация терминов 2. Текст документа состоит из абзацев. Абзац – это показатель перехода от одной мысли к другой. Абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей и состоит из 3-х частей: ü Абзацный зачин (формулируется тема абзаца) ü Абзацная фраза (основная информация абзаца) ü Комментирующая часть (подводится итог сказанному. Начинается словами: поэтому, таким образом и т.д.) Длина абзаца 4-6 предложений, но в некоторых документах абзац может состоять из 1-го предложения. Задание № 1 и № 2 (раздаточный материал) Каждое последующее предложение связано с предыдущем предложением абзаца. В тексте документа в середине абзаца не может быть предложения не связанного с другим. В русском языке есть 2 вида связи:
ü
Задание № 3 (раздаточный материал) ü Слов-связок (ввиду, согласно, поэтому, следовательно, в результате этого и пр.) ü С помощью повтора: Задание № 4 (раздаточный материал) Абзацев в документе может быть 2-3-4 и более. ü 1-й абзац (излагаются причины, основание, цели составления документа) ü 2-й абзац (делаются выводы, вносятся предложения, излагаются просьбы, даются рекомендации и пр.) ü 3-й абзац (заключительная формула вежливости, надежда на сотрудничество и пр.) 4. Порядок слов в предложении Первый трактат о порядке слов написан в I веке до н.э. Дионисием Галикарнасским, который писал, что порядок слов в предложении имеет такое же значение для речи, как и использование разных материалов в архитектуре, ткацком деле, где сначала выбирают материал, а потом распределяют по частям, причем основное значение придается распределению. В устной речи можно значимое слово выделить интонацией, а как в письме? Вот для того, чтобы выделить наиболее значимое слово – сделать на него ударение и существует определенный порядок слов в предложении. Из курса русского языка вы знаете, что существует прямой и обратный порядок слов в предложении. Прямой – группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Завод «Прогресс» просит произвести ремонт… Обратный – в начало предложения выносится обстоятельство или дополнение[133] Договором № 00 предусмотрен ремонт… Нужно учитывать, что в письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения. Поэтому в предложение вводится сначала вспомогательная информация, затем основная, причем основная располагается после сказуемого, а вспомогательная до сказуемого. Задание № 5 (раздаточный материал)
ЗАПИСЬ ЦИФРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
Особенностью официально-деловых текстов является большое количество цифровой информации. Отдельные виды такой информации передаются в форме смешанной записи, то есть состоящей из цифр и слов. Словесно-цифровая запись не только сокращает написание чисел, но и облегчает ее восприятие. Существуют правила записи числительных: 1. Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число – пишется словом, если не указана мера измерения 2. Многозначные числа 3. Многозначные целые числа 4. Запись порядковых числительных ü При количественных числительных, которые сопровождаются существительными падежные окончания не ставят ü Если количественное числительное оканчивается на две гласные или на одну согласную, то падежное окончание имеет 1 букву ü Если количественное числительное оканчивается на согласную и гласную, то падежное окончание имеет 2 буквы ü При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только 1 раз ü Если при перечислении нескольких порядковых числительных они обозначены римскими цифрами, то пишутся без окончаний ü Если перед элементами –сотый, -тысячный, -миллионный количество выражено цифрами, то после цифры ставится дефис и окончание не ставится после цифры ü Если определение «КАКОЙ?» включает в себя некоторые формы числительных допускается сокращать вторую часть ü Юбилейные даны записываются через дефис ü Цифра ноль в тексте пишется словом и склоняется по падежам
ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ: 1. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2000. – С. 82-83 2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С. 91-98
Бланки документов (6 часов): Понятие бланка. Способ изготовления бланков. Классификация бланков: по автору документа, по виду документа, по расположению реквизитов. Набор реквизитов для общего бланка, бланка для письма, бланка для конкретного вида документов. Продольное и угловое расположение реквизитов на бланках. Требования к бланкам: форматы, бумага, поля, шрифты. Нумерация страниц при изготовлении документа на нескольких листах.
|
