Тема 2.3. Бланки документовБланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.[134] Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.[135] Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов. Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть ü отпечатаны типографским способом, ü средствами оперативной полиграфии или ü компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. Классификация бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: ü расположению реквизитов – угловой и продольный; ü по автору документа – бланк организации; структурного подразделения; должностного лица; ü виду документа – общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Зарисуем эту классификацию в виде схемы:
Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов, бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов. Общий бланк Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.[136] Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: ü 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); ü 08 - наименование организации; ü 14 - место составления или издания документа.[137] Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа". Бланк письма Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:[138] ü 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); ü 04 - код организации; ü 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; ü 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); ü 08 - наименование организации"; ü 09 - справочные данные об организации, ü 11 - дата документа; ü 12 - регистрационный номер документа; ü 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. ü 15 – адресат; ü 18 - заголовок к тексту; ü 19 - отметка о контроле; ü 20 - текст документа. Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Однако, наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".[140] Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.[141] Бланк конкретного вида документа Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:[142] ü 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); ü 08 - наименование организации"; ü 10 - наименование вида документа; ü 14 - место составления или издания документа, ü 11 - дата документа; ü 12 - регистрационный номер документа. ü 18 - заголовок к тексту; ü 19 - отметка о контроле. Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке. Все бланки могут изготавливаться как с угловым так и с продольным расположением реквизитов; как центрированным, так и флаговым (только для углового); как для организации, структурного подразделения, так и для должностного лица. Формат бланка документа Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).1 Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации): А6 и А3 Размеры полей ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:[144] 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.[145] Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, проставления отметок, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах, проставлении отметки о контроле. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть оборотные поля. Нумерация страниц При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.[146] Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире. ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ 1. Какими способами можно изготавливать бланки документов? 2. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-2003? 3. Для оформления каких видов документов используется общий бланк? 4. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка? 5. Какими способами на бланках отмечаются места для проставления переменных реквизитов? 6. Чем общий бланк отличается от бланка для письма? ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ:
|
